新时期机关事业单位人事档案管理问题研究

摘要：机关事业单位人事档案是单位培养人才、组织选人用人的重要依据。本文通过分析当前机关事业单位人事档案管理中存在的一些问题，相应地提出了做好人事档案管理工作的对策。

关键词：机关事业单位；人事档案；问题；对策

机关事业单位人事档案是在机关事业单位进行人事管理活动的直接记录，是职工个人情况的真实记载和客观反应，关系到职工工作与生活的方方面面，是个人享受各种社会待遇的有效根据，是单位培养人才、组织选人用人的重要依据。新时期做好机关事业单位人事档案的管理工作，对于个人能力的实现、单位未来的发展以及社会的综合发展都具有极其重要的意义。

一、当前机关事业单位人事档案管理存在的主要问题

（一）在观念上重视程度不够。

一些主管人事的单位领导对人事档案管理存在误区，认为它只是一般事务性的工作，日常关心少、经费投入低、人员配置弱；干部职工本人对档案重要性的认识也不足，对于学历、职称、培训等材料，不愿意或者不及时交档案管理部门，致使个人档案材料不完整；档案管理人员对自身工作的重要性认识还不够，业务不熟不精、保密意识差、材料分类不规范、装订不及时等现象普遍存在，严重影响了档案管理水平。

（二）缺乏规范、健全的人事档案管理制度。

虽然一些单位已经认识到人事档案管理的重要性，制定了一些相应的管理制度。但是，对于人事档案的管理工作仍缺乏统一的章程和规范，实际执行力度不大。档案资料没有按要求进行分门别类和规划整理，管理制度的规范要求也过于浅层化和松散化，具有较大的活动空间，个别人员在操作上容易打擦边球，起不到实际上的监督与督促作用，从而导致了管理工作达不到预期的效果，给新时期人事档案管理工作带来了极大的不变以及人力物力的浪费。

（三）人事档案信息化管理程度不高。

随着现代信息技术手段的不断更新，各单位基本上都实现了网络化管理，档案管理工作也有了办公的硬件设施，但是人事档案的管理仍跟不上信息的变化速度，人事档案管理在格式设计、归档方式、信息录入模式等方面相对于新时期人事工作的发展是滞后的。人事档案管理工作还缺乏统一的软件系统，信息共享性差，阻碍了档案管理事业的深入发展。

（四）人事档案管理人员的综合素质有待于进一步提高。

各单位的人事档案管理人员，档案专业出身的人员较少，在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面还有一定差距，队伍整体缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，人才队伍不能适应档案网络化建设和人事档案事业发展的需要。

（五）人事档案管理缺乏有力的资金保障。

各单位对人事档案管理工作所投入的经费有限，遇到经费紧张的难题时，往往大多经费都被用到其他项目，对人事档案管理工作软硬件投入较少，对档案管理人员的培训教育没能纳入计划、没能给予足够的支持，档案管理设备陈旧，技术落后，跟不上档案信息化管理的要求。

二、解决机关事业单位人事档案管理问题的相应对策

（一）增强档案管理意识，重视人事档案管理工作。

各单位要增强档案管理意识，高度重视人事档案管理工作，把人事档案工作放到向党的事业负责、向干部个人负责的高度来对待。要成立专门的人事档案室和档案管理机构，建立人事档案管理达标升级考核机制，对档案管理工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，不断推进人事档案管理工作的有序开展。

（二）完善人事档案管理制度，规范档案日常管理。

机关事业单位人事档案管理制度的完善，是新时期对人才管理的需要。各单位要按照人事档案管理工作的职责和要求，对人事档案管理工作进行发掘和深化，逐步建立健全人事档案管理各项规章制度，包括人事档案收集制度、整理制度、保管制度、利用制度、调动制度、移交制度等，使人事档案工作有章可循、有据可依，同时，要加大监督检查力度和各项制度的执行力度，不断提高档案的规范化管理水平。

（三）建立人事档案信息系统，提高档案管理的信息化程度。

应该按照机关事业单位干部管理的实际需求，引进合适的软件系统，建立并完善人事档案信息数据库，不断摸索人事档案应用软件与实际工作的结合点。要制定规范的工作流程，认真做好新增材料的分类、扫描、录入等工作，及时对干部基本信息进行更新，实现信息整合和资源共享，不断提高档案管理工作效率。

（四）建设专业性强、素质过硬的人事档案管理队伍。

建设素质好、威信高、能力强的机关人事档案管理队伍，是加强机关人事工作的重要保證。各单位要在配齐配强人事档案管理队伍上下功夫，把专业好、素质高、能力强、思路清、作风正的干部选配上来，不断优化队伍结构。作为人事档案管理干部，要有强烈的事业心和责任感，立足自己的岗位职责，做好档案工作。要加强经常性教育培训，不但要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术，成为信息和知识的先导者。

（五）加大对人事档案管理的资金投入，尽快适应实际工作需要。

各单位要设立人事档案管理专项资金，加大对人事档案管理工作软硬件的经费投入。一方面，要及时购置配备档案柜、计算机、扫描仪等工作设施及除湿机、除尘机等管理设备，为档案管理工作提供良好条件。另一方面，要加强对档案管理人员的教育培训，采取请进来、送出去等多种形式，不断提高人事档案管理队伍的业务素质和工作能力。

作者简介：丁佳佳，女，山东临朐人，1982年生，研究生学历，现为临朐县委党校讲师，主要从事档案专业和区域经济问题研究。endprint