档案信息化管理中纸质档案的重要性分析

赵玉秀

摘 要：现在人们对档案信息越来越重视，而现在流通最多的仍然是纸质档案，所为纸质档案主要就是通过纸和笔来记录人们在社会中所从事的各项活动，既有图表形式，又有文字形式。尽管现在是信息时代，越来越多的电子档案相继流通使用，但是纸质档案的管理还是非常重要的，对其实现档案信息化管理有利于纸质档案的流通和应用，让纸质档案有更加严格的管理制度。本文主要对纸质档案管理工作进行简单分析，阐述档案信息化管理对纸质档案所起的重要作用，以供借鉴。

关键词：档案信息化管理；重要性；纸质档案

当前的电子信息技术发展非常迅速，对纸质档案采取信息化管理模式已经成为未来档案管理的必然趋势，但是在纸质档案信息化管理过程中，档案管理人员对纸质档案的存在还是有很多争议，认为电子档案在管理工作上更加方便快捷，而且还能修复和更改，要比纸质档案简单很多，但电子档案也有一定的弊端，就是其真实性容易遭到人们的质疑，从这也能看出来纸质档案是不能完全被电子档案所取代的，两者应该共同发展，取长补短，所以创新纸质档案信息化管理，能够让档案管理工作开展的更加顺利。

1 纸质档案介绍

1.1 纸质档案概念

所谓纸质档案主要就是用纸和笔记录人们在社会中所从事的各项活动，利用图标或者文字的形式进行表达，最后形成纸张档案对其进行管理。在我国，纸质档案的历史比较久远，其能够为社会发展和人事选拨录用提供重要依据。

1.2 纸质档案的优势

首先，档案信息和载体有着较强的依附性。纸质档案的信息和载体是比较统一的，能够有效保存信息原始性，所记录的档案资料真实性更强。档案信息存储过程中也比较可靠，信息资料和纸质介质之间有良好的依附性。同时，信息和档案载体是不能分离的，不会被轻易修改，增强了档案信息的稳定性，让信息和载体能够有效结合在一起，在档案利用过程中，也只能通过记录的文字或者是图表来获取信息。

其次，能够体现出档案的原始性。纸质档案所记录的都是历史发生的时间，是由文字直接形成的，能够更加清楚地表达出一个时间内所发生的事件，让人们更加信服，也容易被人们所接受。同时，纸质档案就是信息的载体，在专业的档案人员保管下，其安全性也比较高。

最后，档案信息的存储介质有较强的耐久性。纸质档案信息存储过程中，能够保存很长的时间，也是专业人员进行保管，不会轻易被损伤。尽管纸质档案在特殊情况下会有氧化问题或者水解问题出现，但是在保管的时候注意避免问题的出现，并采取一定的措施，就能够让纸质档案使用寿命有所延长。

1.3 纸质档案的劣势

首先是纸质档案在整理和记录的过程中需要更多的物力和人力上的支持，在档案记录个归档保存上都需要很多的时间，其中涉及到的人员也比较多，工作效率没有保证，容易造成资源浪费的情况。其次是纸质信息有着明显的独占性，不能同时被多人共同阅读，在纸质档案阅读借阅的时候，只能为一个人所服务，所以信息资源利用率要低很多。最后是纸质档案的管理，其管理手段是比较落后的，纸质档案管理是需要很多空间的，还要有人员对其进行归档整理，电子档案是利用计算机就可以完成这些工作，不用投入过多人员。加上纸质档案借阅和记录都不够方便，管理模式并不能和社会需求相对应。

2 档案信息化管理对于纸质档案管理工作的重要性

2.1 确保纸质档案真实性

对于档案生命力来说，其最基本的表现就是档案所具有的法律凭证以及原始证据两点。有效利用数字化管理以及网络技术，能够有效解决档案所具有的法律效力及真实性问题，在纸质档案的管理上更是如此，能够保证其真实性。纸质档案的真实性和法律效力比电子档案要高出很多。在档信息化管理过程中，因为真实性在电子档案中的难以确定性，对于那些比较重要的文件档案，利用电子文档，就需要保存原始纸质档案来使其真实性和法律效力有可靠的保证。在计算机网络环境下，面对档案应用空间和种类急剧扩大的现实情况，这种做法对于有效保存和发挥纸质档案的原始凭证作用有着极其重要的作用。

2.2 质档案稳定性可确保档案信息安全性

因为计算机软硬件系统及信息存储的本身就有缺陷和不足，与纸质档案比较起来，电子档案在传输、存储和利用中的安全性就相对比较弱，也就比传统纸质档案难以进行信息安全防护。很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中，且纸质档案安全管理的模式和经验都已经非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠，不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段，纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。

2.3 增强档案信息保存与利用价值的永久性

因为电子文件必须在光盘、磁盘等电子介质的虚拟空间中存储，就不可避免地被存储载体、技术条件和外部环境等因素影响，与纸质实体档案相比，有着比较低的保存和使用寿命。纸质档案安全保存产生威胁的环境，对电子档案存储载体和使用设施保管的要求更为苛刻。对纸质档案来说，为其提供冷热干湿条件适宜、远离自然灾害和人为盗取破坏等因素的环境，则其有着可以超过一千年以上的长期寿命。

3 发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的方法

3.1 促进档案管理人员观念的更新

长期以来，纸质档案都是档案管理人员的管理客体，档案管理人员已习惯于传统纸质档案的管理方式和方法。但是，由于纸质档案与电子档案共存是一个无法避免的发展趋势，这就要求档案管理人员面对现代档案管理信息化大趋势尽快使自己的思想观念实现从传統到现代的转变，以全面型档案管理人才的标准要求自己，与时代的要求合拍，科学管理电子档案。档案管理人员只有在不断提高自己综合素质的基础上，进一步强化自我创新能力，才能树立起现代档案管理人员的新形象。

3.2 完善档案管理标准与制度

档案信息化管理离不开与计算机技术的结合。数据的质量决定着档案信息的质量，合格的数据格式必须将相关的标准建立和完善。同时，还要推进新型档案信息载体存贮格式与转换标准、多媒体设备标准等项目。因此，必须将完善的档案管理标准与制度建立起来，进一步规范电子档案和纸质档案工作。

结束语

对于纸质档案的档案信息化管理工作来说，相关的档案管理人员要充分认识到信息化档案管理的重要性，对纸质档案的应用和存在有所重视，明确纸质档案管理工作的重要意义，充分了解纸质档案是必须存在且是电子档案不可以替代的。尽管当前的档案信息化管理工作对于电子档案利用工作更加便利，但在档案信息转变过程中，还是要将纸质档案的自身优势发挥出来，和电子档案相互共存，让二者可以共同发展，这样才能让档案的价值充分发挥出来。

参考文献

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