计算机技术在档案信息管理中的应用分析

陈玉新

摘 要：在知识经济时代，档案信息仍然是重要的资源，在计算机技术广泛应用的背景下，也给档案信息资源的高效管理和科学管理提供了良好的契机。当前，档案电子化是未来档案信息管理发展的必然趋势，电子档案已经逐渐被人们所应用，而利用计算机技术进行档案管理工作也是必然实施的重要管理步骤。利用计算机进行档案信息管理，不仅查找方便、有更高的可靠性，而且还检索速度快、保密性很好、管理成本低等优势，这些都是传统档案管理不能比拟的。本文主要对计算机技术下的档案信息管理进行简单分析，以供借鉴。

关键词：计算机技术；应用；档案管理；信息

相比计算机技术下的档案信息管理而言，传统纸质档案管理的缺点就比较明显，纸质档案占用的空间比较大，而且档案过多的情况下就还要扩展档案库房空间，所花费的资金只会越来越多；加上有些珍贵的纸质档案在使用次数多的情况下，就会有破损的现象。所以，利用计算机技术进行档案管理更加便利，不会出现档案损坏的情况，能够长久的保存，计算机还有着较大的存储量，不会受到存储空间的影响。因此，在档案信息管理中，有效应用计算机技术是必然的趋势。

1 计算机技术应用在档案信息管理中的好处

在档案信息管理中，有效应用计算机技术可以处理更多的档案信息，让档案管理人员的信息处理能力也有所提升，能够将各类档案快速的归档和保存，并可以进行较强的信息判断以及逻辑推理。同时，计算机上存储档案信息可以对其快速分类、提取，在计算机加工好档案信息上也能够缩短人工管理档案的效率，让档案信息整合能力以及利用率都提升了上来。人们所说的档案信息化，主要就是利用计算机技术，将其变成一个图书馆，利用微机来采集和筛选各类档案信息，并对其进行加工和分类，方便读者的阅读。此外，电子档案信息相比传统档案，保存更容易，可以随时修改和查询，能实现快速传递，这将档案信息的处理利用率给提升了上来，还能降低档案资料的损坏风险。还能够有效摆脱档案资料对空间上以及时间上的限制。当前，我国档案信息管理正在逐渐实现信息化、数字化、网络化管理道路，所以普遍应用计算机技术来进行档案信息管理更是势在必行。

2 档案信息管理应用计算机技术分析

2.1 创建档案数据库

对档案数据信息进行保存的过程中，对计算机技术的应用是核心，需利用计算机相关技术来建立档案数据库，这也是让档案管理走向网络化、正规化以及数字化的关键步骤。档案数据库主要就是一句数据结构以及信息分来进行数据存储，对其数据进行组织和管理的一种电子仓库。数据库也是管理用户所需要各种档案信息的数据管理方式，利用计算机相关技术建立起来的数据库对于档案信息管理来说其地位是非常重要的。完善的档案数据库能够管理和共享大量的数据信息，利用的数据库的配套程序，还可以检索和修改原有的数据，对档案信息资料进行管理和查询。

2.2 规范档案数据库的管理

建立好档案信息数据库之后，要进行规范的建设和管理，这是不能缺少的一步。目前，档案信息数据库管理工作还有所欠缺，有的档案会被泄露，在这个基础上要规范档案管理体制。首先，要在原有的管理机制上将档案管理的安全机制给提高上来，避免档案信息的泄露。其次，要不断扩大和建立新的档案管理系统，跟上档案信息数据库中数据不断增加的步伐，力求档案信息数据库的管理可以更加标准化和规范化。

2.3 提高档案信息数据库的安全系数

档案数据库系统的安全性十分重要，其的信息泄露将会导致严重的后果，而重者会有甚于危害社会和人民财产。所以，在数据库的管理过程中应该加大数据库的安全系数，使黑客难以窃取其中的重要信息。其一，我们要加强数据库软件本身运行及其的防病毒，黑客的系数，可以运用一些相应的防止病毒的软件和密保软件等；其二，要提高数据库本身的安全性，并且要防止数据库管理者来泄露数据库当中的信息。只有数据库安全有了保障，才能让更多的人去合法的去浏览查询相应的档案信息数据，并保护了档案所有人的隐私。

2.4 通过成熟的计算机技术来加强对档案信息相关软件的研发工作

对于档案信息的管理离不开相关软件的应用，因此加大档案管理软件的研发力度是十分重要的。在当前已有的档案管理软件上，根据档案信息的发展以及计算机技术的成熟，通过对相关軟件总体的结构和模块进行重新设计，编程以及调试和测试来编写，开发新的数据库软件和管理软件，并以此来开发出适合时代发展以及广大客户需求的档案管理程序和相关软件。通过相关的软件的开发来使日渐成熟的计算机管理技术应用在档案管理之中，来以此确保档案的管理和数据库内数据的有效和准确。

2.5 提高档案信息的实际利用

通过整理和编研，可以使科技档案信息内容进一步系统化和优化，现代信息技术的应用使科技档案的整理和编研周期迅速缩短，及时、准确地为经济技术决策提供可靠的依据，信息密度和传递速度大大提高。在提供利用方面，现代信息技术的应用可以方便、快捷地满足利用者对科技档案信息的需求。研究院未来的档案信息管理系统中，可以包括在局域网上建立的用户友好介面的查询子系统，可以引导其按权限浏览本站的信息，为用户方便索取档案信息提供技术保证，以期扩大社会影响并提高知名度。

2.6 加强收集控制电子文件

当前办公自动化及科研手段自动化迅猛发展，不论是办公文件、科研原始记录，还是生产经营原始记录，都将更多地以电子文件的形式出现。因为没有针对原文管理的档案信息系统，所以电子文件的收集工作比较吃力，如果仅仅是仿照手工管理模式开展电子文件的收集，则很难保证其原始性、完整性和准确性及若干年后的可读性，当然后续管理工作更是无从谈起。随着电子文件几何式递增，对电子档案的超前控制、及时收集、有效管理、开发利用以及数字化技术的推广也就尤为重要，所以要加强收集控制电子文件。

结束语

在现代科技快速发展下，利用计算机技术进行档案信息的管理已经成为重要的档案管理问题，在复杂的网络信息环境下，将计算机的优势充分发挥出来，有效管理档案信息，提高档案信息管理的安全性更是档案管理工作者重要的工作目标。在知识时代下，要牢牢抓住计算机技术给人们带来的各种机遇和挑战，在档案信息管理中充分发挥计算机技术的优势，加快数据库建设步伐，让计算机技术在档案信息管理中的应用更加成熟。

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