加强档案收发与整编规范化的相关问题研究

摘 要：当前档案管理部门在对干部人事的档案管理以及重大工程项目的档案管理是其主要管理内容，档案管理对有关干部人事的任用以及工程建设的运行及指导都具有重要的意义。笔者根据自身的经验，在本文中主要结合干部人事档案管理中收发与整编工作环节的相关问题进行探讨，对我国档案管理现状以及档案管理规范化建设的重要性进行了简要的概述，重点对如何加强档案收发与整编规范化进行了制度上和具体措施上的分析，旨在通过本文的研究为档案管理工作提供有益的借鉴，促进档案管理规范化建设与发展。

关键词：档案管理；收发；整编；规范化

1 档案管理现状与档案管理规范化建设的重要性

（一）档案管理现状

档案管理工作在我国的机关、事业单位长期占有着一席之地，档案管理工作中档案的收发与整编是重要的环节，也关系着档案管理的质量水平，但是由于缺乏重视程度、相关的制度不完善以及档案管理人员素质能力等因素的影响，档案管理水平一直处于停滞不前的状况，与当前我国社会的发展以及机关、事业单位的管理差距也越来越大，其中档案收发与整编也一直延续着传统的方式，缺乏规范化，不但影响档案管理的效率，也在当前越来越繁重的工作量下增加了工作人员的负担。

（二）档案管理规范化建设的重要性

在机关、事业单位的档案管理工作中最主要的业务就是对人事档案的管理，人事档案管理对机关、事业单位来说具有人力资源保证的作用，利用档案可以实现人事安排的优化配置，档案管理功能的发挥也对机关、事业单位的发展具有重要的意义。因此为了更好的发挥人力资源的价值，做好档案管理工作是十分必要的，档案管理工作又是由若干工作环节共同构成的，其中包括从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及利用等多个环节，只有保证每一环节的规范化才能实现档案管理工作的整体优化，本文主要对档案收发与整编的规范化进行研究探讨。

2 加强档案收发与整编管理制度的规范化

在大多数的档案管理单位或部门都有相应的档案管理制度，但是在制度内容的规范化方面却存在着不足，尤其是对档案收发到整编等各个环节的规范化要求不够具体，任何一个环节的控制不到位，都会影响到整个档案规范化管理的质量，因此制度的规范化建设是基础也是保证。以下笔者就对档案收发与整编制度的规范化进行详细的分析：

（一）档案收发与整编的规范化的职责要求

档案收发主要是负责档案资料的收集、管理、查询与借阅，作为档案收发管理工作人员要保证档案的完整性、安全性，因此一定要在日常工作中按照制度的要求进行规范化操作，这就需要制度既要对档案收发工作进行规范。档案整编主要是负责档案资料的整理和编目，具体包括立卷、对案卷进行分类、案卷排列、案卷装封等，在整编的过程中必须要按照一定的原则进行系统的分类、组合、排列、编号和编目，这样才能形成规范有序的档案。

（二）档案收发与整编制度规范化的具体内容

从档案收发与整编工作的职责角度，在制度的规范化方面应当包含以下几个方面：

一是档案材料归档的规范化，档案收发的前期基础性工作就是档案材料的归档，归档过程中要对相关的材料进行控制，避免给整编造成困扰和失误，因此材料归档过程实际上也是对材料进行鉴别的过程，制度中应当明确可归档的要求，管理人员根据档案材料的属性及内容进行对应处理，需要注意的是对已形成档案的补充材料处理上，还要做好相应的目录补充。

二是档案材料核对的规范化，由于档案收集来自不同的单位和部门，所以形式各样，但是对档案材料内容的核对要求是相同的，因此制度中应当明确档案核对的具体标准，尤其是不同机关、单位出具的档案在内容表达上也有着差异，在核对标准上应当以具体关键词等来细化核对标准，这也是做好整编最基础也是最关键的环节。

三是转递档案整编的规范化，在机关、事业单位的人员调动中必然会产生档案的转递，转递的档案要及时的调整才能确保档案资料的完整，因此作為接收新职员的单位档案管理部门，一定要对档案进行重新的审查及整编，在制度中要进行明确，例如对本单位的档案转递要取出档案，对原来的档案信息进行注销、填写通知单、重新进行包装和密封。

四是档案统计规范化，对于整编完成的档案，还要进行相关资料的统计，对其中的一些内容也要进行再次审查，这样才能更加保证档案的完整和准确。档案的统计是对所有档案的数量、是否有档案需要补充材料等情况进行总体的统计，只有这样按照规范化的步骤和程序进行管理，才能发现各种问题并及时的处理。

3 加强档案利用与实施基础上收发与整编规范化

档案收发与整编的目的是为了档案发挥参考依据作用，因此在档案的收录与整编中要充分考虑到利用，制定并在整编中执行科学合理的档案材料分配与使用方案。

（一）档案查阅场所的规范化

档案管理部门根据档案的不同分配需求，设立专门的查阅室以供查阅，不但保证了档案利用的高效性，同时也便于档案收发与整编工作的进行，档案管理部门存放大量的档案，尤其是人事档案有经常性的查阅要求，因此在靠近档案库房设立专门的查阅室，不但有利于利用，也为有关档案的收发与整编提供了专门的场所和平台，在查阅室悬挂查阅制度要求以及相关类型档案收发与整编的流程，有利于保证档案收发与整编的规范化进行。

（二）档案借出的规范化

档案借出是档案整编中经常遇到的问题，在包括机关、事业单位以及企业等在内的档案管理部门都会遇到本单位或者职工因各种需要而借出档案的情况。作为整编档案的管理人员，要审查借出的目的，一般包括本单位领导要查阅个别的人事档案、公安机关等因公需要借用档案等，对于必须要借出的要按照规范化的流程进行借出，只有满足了借出的条件才能允许借出。

（三）档案证明的规范化

档案部门对档案的借出有着十分严格的要求，因此实践中为了减少流程，也经常在需要查阅而不便时采用档案证明的方式来核实有关信息，档案管理部门也经常会对单位或个人出具证明材料，这也构成了档案收发与整编的工作内容之一。但是在出具档案证明时也要执行规范要求，当前档案管理准则中对档案证明有明确的规范，包括在出示证明材料时必须经过管理人员批准等。

4 结语

综上所述，档案部门的人事档案的收发与整编管理对机关、事业单位的人员结构安排具有基础保障性作用，最终影响着机关、事业单位的办事效率，因此加强档案收发与整编来强化档案管理的质量具有重要的现实意义。但是当前档案管理现状却不容乐观，存在着一些不规范之处，因此本文从现状及重要性出发，对档案管理制度以及档案利用制度规范化建设进行了详细的分析，希望对有关档案管理部门的档案收发与整编规范化提供切实有效的帮助。

参考文献

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作者简介

李琳（1981-），天津市，天津水务集团有限公司引江市南分公司。