信息社会档案管理员的价值实现

陈帅

摘 要：现代社会的发展具有重要的信息化特征，社会发展的基础要素是信息和知识，信息经济和信息技术的发展更是极大的促进了社会的文明进步，改变了人们传统的生活方式和生产模式。在此过程中，关于社会发展和经济活动中产生的重要信息档案资料需要通过一定的形式予以物化和保管，这其中档案管理员的地位和作用突出。本篇文章在此基础上，主要对信息社会档案管理员价值实现的方法和要求进行研究与分析。

关键词：信息社会；档案管理员；价值实现；方法；分析

社会不断发展与进步过程中信息资源与一般的能源资源和物质资源的作用要更加明显，人们在一系类的生产、生活实践活动中产生的重要信息需要以档案的形式留存下来，奠定历史资料参照基础。信息社会背景下，实现档案管理员的价值能够更好的促进社会档案的保管工作进行。

一、信息社会档案管理员价值实现方法

1.增强信息档案管理意识

信息社会档案管理工作中一些单位领导不够重视档案管理工作，认为信息档案只要保存好即可，不需要进行再开发，这就导致信息档案管理资源利用率难以提高。针对这种情况，信息社会档案管理员在工作实践中要将实际的工作内容和工作流程等及时上报，让单位领导认识到信息社会档案管理工作存在的重要性。信息社会档案管理人员要实现自身的工作价值就要在工作实践中不断加强专业学习和技能锻炼，强化自己的工作责任意识。[1]

2.基本素質提升

信息社会档案管理工作对管理人员的基本素质有一定的要求，这里的工作素质主要包括两方面内容，一方面是管理人员的职业道德素质，另一方面则是管理人员的工作技能水平。信息社会档案管理内容较多，信息档案类型多样，针对不同的信息内容和档案形式，管理人员要有足够的工作耐性。从业人员的责任心和工作态度直接决定信息社会档案管理质量，因而信息社会档案管理部门应该积极组建不同的学习交流会，对员工的职业道德和政治素养进行集中教育。[2]而在职业能力方面，信息社会档案管理人员需要不断加强专业学习，更加充分的掌握职业领域内的知识，配合单位或部门内部的职业培训活动，综合学习不同学科的知识，全面提升自己的工作素质。

3.掌握先进技能水平

信息社会档案管理工作具有重要的社会管理意义，社会在发展，社会档案信息管理方法和管理模式也应该在原有的基础上不断突破传统理念和模式，实现技术革新，提高管理水平和管理质量。现代信息技术的发展为人们的生活和工作带来巨大便利，尤其是计算机互联网技术在信息社会档案管理中发挥的作用明显。因而档案管理人员在工作实践中应该学习自动化办公技术，掌握档案管理不同系统的使用方法和使用效用，提高工作效率。现代互联网技术发达，档案管理系统中存储大量的数据信息，一旦遭到网络病毒感染或黑客侵袭，将导致信息被窃取，后果严重。针对这些，信息社会档案管理人员不仅要学习基本的计算机网络知识，同时要有一定的网络安全意识，在系统操作中实现外网和办公网之间的物理隔离。

二、信息社会档案管理员价值实现要求

1.归档合理

信息社会档案管理中最重要的一项内容就是档案资料的分类和归档，不同信息资料的来源、形式和使用作用均不同，在信息档案整理中，管理员要能够明确不同档案属性，实现科学分类、合理归档。以往的档案整理中大多是采用纸质版，由于信息载体的使用特性，纸质档案资料的保存年限较短，重复整理、返工频次较多，工作量加大。[3]信息时代下，档案管理员可以充分使用电子档案，将资料、文件等通过电子存档的形式方便后期整理。实践工作中，信息社会档案管理人员要整理、分类和归档好相关档案资料，做到一年归档以此，充分发挥出管理员的工作价值。

2.保证文件管理效用

传统的档案管理多是采用文字资料的形式，但是现代信息技术和互联网技术的应用与发展促进办公自动化的发展，对于信息社会档案管理工作能够大量的收集、整理和保管相关资料，使用电子文件能够实现信息档案的大容量保管，同时保存期限也较长。信息社会档案管理人员在工作实践中要选择合理的电子载体，常见的DVD、VCD、U盘、光盘和移动硬盘等均是读取档案资料的不同载体，管理人员要在文件格式分析的基础上选择适用的电子文件读取载体，保证自动化办公条件下电子文件保管的有效性和灵活性。

3.提高文件管理的安全性与流通性

信息社会档案管理员在实地操作中要保证电子文件档案管理的安全性和流通性，文件传递过程中会受到空间和时间等因素影响，存在文件传输延误和文件丢失的风险，为后期的档案资料归档带来不便。[4]因而管理人员在实际操作中应该积极做好文件备份，仔细核对文件传输的路径，在信息共享等同时，将文件资料及时上传导数据库，提高公共信息档案资源的利用率。

三、结语

档案管理工作并不是单一性的资料保管工作，而是要在实践中确定信息资源的来源渠道，在归档的基础上重新分类、编纂，为以后的资料调用做好准备。信息社会档案管理工作中要更好的发挥管理员作用，就要做好信息文件的归档、整理、传输和备份工作，提高实际管理水平。

参考文献：

[1]杨贵刚.浅谈怎样做好新时期的档案管理员的管理工作[J].经营管理者，2016，03：275.

[2]鲁纪红.浅谈新时期如何做好档案管理工作[J].现代物业（中旬刊），2012，07：30-31.

[3]徐辉.浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2012，23：124.

[4]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013，01：191+194.endprint