事业单位档案数字化建设面临的困境及途径研究

阴杰

摘要：伴随信息技术与科学技术的不断发展，数字化与信息化已经成为各行各业未来发展的主要趋势，档案管理自然也不例外。对事业单位档案管理工作来说，数字化建设能够全面提升档案管理工作的效率与利用率，使得管理工作的流程得以全面优化。然而，因为事业单位本身的特殊性，档案数字化建设仍然面临诸多方面的困境，在一定程度上制约了事业单位档案数字化建设。鉴于此，本研究主要针对事业单位档案数字化建设面临的困境进行了全面的探讨，在此基础上提出几点发展途径与建议，仅供参考与借鉴。

关键词：事业单位；档案数字化；困境；对策

所谓档案，指的是个人或者组织在社会活动进程中产生的具备保存价值的各种信息记录，当前主要包含印象、文字、图片、表格等诸多形式，无论是对组织来说，亦或是对个人而言，均具有至关重要的保存价值。在信息化技术与科学技术的推动下，数字化已经成为档案管理工作发展的重要方向[1]。相较于普通企业来说，事业单位因为诸多方面的限制，档案数字化建设当前仍然面临诸多困境，导致事业单位档案数字化建设效果并不理想。因此，新形势下如何加强事业单位档案数字化建设就成为当前急需解决的重要课题。

一、事业单位档案数字化建设面临的困境

（一）档案数字化建设基础设施困境

在档案数字化建设的潮流中，越来越多的事业单位将档案数字化建设作为档案管理工作的重要内容。然而，因为资金、技术等方面因素的制约，大部分事业单位基础设施远远没有达到档案数字化建设的相关要求，硬件设施的落后，使得档案数字化建设无论是管理还是利用，都不够理想，距离档案数字化建设的目标仍然存在较大的差距。

（二）档案数字化建设安全漏洞困境

相较于传统时代的档案保护工作，信息化时代的档案保护所面临的威胁相对更多，各种黑客入侵、安全漏洞以及网络攻击等，均会引发数字化档案的损失。然而，因为事业单位本身对于数字化档案的保护不足，一些事业单位仍旧选择办公电脑同时作为档案服务器并用的现象，再加上相关宣传工作有所缺失，档案管理人员对于安全漏洞的重视不足，使得事业单位档案数字化建设不得不面临严峻的安全漏洞困境。

（三）档案数字化建设员工素质困境

由于部分事业单位领导层对于档案数字化建设的认知不足，日常工作中也没有将档案数字化建设纳入到事业单位的日常管理工作中来。这就使得事业单位档案管理队伍建设暴露出诸多问题，一些事业单位档案管理队伍甚至是通过兼职的方式来担任，并且部分档案管理人员还存在身兼数职的情况。除此之外，正是因为重视不足，导致档案管理队伍培训教育工作存在较大的滞后性，档案管理队伍综合素质不够理想，再加上档案管理队伍的稳定性不佳，事业单位档案数字化建设自然较为混乱[2]。

二、事业单位档案数字淡化建设的途径与建议

（一）强化档案软硬件建设

大数据时代，要想加强事业单位档案数字化建设，加强基础设施建设是先决条件。数字化建设对事业单位档案管理基础软硬件的要求更高，其需要的配套设施更多，比如档案管理软件、扫描仪、网络以及高性能电脑等方面。上述基础配套设施的完善，档案系统、网络的维护，均需要依靠资金的支持，资金的投入至关重要。具体来说，各个事业单位需要把档案数字化建设纳入到发展战略与整体规划中，建立健全相关的监管措施。与此同时，事业单位其他部门需要给予档案数字化化建设充分的理解、支持。对于档案管理机构的各级领导来说，应当据理力争向事业单位有关部门争取档案数字化建设方面所必须的人财物等资源。除此之外，对于事业单位发展过程中遗留的各种纸质档案，应当尽快加速归档处理工作，以此来促进档案数字化建设的推进。

（二）加强档案安全建设

档案数字化建设对档案安全管理工作提出了全新的要求，而要想有效保障档案资料的安全，事业单位需要从以下几个方面着手，全面提升数字化档案管理的安全性：首先，针对当前使用的档案管理软硬件功能进行优化调整，积极引入各种保护技术，提升档案管理系统的安全性、系统性，如防火墙、杀毒软件、监控软件以及限制进入等技术；其次，加强档案管理队伍安全意识宣传教育，使得相关操作人员能够正确认知档案管理的规范操作，能够严格按照规范流程进行安全操作，进一步减少因为人为操作引发的安全问题；最后，针对事业单位外网与内网进行隔离处理，通过路由器屏蔽、认证机制，进一步加强网络安全控制。

（三）提升档案管理队伍综合素质

“互联网+”时代，事业单位档案数字化建设对档案管理人员提出的要求越来越高，广大档案管理人員不仅需要具备事业单位档案业务、档案管理知识以及信息化技术等知识体系，同时还需要掌握“互联网+”时代档案管理知识内容。所以，要想保障事业单位档案数字化建设的有效运行，事业单位必须要注重档案管理队伍的培训、引进工作，以此来促进档案管理队伍整体素质的全面提升。综合参考事业单位档案管理队伍当前实际情况，应当通过以下两方面途径来提升档案管理队伍综合素质：一方面，事业单位应当积极引入信息技术专业人才与档案管理专业人才，积极制定科学合理的培养、引进以及流动体系，使得资源档案管理队伍结构得以持续优化，同时综合利用引入人才的带动作用，全面提升队伍的综合能力[3]；另一方面，事业单位还应当综合档案数字化建设的发展形式，针对档案管理队伍开展针对性的培训教育工作，积极利用委培、专家讲座以及集体培训等多元化途径，促使档案管理队伍综合素质的全面提升。

三、结语

综上所述，事业单位档案数字化建设是一项系统、漫长、复杂的工程，想要在短时间内获得理想的效果明显是不现实的。这就需要事业单位综合参考当前档案数字化建设面临的困境，制定针对性的发展策略，将档案数字化建设渗透到事业单位的发展战略中，全面保障档案数字化建设的有序推进，从而有效促进事业单位健康、有序的发展。

参考文献：

[1]郭士芳.密级档案管理提升措施探析——以省属机关事业单位文书档案管理为例[J].海峡科学，2016，（09）：47-48.

[2]许琳.数字化档案管理在事业单位中的应用分析[J].中国高新区，2017，（17）：208-209.

[3]曹晓梅.新时期行政事业单位档案的数字化管理方法初探[J].赤子（上中旬），2016，（24）：36.endprint