浅谈电子文件归档与管理应注意的问题

孙欣业

摘 要：电子文件是办公自动化的产物，电子文件的归档和管理必须与办公自动化的发展水平相适应，在不同的办公自动化发展阶段形成的电子文件，有着各自不同的特点。本文依据《电子公文归档管理暂行办法》的思路，并根据自身的探索与实践，提出了对电子文件归档、管理的设想。

关键词：电子文件；归档；办公自动化

电子文件是依赖于计算机及其技术而存在的，它的产生与发展和计算机及其信息技术的发展息息相关，有着密不可分的联系。人们在研究和管理电子文件过程中，无法回避生成环境对电子文件的直接影响。

电子文件从组成上说是电子文件内容、电子文件内容所在载体和对电子文件内容继续进行显示、修改、删除的计算机软件、硬件平台技术条件的组合。依据有关标准，结电子文件从组成上说是电子文件内容、电子文件内容所在载体和对电子文件内容继合本单位的实际情况，笔者从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，摸索制订了一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用，统计、保护等内容的管理办法，并在实践中逐渐补充完善。以集中统一为原则明确归档电子文件的管理机制。以完整齐全为宗旨全面划定归档电子文件的范围，以电子文件的署录和组盘为主要内容进行归档电子文件的整理，以脱机载体为重点加强归档电子文件的保护以确保真实、有效为目的把好归档电子文件的质量检验关。

一、电子文件的存储载体问题。电子文件的存储载体有多种，如磁带、磁盘、光热等。光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储容量大；非接触式记录和信息读出方式；数据传输率高；存取速度怏；易保存。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。如上所述，现在使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。软磁盘不能作为归档电子文件长期保存的载体。

二、 纸质档案与电子档案长期并存且保持一致的问题。可概括为两点： 纸质档案便于长期永久保存，而利用起来较不方便；电子档案便于利用，但难以永久保存。所以，不如将两种载体档案长期并存。一般做法是”双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体的档案在并存时要特别注意两种档案的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时要注意保证电子档案与纸质档案对应相符。

三、电子文件的安全问题。1、电子文件归档时，把属于一般牲的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件的格式。消除由于技术演变所带来的影响。特殊格式电子文件。应在存儲载体中同时存有相应的浏览软件 2、使用”只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始牲，归档人员要负责归档前电子文件内容的原始性，归档后由档案馆负责， 为了分清责任， 最理想的办法是两方在不可更改的载体上签字，而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写人近众；这就是 “只写一次式光盘加背书”，也可用只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。3、在网络环境中，可采用一种既能确认发件人身份，又能保密保安全的 “公用密钥数字签名技术，”也可采用防火墙技术、网络安全检测、大众身份论证系统、数据加密技术等措施来保证网络安全。4、利用中的安全措施： 设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围的信息内容必须继续进行加密处理，对于信息内容的复制拷贝更要严格控制。

四、电子文件的鉴定问题。一是入口关，即在档案部门接受电子文件是要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单或文件机读目录一致等。二是定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否被正常读出，程序类电子文件检验能否被正常运行。对子磁性载体一般应每两年气光盘每四年要进行一次抽样机读检验，抽样率不能少于10%；对于磁性载体每四年拷贝一次，并建立封电子文件的检查、维护、拷贝等操作过程进行登记制度。避免发生人为的误操作或重复劳动。转储后的载体与原载体同样编号保存。三是利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该钱体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。还要注意更新杀毒软件。

目前，计算机软件的开发日新月异，然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但也是停留在仅有制度上，对电子档案也没有进行实时归档，没有真正落到实处，究其原因还是没有足够的重视。