浅析高职院校档案管理信息化建设

詹俏敏

[摘 要] 档案管理工作是高职院校重要的工作之一。文章主要分析高职院校档案管理信息化建设的价值与意义，针对高职院校档案管理的现状和存在的问题，提出几点档案管理信息化建设的相关措施，以适应高职院校档案管理现代化建设的发展需要。

[关键词] 高职院校；档案管理；信息化建设

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 063

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）13- 0138- 02

1 高职院校档案管理信息化的价值与意义

高职院校档案资料记载着学院教学、科研方面及建设、发展的全过程，是反映和维护学校历史面貌的一项重要工作。随着科学技术的不断进步，社会信息化时代的来临及电子计算机技术的不断更新，传统的档案管理模式已经不能满足高职院校历史文化的日益积淀及不断发展与革新。高职院校档案管理信息化有利于档案管理工作的创新，有利于档案资料安全有效地保存，有利于提高工作效率和管理水平。无沦从管理层面还是服务层面上看，档案管理信息化都有其重要的意义和价值。

2 高校档案管理信息化发展中存在的问题

2.1 档案管理意识淡薄

当前，许多高职院校为了打造特色品牌、快速提高知名度，不断扩大招生规模、壮大教师队伍，并将学校的人力、物力、财力都集中投入到改善教学条件、提高教学和科研水平等直接影响办学效益的方面。对于短期不会对学校建设和发展带来负面影响的档案管理工作，学校相关领导并未引起重视，因此对档案的基础配套、档案管理的方法、档案管理人员的培养等方面都缺少相应的投入。

2.2 专业的档案管理队伍匮乏

档案管理工作是一项专业性很强的工作，需要具备专业知识技能和高素质的档案人才队伍，尤其是随着高职档案管理信息化趋势的不断增强，档案管理的技术和手段的不断提高，也对档案管理人员的工作水平和整体素质提出了更高的要求。然而，以往传统的档案管理对工作人员的学识水平、综合素质要求相对较低，甚至对计算机操作也没有明确的要求，形成虽有档案管理人员负责但却不够专业的局面。

2.3 档案信息管理手段相对落后

随着电子文件的不断增加，传统的档案管理手段和技术已经不能适应现代社会的需求，档案实现信息化、数字化成为必然。传统的档案管理模式与时代发展格格不入，无论是硬件设备、还是规章制度、管理体制、工作方式等都不适应信息化建设的要求。

3 高职院校档案管理信息化建设相关措施

3.1 从根本上加强档案管理意识

高职院校档案管理需要从领导层面出发，在思想上重视，认识高校档案的作用、价值和意义，自上而下树立发展意识，制定有效的监督检查计划和实施标准，从而不断的完善档案管理工作各项内容。长期以来，学院领导对档案管理工作不够重视，资金投入不足、基础设备购置较少，没有聘请专业的档案管理人员，导致学校有很多重要的档案资料没有得到保存，严重影响学校档案管理工作的有效开展。只有通过各级领导、相关部门在资金、人力等方面的大力支持，积极参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流，积极开发档案信息资源，根据有效的监督检查计划和实施标准，设立专用的档案管理经费，对各个部门用于保存归档文件所需的档案设备，给予经费支持，并聘请专业的档案管理人员及培养一批优秀的兼职档案管理人员，才能从根本上加强档案管理意识，全方位提高档案管理工作。

3.2 培养高素质的档案管理队伍

《全国档案信息化建设实施纲要 》明确指出：档案信息化建设 ，人才是关键。人才是最宝贵的资源 ，不仅需要档案专业人才 ，计算机专业人才 ，更需要既懂档案业务 ，又熟悉信息技术的复合型人才。因此，培养一批综合素质好、工作责任心强、业务熟练、人员相对稳定的档案管理队伍是高职院校档案管理工作的重点。例如，有些院校不仅配备专用的库房设备、聘请专业的档案管理人員，还在各个系部设立基层档案管理员进行各个部门档案的收集整理工作，并定期对这些基础档案管理员进行专业培训，聘请档案学专家和实践经验丰富的专业人才进行业务指导；对优秀的档案管理员给予充分肯定并进行相应的奖励，令其安心本职、更好的为学院的档案工作服务，使得学院的档案管理工作能够有条不紊的进行。

3.3 提高档案管理工作的质量和水平

通过制订电子档案管理办法，加强电子文件归档管理来提高档案信息化管理水平。档案管理人员利用具备规范化、通用化，并有很强的包容性的档案管理软件将收集的档案资料进行数字化处理和转换，将纸质档案转化为电子信息进行管理，对高职院校电子文件录入、加工、归档过程处理等工作后，产生真实、完整、有保存价值的电子档案，并应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查。档案部门要除去“等、靠、要”思想，全面深入研究档案信息化建设的要点，做好文档电子化工作，做好电子文件归档工作，加强文件的收集、录著和管理，确保档案发展与办公自动化建设保持同步，实现纸质文档与档子文档发展一体化。

高职院校档案的管理方式要从传统的管理转向现代化管理，为用户提供更为便捷、生动、丰富的档案信息服务，真正实现资源共享。档案管理信息化对于保护档案资料，提高档案服务质量和水平至关重要。与此同时，又要保证重要档案信息的机密性，既要积极开发提供档案信息，为各项工作服务，又要坚持保密原则。对网络的运行安全，必须要有充分的认识和相应的防范措施，并同时注意做好信息的备份工作。对重要的档案信息一定要进行加密处理，也要进行备份存放，以便在信息系统出现故障或受到病毒入侵、黑客攻击等紧急情况下能快速恢复系统的正常运转和信息的完整。

4 结 语

总之，高职院校档案信息化建设对学院的教学、科研、党政管理和服务社会等工作都会产生积极的影响和作用，也是适应信息化社会的必然趋势。作为高职院校的档案工作者，应把高职档案信息化建设与发展作为己任，切实做好相关工作，不断提高专业知识技能，热爱档案事业，忠于职守并勇于创新，为加快高职院校档案信息化建设进程多做贡献。

主要参考文献

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[2]于洪晶.浅谈新形势下高职院校档案管理工作[J]. 知识经济，2011，11（22）：170.

[3]吉顺霞.高职院校档案管理的信息化建设探析[J] 中国管理信息化，2013，16（13）：74.endprint