云计算环境下的高校档案管理建设研究

晋晓辉

[摘 要] 云计算环境给高校档案管理工作带来了发展机遇，同时也带来了诸多挑战。云计算性能优越，要在云计算环境下建设高校档案管理，就要求拥有更高效的高校档案管理水平，和更完善的高校档案管理模式。云计算环境下的高校档案管理极大的提高了高校档案管理质量和管理水平，也对高校传统管理模式产生了巨大影响。同时，高校档案的电子化、数字化也使得高校档案管理服务要求不断提高。云计算大大地提高了高校档案信息的结构化和智能化。

[关键词] 云计算；高校；档案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 061

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）15- 0135- 02

0 前 言

高校档案记录了高校教育改革、人才培养、社会服务，关系到高校的发展，而且还是组成高等教育的重要部分。随着互联网的普及，电脑、手机早已是人们每天生活不可或缺的部分，随之人们获取信息的方式也改变了，高校规模不断扩大，纸质档案不能满足人们的需求，致使高校档案管理也受到影响，迎来了新的挑战和机遇。

而借助互联网，给用户提供丰富虚拟资源的计算模式就是云计算。利用云计算，人们可以把任务分配给多台电脑，通过运算，构建一个强大的高校数据管理系统。云计算以其性能，解决数目巨大的数据的存储、管理和搜索等，使高校档案信息结构化和智能化。

1 云计算在高校档案管理中的作用

云计算继分布式计算、网络计算开发等之后产生，利用网络处理虚拟资源，可以把虚拟资源储存在平台上，通过一个客户端，人们就可以随时随地浏览自己喜欢的数据。相比传统的计算模式，云计算拥有超大容量，性能绝佳，计算速度也很快；其次，云计算可靠、通用还可拓展，可以把数据储存在平台，为用户提供服务，用户用手机或电脑可随时随地访问虚拟资源；而且客户端占内存少，对硬件配置要求低。

高校档案随着时间不断增加，而云计算可以对其进行加工、压缩、储存，从而更有效的实现资源共享。还可以通过设置权限，实现教师、学生和非本校人员查阅不同的资源，让教师的资源和高校档案共享，方便学生查阅学习。其以电子资源为基本形式，更加方便快捷。用户可以根据客户端，使用帐号登陆，在访问权限之内，快速查阅教学资料。把纸质档案换成电子版，可以有效节约资源，减少了纸质资源损坏或丢失的情况。而且，云计算里的存储是多个服务器共同存储，出现某个服务器的损坏，云计算会把数据快速备份到其他服务器，有效的减少了数据丢失的危险。

通过云计算存储的高校档案数据，可以被科学地、合理地存储，还减少了传统高校档案管理模式上投入的成本，可实现了不同设备中间的资源共享。

2 云计算环境下建设高校档案管理系统

2.1 云计算环境下高校档案系统的建立

通过储存档案、建立云服务平台和云计算共享体系，建立云计算环境下的高校档案管理体系。云计算环境下建设高校档案管理系统，是一项复杂的工程，要充分做好专业技术、工作方法和建设理念等的准备。

首先，建立高校档案管理系统，要有统一的发展规划、格式和标准。实现管理现代化、标准化、规范化进而实现信息化建设。档案内容，要根据国家档案制定的统一标准，严格按照标引规则和著录格式，进行收集、加工、整理、存储档案，方便档案的传递、交流和共享。

其次，云计算环境下建设高校档案管理系统要根据高校档案建设情况，建设统筹全局，进行系统规划，充分利用已有的网络资源，在不影響高校正常工作的情况下，逐步建设教学档案应用系统，建设能够提供最大互联网服务的高校档案管理系统。

最后，立足创业创新的形势下，根据国内外最新发展情况，借鉴其他高校云计算下档案建设成功的经验，让高校档案管理更先进。

2.2 云计算环境下高校档案系统的管理

云计算环境下的高校档案管理建设，一般分为项目规划、项目招标、项目实施和维护运行等。

首先，项目的规划。根据高校档案管理建设全面协调、节约、可持续的要求，提出云计算环境下档案建设项目。并成立专项工作小组筹备项目，分析国内外高校档案管理系统建设状况，规划项目建设的步骤，合理安排项目程序，商议决定可行性报告，避免重复建设和独立建设。并进行公开招标工作。

其次，项目的实施。基于已有云计算技术和档案数量，制定详细方案，确定建设内容和时间安排。

最后，维护运行。在项目建设完成并完成验收工作后，应加强高校档案管理人员培训工作，提高他们使用云计算的服务能力和操作计算机水平，确保其做好高校档案管理工作。而且根据档案的不同，管理方式也不同，还要设置好访问权限，确保档案不被人恶意修改。档案管理人员还要及时反馈工作中的问题和高校档案需求变化情况，及时上传档案，以供学生教师学习使用。

3 云计算下建设高校档案管理系统服务的提升

3.1 制度化建设是高校档案管理的首要问题

在完成云计算下建立高校档案管理服务后，应该建立相对应的制度来完善和优化高校档案管理，健全高校档案管理的内容。好的管理制度，可以促进档案管理工作的积极性，促进高校档案数据库的建设。

3.2 高校档案资源共享

合理的设置，教师、学生和其他人员的访问权限。在资源共享的同时，不断更新高校档案和教学资料，补足不足的部分资源，让更多的资源实现共享。在对外提供资源共享的同时，加强资源的全面性，不断让信息利用更大化。

3.3 跟随时代，不断创新

在信息大爆炸的年代，云计算技术也在不断进步。要加强学习国内外高校档案管理系统成功案例，不断完善云计算下高校档案管理系统建设。endprint

4 云计算下建设高校档案管理系统应注意的问题

云计算下档案实现信息化，节约了传统档案的空间，而且能够快速查阅、交流和共享信息。同时，给了“黑客”偷取信息的机会，黑客的造访导致档案保密工作受到极大影响。有些档案管理工作人员，对保密工作不重视，有可能泄露重要档案。隐私和安全是档案管理工作的严峻挑战。

云计算下，档案管理更规范、现代、标准和安全。

第一，要完善高校档案安全管理制度，确保电子文件真实有效，严格要求文件归档的管理和监督。

第二，定时组织管理人员学习开会，加强管理人员防范意识，定期使用杀毒软件杀毒，并检查防火墙，防止档案丢失。

第三，定时检查平台异常操作，防止有人利用先进技术，改写学生档案，和学习资料，造成不必要的损失。

第四，及时更新高校档案，防止出现学生上不去，无访问权限，影响正常学习生活。

5 结 语

随着时代的进步，云计算性能不断提高，同时云计算下，要求高校档案管理更加标准化、规范化和信息化，也要求高校档案管理模式和服务模式也不断创新.这对高校档案管理建设提供了新的机遇，同时也面临新的挑战。云计算极大的提高了高校档案管理质量和管理水平，云计算对高校传统管理模式产生了巨大影响。同时，高校档案的电子化、数字化也使得高校档案管理服务要求不断提高。云计算下高校档案管理大大地提高了高校档案信息的结构化和智能化，不断提高高校档案的储存保留效率，同时它也可以宣传高校，实现信息零距离，控制访问权限，让想要了解高校的用户可以得到最真实有效的信息，解除了纸质上了解信息不全面的问题。

主要参考文献

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