高校电子档案管理的优化策略分析

冯玉婷

摘 要：近年来，随着我国各项技术水平的快速发展进步，我国的计算机网络技术取得了突飞猛进的发展，网络技术在各行各业当中取得了十分广泛的应用，在高校的档案管理中也是如此，已经逐步脱离了传统的管理模式，并逐渐步入了电子管理的时代。在高校的档案管理工作中采取电子档案管理的方式，可以有效的提升档案管理工作的开展效率和质量，但就目前情况来看，在高校的电子档案管理中仍然存在着一系列有待解决的问题。本文就针对高校电子档案管理的优化策略进行了简要的探讨分析，希望可以为高校电子档案工作的开展提供一份有力的基础依据。

关键词：高校；电子档案管理；优化策略

一、引言

电子档案是档案管理工作发展至一定阶段的必然产物，电子档案与传统的档案管理工作有着极为明显的差异。在新时期各项技术飞速发展的大背景下，想要做好高校的档案管理工作，就应当将电子档案作为档案管理中的重点。目前，我国各大高校的电子档案管理工作已经获得了较为显著的成效，但仍然需要进行更为深入的研究和完善。

二、当前高校电子档案管理工作中存在的常见性问题

（一）各大高校之间的沟通交流较为匮乏

就当前情况来看，在我国的许多高校当中，由于在开展电子档案管理工作时在沟通交流方面较为匮乏，导致这项工作的开展始终处于表层，未能进行更为深入的探讨研究，且缺乏更为系统的统筹规划，各部分的工作较为松散，难以形成一个整体。高校的电子档案管理筹备工作的开展，不仅难以充分实现资金共享和技术共享，在各大高校中的电子档案管理水平也存在着显著的差异。

（二）管理模式的规范性较差

在不同的高校当中，所采取的电子档案管理软件存在着明显的差异，为此，在进行档案的管理和分类时也应当有所区别。长期下去，如果始终沿用这样的管理模式，就会导致各大高校的档案管理难以实现合理的衔接，档案管理工作开展的压力不增反减。

（三） 電子档案管理安全性能较低

当前，在许多高校当中，电子档案管理处在不同的阶段时都面临着安全防护软件不配套的问题，如果在较短的时间内较为频繁的进行安全密钥的更换，安全防护软件的更新、升级功能就会难以得到保障。这就导致在高校当中电子档案管理工作开展的每一个流程都难以得到合理的衔接，在进行信息交接的过程中容易出现安全隐患问题，严重时甚至会导致高校档案管理系统运行故障的出现。

（四）高校缺乏完备的电子档案管理风险评估体系

高校电子档案管理工作的开展，应当设置相应的安全软件来实现安全性的防护，同时还应当构建起较为完备的风险评估体系，及时发现甚至提前预知在高校档案管理工作中存在的问题或可能出现的风险，尽可能的避免安全隐患问题的出现，并有针对性的采取科学合理的解决措施和应对方法。但就当前的发展情况来看，高校电子档案管理工作的开展需要以风险评估体制作为支撑，这就在无形当中扩大了档案管理过程中存在的风险。

（五）管理人员的管理意识和技术水平不到位

尽管目前高校的电子档案管理工作已经具备着明显的现代化和自动化特点，但仍然会受到档案管理人员能力素质水平的影响。在具体开展电子档案管理工作的过程中，我们可以发现，在许多高校当中都存在着电子档案管理人员的技术水平难以满足当前阶段工作开展的要求，加之相关工作人员缺乏明确的管理意识，学校又没能够为工作人员提供沟通下特意的平台，这一系列的问题都导致管理人员的能力水平难以获得提升。

三、高校电子档案管理的优化策略

（一）不断提升相关管理人员的能力素质水平

管理人员的个人能力素质水平对于高校电子档案管理工作的开展有着十分直观的影响，而想要提升相关管理人员的能力素质水平，就应当从强化工作人员的思想政治建设、职业道德建设来入手。具体来说，首先，高校应当对于档案管理工作人员进行系统的思想政治教育，并树立起爱岗敬业的模范，积极相关工作人员主动投入到实际的工作当中，确保每个工作人员都能够各司其职。其次，还应当定期对于相关档案管理人员进行职业技能培训，不断强化工作人员的职业技术水平，确保每一位工作人员都能够充分掌握相关档案管理工作的软件及平台的使用方法和运用方法，确保高校电子档案管理的开展能够充分满足实际的工作需求。

（二）不断强化电子管理软件的技术研究和共享

对于高校来说，构建起一个电子管理软件研究开发中心是十分重要，也是十分必要的。高校应当给予档案管理工作足够的资金支持，构建起适合本校发展需求的电子档案管理软件。同时，高校的领导人也应当打破传统档案管理工作的束缚，在提供资金支持的同时，定期分享学校的基础成果以及优秀的管理经验，从而不断提升高校电子档案管理的整体水平。

（三）给予基础档案管理工作足够的重视

对于高校来说，想要确保电子档案管理工作能够有效的开展，就应当从做好高校电子档案管理的基础工作来入手。因此，高校应当不断强化档案管理的基础工作，给予基础工作的开展足够的重视，从而不断提升电子档案管理的安全性和可靠性，做好数据和文件的备份处理，避免数据丢失问题的出现。

（四）加强电子档案管理的相关设备管理

首先，高校应当不断的创新电子档案的存档途径，为每个部门配备较为齐全的电子管理设备，为高校电子档案管理工作的开展提供足够的设备技术支持。尽可能的采取统一、规范的格式来实行各项信息的整理和储存，确保每一阶段的电子档案管理工作的开展都能够得以顺利接洽。定期更新系统软件，在条件允许的情况下，购入具备自动升级功能的安全防护软件，并配备相应的管理软件，从根本上避免电子档案的后期整理工作问题的出现。

（五）加强安全密钥的分属管理

安全密钥确保电子档案安全性能的一项有力保障，是破解安全防护软件的重要工具。为此，高校应当不断强化对于安全密钥的分属管理，在交减少档案提取流程的同时，应当时刻将信息安全问题摆在首位。具体来说，高校可以采取指纹认证方式，采取指纹认证后能够确保提取人身份和证件统一，然后实行一人分管多个安全密钥的方式，增加获取安全密钥的认证信息就可以了。

四、总结

综上所述，在当前阶段的高校档案管理工作中，电子档案管理已经逐渐成为了一项必不可少的内容。但是，电子档案管理在带来积极影响的同时，其中存在的诸多问题也逐渐显现出来。在未来的发展过程中，我们应当不断提升档案管理软件的技术水平，在充分确保档案管理工作的安全性和可靠性的同时，尽可能的降低软件操作的难度，确保每一位档案管理工作人员都能够熟练的使用管理软件，不断提升电子档案管理的工作效率和整体质量。

参考文献：

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