解析事业单位档案管理中面临的困境与挑战

赵思媛

摘 要：为了能应对好目前事业单位在档案管理过程之中存在的困境，需要档案管理人员了施档案管理在制度方面、管理模式、设备方面存在的不足，并在此基础上通过做好管理制度的制定以及落实工作、在档案管理工作之中引入现代化的设备等措施提升管理效果。本文就事业单位档案管理中面临的困境与挑战进行了分析。

关键词：事业单位；档案管理；管理方式

在事业单位发展过程中，档案有着极为重要的记录作用。在档案资料之中往往记录事业单位在发展中的关键、转折性事件，还有一些档案之中记录了事业单位之中的人事岗位变动、员工个人资料，而在时代发展之下，档案的管理工作之中出现了更多的管理技术以及管理理念，这在促进了档案管理工作质量提升的同时，也给档案管理工作的带来了一定的难度。

1 现阶段事业单位实施档案管理之中存在的困境

1.1 档案管理工作在制度方面存在不足

目前阶段档案管理工作已经有了较长时间的发展，但是在目前阶段的事业单位之中的档案管理仍旧存在着一定的不足，其中比较突出的问题表现在档案管理工作没有建立良好的管理制度，同时在档案管理流程、档案管理标准方面存在不足，另外，在一些事业单位之中虽然认识到了档案管理工作的重要性，并在实际的工作之中建立了相应的管理制度，但是却在制度的落实过程中存在不足。这些问题的出现使实际的档案管理过程之中出现了档案管理工作缺少专人负责、管理人员没有督促相应制度落实、档案管理没有规范性的情况，甚至在一些事业单位之中还出现了随意销毁档案情况，这些情况的出现不仅影响到了事业单位档案管理事业的正常发展，同时也会使得事业单位之中的资源造成了损失。

1.2 档案管理工作在管理模式、设备方面落后

电子科学技术、现代化信息技术的发展，为档案管理工作带来了新的发展方向以及选择，但是在目前的档案管理工作之中有由于种种因素的影响，使得目前一些事业单位还在沿用传统类型的档案管理设备、管理模式。在传统类型管理模式的影响下使档案管理工作表现出了程序繁琐、效率偏低的情况，尤其是纸质的档案管理模式，不仅会占有大量的档案储存空间，同时还会因为纸质档案的特点，不便于纸质档案的储存。

1.3 管理人员业务素质和技能方面存在不足

随着科学技术的发展，各个学科之间的互相融合和嫁接，促进越来越多的新技术逐渐地应用于档案管理工作中，如通讯技术、微缩技术、自动化技术、声像技术等，而以往的手工劳动很难满足现代信息化的管理工作，这就要求管理工作人员不断地提高自己的管理和业务素质，以及各项技术操作能力。从而不断地提高自己的管理能力、业务能力，使事业单位档案管理在信息化时代下更具有活力和生机。在事业单位中，档案管理的工作人员普遍缺少专业知识，一些事业单位对档案管理职能认识不清，任用非专业人员担任此岗位，往往造成的档案管理杂乱而制约文献参阅，影响事业单位工作正常运行和职能发挥。

2 提升事业单位之中档案管理方面工作有效性的措施

2.1 做好管理制度的制定以及落实工作

在事业单位之中开展档案管理的过程中，首先就要建立良好的管理制度，并且在制定的过程中还要注意到，之所以一些事业单位档案方面的管理制度没有很好落实，其中一部分原因就是在制定管理制度的时候，未能全面的考虑好各方面影响因素、脱离了事业单位实际需要。所以在事业单位制定档案方面管理制度的时候，要能完全从实际出发，根据实际情况灵活的制定、调整档案管理方面的规章制度，使其更加具有可操作性以及时效性，最终推动事业单位档案管理工作的发展。其次，在事业单位档案管理工作之中光有全面的制度是不够，为了能增强制度的约束性以及有效性，还需要管理人员能制定出配套的奖惩措施，对于没有贯彻档案管理制度的工作人员予以制裁，使得档案管理制度能真切的成为工作人员在开展档案管理工作之中的基础原则。

2.2 在档案管理工作之中引入现代化的设备

档案管理的电子化是时代发展的必然，在事业单位的档案管理中也应根据实际的情况逐渐的引入现代化的档案管理设备、档案管理模式。通过使用电子类型的档案管理，能有效的将档案信息以电子信息的模式进行储存，这样不仅能最大程度上节约档案储存的空间，同时也能因为档案信息以电子化的模式进行记录，那么也就更加方便管理人员进行档案信息的查找，提升了档案信息的管理效率。但是在这个过程中需要檔案管理人员注意到，由于档案信息全部集中在了一个储存硬盘上，所以管理人员要做好相应的备份工作，避免档案信息出现意外丢失的情况。

2.3 加强档案管理工作人员的培训

在事业单位档案管理工作的实际开展过程中，档案管理新形式和新方法不断涌现，而当前事业单位档案管理工作人员现有的知识水平体系难以有效的满足档案管理工作的发展需求。在此种情况下，应当积极加强档案管理工作人员的培训和再教育，定期开展档案管理相关知识讲座，深化档案管理工作人员对专业知识的理解和掌握，培养并提升档案管理工作人员的职业素养，提高其对档案管理工作的重视力度，从而能够在事业单位档案管理工作中端正工作态度，并积极规范自身档案管理行为，促进事业单位档案管理工作的顺利开展。

2.4 完善档案管理交接工作的相关制度

在事业单位档案管理工作中，为促进该项工作的顺利开展，有效的缓解当前现代社会市场经济体制下事业单位档案管理工作所面临的问题，提高档案管理工作效率，应当积极制定档案管理交接工作的相关制度，明确各项规定，来规范档案管理工作人员的各项行为，从而有效的避免由于职责疏忽而出现档案管理问题。由于个人原因档案管理工作人员需要离职时，应当在该名档案管理工作人员离职之前，切实做好档案管理的交接工作，并留下该离职档案管理人员的准确联系方式，以保证事业单位档案管理的后续工作中出现问题时，能够及时联系到该档案管理人员，以便档案管理问题能够得到有效的解决。

2.5 及时更新档案

在事业单位档案管理工作中，为了更好的迎接挑战，提高档案管理的总体效率，应当对现代化科学技术进行有效的应用，及时对事业单位档案进行更新，及时收集新的档案来充实事业单位档案库，提高事业单位档案的完善程度，为事业单位发展过程中档案的运用提供可靠的基础。

结束语

档案管理工作在实际发展过程中，应当积极采取有效的措施来缓解当前运行过程中所面临的困境，积极制定规范的档案管理制度，并全面提高档案管理工作人员的素质和技能，从而促进档案管理工作的规范化发展。

参考文献

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