计算机审计中如何获取真实完整的电子数据

卢学英

摘要： 计算机审计是数字化社会的必然产物，利用现代审计工具是审计工作面临的机遇和挑战，利用计算机信息系统对电子数据进行检查，使审计作业方式发生了根本性变化。计算机审计在给审计工作带来方便快捷以及弥补传统查错纠弊不能实现的缺陷外，也对审计人员的知识结构和业务技能提出更高要求。获取必要和充分的电子数据，是开展计算机审计的基础性工作。本文分数据采集、数据清理、数据转换、数据验证四个阶段，介绍保证电子数据真实完整准确的方法。

Abstract： Computer audit is the inevitable product of the digital society， and the use of modern audit tools is opportunities and challenges. To check electronic data by the computer information system， has made a fundamental change in the audit work. Computer audit has not only brought convenience to the audit work and made up for the shortcomings of traditional error correction modes， but also put forward higher requirements on the auditor's knowledge structure and business skills. To obtain the necessary and sufficient electronic data is the basic work to carry out computer audit. This paper introduces a method to ensure the integrity and accuracy of electronic data from four stages of data collection， data cleaning， data conversion， data validation.

關键词： 信息化建设；现代审计工具；数据采集；数据清理；数据转换；数据验证

Key words： information construction；modern audit tools；data collection；data cleaning；data conversion；data validation

中图分类号：F239.1 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2017）20-0205-02

0 引言

随着大数据以及电算化和信息化的发展，财务会计管理软件的应用趋向普及，使审查大量纸制资料的传统审计方式逐渐转变为对电子数据的审查上。信息化给审计工作带来挑战，传统的查错纠弊手段不再奏效，审计的业务范围和内容从传统的财务报表或其他管理方面的“有形”信息扩大到信息处理系统的安全性、完整性及其内部控制等“无形”的技术领域。

被审计单位所提供电子数据的真实性、正确性和完整性是事关具体审计业务走向的基本条件，因此，对电子数据等会计信息的进行必要的辨别和界定是审计人员完成审计项目的基本环节，也是确保审计质量的基础。

1 电子数据真实、准确、完整的重要性

开展计算机审计的基本流程是获取必要和充分的信息，建立被审计资料数据库，建立审计中间表、分析数据、延伸查实和审计取证，采集、转换、清理电子数据是开展审计工作的基础性工作，数据的质量直接影响审计目标实现，同时也对审计成果利用，审计资源整合提供基本信息来源。

1.1 导入真实、准确、完整数据是开展计算机审计的基础工作

为保持审计的独立性，审计人员一般不直接使用被审计单位的计算机信息系统进行查询、检查，而是将有关数据导入自己的计算机系统上，再利用审计软件进行查询、分析。因此导入真实准确完整的信息是开展计算机审计的基础工作，数据的真伪虚实直接影响审计结果。

1.2 加工完成的数据质量直接影响审计目标

审计目标不同决定了审计数据的范围和要求不同。审计人员面对“海量”电子数据时，不能完全下载和转换电子数据，要有的放矢，筛选出适合审计范围、满足审计要求的数据，这就需要对导入的数据进一步转换清理，保证加工完成的数据真实、准确、完整是进行审计分析、查询的前提，是实现审计目标的先决条件。

1.3 真实、准确、完整数据能够提高审计成果利用效果

审计信息化的未来发展方向是大共享时代、大数据时代，数据整合、模式转型、业务整合等信息技术将被高度利用，信息资源将被高度共享，那么被审计单位的数据信息和审计结果将打破目前各自封闭的状态，实现数据互联互通、共享和互融，审计效率将会大大提高。真实、准确、完整数据就会在审计成果利用做出巨大贡献。

