探讨事业单位档案管理创新与改革

李冲?刘鹏

摘要：在事业单位的发展中涉及到很多方面的工作，其中就包括档案管理，占据重要位置，直接关系着单位的工作效率和未来发展。对此有必要加大研究力度，改变档案管理观念，加强档案管理力度，在不断提高档案管理效率的同时为事业单位实现良好的发展奠定基础。

关键词：事业单位；档案管理；计算机网络技术；信息化

引言

事业单位的档案管理工作主要是对单位相关资料进行收集、整理、统计、存储、编辑、分析和处理，以及为相关业务的处理提供依据，在事业单位的发展中有着重要影响。对此，有必要加大此方面的研究，提高管理效率。

一、事业单位档案管理存在的问题

事业单位属于一种不盈利的国营单位，主要是为社会提供相关服务，具有一定的公共性，档案管理对于事业单位来说有着重要影响。档案管理工作具有一定的综合性，并不是独立的，最显著的特点就是档案具有一定的实用性。随着经济的不断发展，传统的档案管理手段已经逐渐无法适应社会需求，这使得事业单位在档案管理方面存在的问题也越加显现出来，具体如下：

1.缺乏完善的档案管理制度

从眼下来看很多事业单位在档案管理制度方面都存在问题，异常混乱。一些单位对对此并不重视并没建立档案管理制度，另一些单位是虽然建立的制度但却只是表现在形式上，并未严格执行。导致档案随意堆积在一起，经常出现丢失、残缺的现象。除此之外对于外界档案也没有进行严格处理，手续不全，经常出现有借无还问题。还有一些人员为了一己私利对档案数据进行擅自更改，降低了档案资料的真实性。

2.档案管理手段落后

眼下计算机技术虽然得到了广泛的发展，但是在从目前的情况来看，遗憾的是很多事业单位并未将其运用到档案管理工作中，依旧采用传统的档案管理方式。传统档案管理中对于档案资料的管理主要以纸质的方式为主，由于档案数据信息涉及到的内容广泛，信息量較大，自然而然就增加了信息储存的难度。经常出现纸质档案易受潮，发霉等问题，因此必须要定期进行查看和整理，所以存储的时间也较短。而且由于内容较多，所以档案准确性好完整性也就难以得到保证，同时也在很大程度上增加了人们查找信息和阅读信息的难度。

3.缺乏专业的档案管理人员

要想提高档案管理效率，档案管理人员的专业水平和职业素质是重要的影响因素。但是从目前的情况来看，如今的事业单位在档案管理人员方面人才比较匮乏。专业水平差、职业素质低的人员比比皆是，各方面都无法满足实际标准。在工作的过程中没有责任心，态度较差，积极性也不是很高，人浮于事，导致档案资料丢失、损坏等问题频频出现，不利于档案管理工作的顺利开展。

二、加强事业单位档案管理的有效措施

1.强化对档案管理的认识

要想最大程度上提高事业单位的档案管理效率，首先要做的就是强化对档案管理的认识，管理层要予以高度重视，基层则要明确自身职责。同时做好相关宣传，全面贯彻档案管理知识，强化档案管理人员的服务意识，不断提高档案管理的效率。

2.建立科学的档案管理信息系统

提高档案管理效率的最有效最有效途径就是创新管理手段，改变管理观念。眼下计算机技术发展迅速，事业单位可以将其适当的应用在档案管理中，建立科学的档案管理信息系统，实现档案信息化管理，不仅可以有效减少人工工作量，也可以提高档案管理效率。具体如下：

（1）建设存量档案全文数据库。根据单位的实际情况建档案全文数据库，对纸质档案进行数字化处理，转变成其他格式存储在数据库中。对于光盘类的文件，应该注意其格式的规范性，然后统一进行归档处理。

（2）建设专题数据库。档案专题数据库是一种特殊形式。它主要以所有档案库的资源为基础，通过对所有档案库进行管理，将其资源整合在一起，然后进行针对性的分析归档，提炼出最具价值的数据信息。建立专门的档案网站，利用其发布一些重要信息，同时也可以方便用户检索信息。通过这个网站的建设发布信息的时候可以不受任何限制。

（3）建设完善的信息安全保密体系。加强应用系统以及数据库的安全建设，加强保密管理，避免数据信息遭到窃取和流失。

3.建立完善的档案管理制度

根据自身实际情况加强档案管理工作的监督和控制，制定专门的管理制度，将有关部门集中到一起实施统一管理，保证严格执行档案管理制度，出现问题都要立即调整和完善。同时建立完善的赏罚机制，加强档案管理人员的监督和管理，表现优秀的人员自然要予以褒奖，表现较差的人员也要适当处罚和教育。保证档案管理工作的规范性和标准性以及严格性。

4.加强档案管理人员的管理

（1）严格招聘档案管理人员，尽可能招纳业务技术过硬的管理人才，坚持持证上岗。

（2）加强专业培训。对档案管理人员进行教育和培训，规范教育流程，保证每一名工作人员都能熟悉并掌握档案管理相关知识，同时也要不断提高员工的计算机水平，加强档案管理信息系统的监督和管理，有效地封堵漏洞，以免档案信息被盗用。

（3）实施素质教育。注重对档案管理人员职业道德素质的培养，使其不断完善自己、强化自己，端正工作态度，始终保持良好的工作状态。

三、结束语

综上所述，眼下社会不断发展，科技不断进步，事业单位的档案管理工作也会提出更高的要求，对此单位管理层必须要加大管理力度，根据实际需要选择合适的管理模式，合理应用计算机技术，在实现档案管理信息化的同时提高工作效率，促进事业单位实现更好的发展。

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