基于过程方法构建电力档案全面质量管理体系

钟志平

摘 要：电力企业的档案具备信息量大、涉及面广等特点，在对其进行管理的过程中存在一定的难度，因此怎样做好电力档案管理成为了人们研究的重点内容。本文针对电力企业档案管理现状，将全面质量管理体系应用在了电力档案管理工作当中，利用信息系统对档案进行固化，从而提升电力档案管理质量，降低不必要的工作量，从而实现电力档案全面质量管理，为电力企业创造更多的价值。

关键词：过程方法；全面质量管理；电力档案

1引言

随着我国经济和社会的不断发展，电力体系改革逐渐深化，电力企业的生产规模也在逐渐扩大，这对于电力企业的档案管理工作提出了更高的要求。电力档案不但变得越来越复杂，而且需要耗费的人力和物力也变得越来越多。档案管理的质量直接影响着企业的发展，因此我们需要提升档案管理质量，克服传统档案管理模式存在的弊端，为企业的发展和重大决策的确定提供重要的参考作用。但是，我国电力企业的档案管理工作仍然存在一定的问题，这对于档案管理质量和档案参考价值而言都是极其不利的。所以，本文在此基础之上，详细分析了我国电力档案管理现状，从管理者的角度，围绕全面质量管理理念探讨了科学化的电力档案管理体系，研制了一套适合我国电力行业发展状况的档案全面质量管理体系，希望能够促进我国电力行业档案管理工作的整体效率。

2电力档案全面质量管理体系的理论依据

（1）档案全面质量管理

档案全面质量管理实际上就是在档案管理过程中借鉴全面质量管理的方法，通过档案质量保障体系部门与档案管理人员之间的协作，逐步建立档案收集、形成、分类、立卷、整理、保管以及利用等全过程的档案质量管理系统，从而采用最好的手段、方法制造出用户最满意的档案产品。此外，在对档案进行全面质量管理之前，对档案进行事前、中、后的全面质量管理能够有效地提升档案管理的准确性、完整性和真实性。

（2）过程方法

过程方法实际上就是使用一组实践技术、方法、工具来改进、策划、控制过程的效率、效果、适应性，其中主要包含过程的策划、过程的实施、过程的监测以及过程的改进这几个部分，这也就是人们说的PDCA公循环。

过程方法相比于传统的管理方法，最主要的区别就是过程方法时按照一定的方式对各类业务流程整合成系统。按照目标设计，更加关注业务过程之间的相互作用和业务内部流程的优化工作，更加重视信息技术的使用情况。

3电力档案管理现状简介

近年来，虽然我国的电力档案管理工作得到了一定的重视，但是从整体对其进行分析，我们发现电力档案管理工作仍然存在一定的问题，需要得到大家的重视，特别是档案质量管理无法达到我们预期的效果，仅仅停留在传统时候检查模式上。传统检查模式存严重的弊端，具体体现在以下几个方面：①若采取事后把关的模式，一旦发现档案存在问题，需要对其进行返工处理，从而造成人力和物力的严重浪费；②档案管理未在保管人和移交人之间制定档案全面质量管理目标，就会使业务前端的档案收集工作无法以及落实到位；③档案之间缺乏必要的联系，不能利用信息化工具建立不同档案之间的关联关系库，所以无法对信息进行充分的利用。档案管理工作是整个电力企业技术、生产、经营和科研的一种记录，对于企业的发展具有重要的现实意义，本文对电力档案管理工作的现状进行了分析，并给出了相应的建议，具体内容如下。

4档案全面质量管理体系的设计

4.1设计总体思路

傳统的档案管理工作是由档案的收集、分类、鉴定、入库和利用这几个部分组成的，本文采用过程方法，按照过程策划、实施、监测以及改进这几个部分对电力档案的全面质量管理体系进行设计。

4.2具体设计内容

传统档案管理工作比较重视过程实施环节，会重点关注档案收集、分类、鉴定、入库和利用这几方面的工作，但是这并不能满足现代档案管理质量的实际需求。针对上述的问题，我们需要从过程策划、监控和改进这几个环节开展工作，将全面质量管理系统的设计和全过程质量管理进行有机的结合，从而克服上述的弊端，满足电力系统档案管理的需求。

（1）过程策划环节

过程策划环节需要做好以下几方面的工作：①做好各项准备工作，即系统和模块设计、录入制度和规则，从而确定工作流程和控制原则，一旦出现质量偏差能够及时采取相应的措施，避免产生严重的后果；②向业务前端工作人员提供业务说明、管理要求和培训，帮助工作人员提升管理质量，降低不合格率。及时将相关的通知信息在系统上公告，帮助各个岗位的工作人员及时了解最新的规定和要求，用最短的时间找到最佳的工作。③扫描业务环节资料，并建立档案管理的二维码，将大量的文件快速保存在电子档案当中，并对其赋予唯一的标识，方面后续的分类、入库和借阅工作。通过扫描的方式进入管理系统，这样能够有效的降低档案管理的工作量，均衡各项工作安排。

（2）过程实施环节

过程实施环节是档案流转的重要环节，主要有档案形成、分类、收集、立卷、整理、保管和利用等环节组成。过程实施环节主要需要开展以下几方面的工作：①工作人员将档案的二维码信息打包上传到系统当中，档案管理人员按照上传的信息收集资料，严格审查资料的制作规范性和完整性，一旦发现问题需要经过系统向业务员进行反馈，并通知其及时进行修改；②完成鉴定工作，确定符合要求的档案治疗需要被分类，然后对二维码进行分类，按照二维码分类并立卷归档，这就完成了档案实体的入库工作。借阅人员能够利用系统对想要借阅的档案编码进行查询，并实现在线阅读或者直接申请借阅；③档案在入库之前就获得了信息化编码，入库时需要将二维码信息录到卷宗号当中，这样不但有利于快速查阅先关资料，还能够降低到库房借阅的工作量。人们在完成借阅工作之后，资料的二维码会显示借阅状态，这样能够有效地预防档案遗失问题的出现，能够提升档案的完整性。

（3）过程监控环节

过程监控环节是指管理人员在流转环节留在系统上的一些记录，能够促进档案管理工作向着流程化、规范化和信息公开化的方向发展，也能够帮助大家随时了解工作事项目前所处的节点。此外，档案的安全性也是非常重要的内容，确保档案室湿度、温度、防火、防盗等都是符合相关的要求，并将这些信息关联到系统当中，这样就能够实时提供监控信息，设置提醒机制，帮助提升档案管理工作的安全性。

（4）过程改进环节

过程改进环节属于最后的一个环节，需要对管理流程和整个体系的建设进行改进和反思。过程改进环节需要设置问题收集和反馈平台，帮助不同岗位的工作人员及时反馈使用过程中出现的问题，并设置问题解决机制，确保所有的问题都能够得到专人跟踪解决。此外，想要提升电力档案管理的质量，整个系统当中还需要增加绩效考核机制。改进环节的设置，能够帮助系统提升下个循环的管理质量，总之，上述的四个环节是密不可分的，环环相扣，只有做好上述四个环节的工作，才能够有效的提升电力档案管理质量。

5 结束语

综上所述，电力档案管理工作在发展的过程中，面临着很多的问题需要解决。本文采用过程分析方法，在电力档案管理工作当中引入了全面质量管理的概念，围绕着实施、策划、监测与改进这几个方面建立了电力档案全面质量管理体系。事实证明，该系统能够提升电力档案管理工作的质量，降低电力档案管理的工作量，对于企业的发展具有极其重要的现实意义。

参考文献：

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