2 如何确保电子数据的真实性、准确性和完整性

2.1 在数据采集阶段，要确保获取真实完整电子数据

审计人员要在获取电子数据时要关注以下几点：

一要关注电子数据的存储状态。存储的数据是否处于常态的独立、合理、科学、合法的状态，有无改动的痕迹。

二要关注电子数据的运转状态。储存的数据是否在系统启动及监控中运转，与上级主管机关及下属单位的数据衔接是否处于正常、关联、匹配、协调的状态。

三要关注电子数据的生成状态。存储的数据是否有人为的意识，可以监督被审计单位有关人员的现场操作，追索其电子数据与所依赖的系统的生成过程及相关关系。

2.2 在数据清理阶段，要确保电子数据的正确性和完整性

数据清理是计算机数据审计中的重要一环。由于被审计单位数据来源种类繁杂，往往会存在不少数据质量问题，这些问题的存在将直接影响后续审计工作所得出的审计结论的准确性。

一是数据值缺失。具体工作人员在对多条连续记录中存在的相同数据值进行录入时，往往会只录入第一条记录的数据值，而省略录入以下记录的相同数据值，导致数据不完整。二是数据表中的空值影响。被审计数据中常常会存在部分数据值为空的现象，在进行数据分析时，原始数据为空的记录值并不等同于“0”，不能参加分类汇总、比较大小等分析，在数据处理过程中会被遗漏掉，影响数据分析结果的准确性。三是冗余数据的影响。审计人员采集到的数据中存在大量原本没有使用和存储辅助信息的字段和记录。这些字段和记录是多余的，没有任何意义。大量冗余数据不仅占用硬盘空间，而且还会降低数据操作效率。四是数据值的定义不完整。

因此数据采集后，审计人员必须对从被审计单位获得的原始电子数据进行修改错误值、替换空值、消除冗余数据、保证数据值落入定义区域等数据操作，以提高数据质量，为下一步的数据转换做好准备。常用的数据清理工具有EXCEL表、SQL语言、Access、《审计数据采集分析2.0》软件等。

2.3 在数据转换阶段，要确保电子数据的完整性

由于被审计单位信息系统各式各样，就会带来数据不一致的问题。比如字段“日期”在A应用中的格式为“YYYY-MM-DD”，在B应用中格式为“MM/DD/YY”；再如字段“月折旧额”在A应用中表示用直线折旧法提取月折旧额，在B应用中表示用加速折旧法提取月折旧额，等等。所以要通过日期时间格式、数据类型、代码等方式转换数据，从而供审计软件进行数据分析。

另外，由于审计目的的不同，审计数据的范围和要求也不同，这就要求审计人员选取一定范围的，满足一定要求的审计数据，有必要对采集的数据进行转换，为提高数据分析效率奠定基础。

2.4 将审计数据验证贯穿于以上三个阶段

为了避免假账真审以及数据在采集转换过程中的发生遗漏和破坏，审计人员在完成每一步数据操作后，必须进行数据验证，从而确保数据真实、正确，提高数据采集转换质量、降低数据采集转换风险。

2.4.1 审计数据采集阶段的验证

首先为了确保数据采集工作准确有效，在审计数据采集之前要进行数据库的创建日期、数据总量、数据内容等方面的验证。然后，要通过技术性和业务性两方面对采集到的数据进行确认，排除失误和遗漏。

通过采取检查借贷是否平衡、顺序码是否断号、重号等方法，排除电子数据从一台计算机转移到另一台计算机、从一个信息系统转移到另一个信息系统时可能产生遗漏和失误，确保电子数据是对被审计单位实际经济活动的真实反映，排除被审计单位有意识隐瞒部分数据的可能性。

2.4.2 数据清理和转换过程的验证

为了确认数据清理转换工作没有损害数据的正确性和完整性，必须针对转换前存在的数据质量问题和转换要求逐一核对，通过变量核对法、记录数验证法、业务规则验证法等手段，保证数据清理转换过程没有出现新的错误。采用数据转换工具、SQL语言等技术方法进行转换操作过程中，每一步转换工作都有可能影响到数据的完整性，有必要对这一阶段的数据进行验证。可以通过核对账表、账账总金额法、检查借贷是否平衡、验证字段值之间的勾稽关系等方法进行验证，以保证数据完整性。

审计人员在获取被审计单位的电子数据后，时常都会遇到种种问题，作为审计人员来说，只能针对不同的问题，摸清情况、深入分析研究，时时锻炼自己获取电子数据的能力，才能顺利、有效地开展计算机审计工作。要具体问题具体分析，全方面进行研究，找到问题的突破口，力争逐步还原或找到全面、完整、正确的电子数据。进行深入分析，导出具体问题，寻求解决之道，力争把电子数据文件加工成为可供审计使用的有效数据。

参考文献：

[1]董大胜.审计技术方法[K].北京：中国时代经济出版社，2014.

[2]李玲，刘汝焯.计算机数据审计[M].北京：清华大学出版社，2010.

[3]刘珊.计算机审计的三个阶段[N].财会信報，2007-03-26（E02）.