浅谈开创公司档案管理新格局

张春雨

一、概述

随着电网快速发展和科技水平不断提高，档案管理工作的收集、存藏、管理以及利用等方面的工作环节发生根本性变化，促使档案工作赶上公司电网发展步伐，满足时代要求，国网周口供电公司档案管理工作在新形势下面临挑战和机遇，近年来紧紧围绕“四强化、三规范、一提升”管理措施，不断的提高档案服务意识、信息化建设不断的的提高，档案管理得到一定提升。

二、实施背景

为深入学习贯彻习近平时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，落实省公司和市档案管理工作有关要求，解决近年来电网突飞猛进发展与档案馆藏不平衡不充分发展之间矛盾，档案领域供给侧结构性矛盾凸显，档案资源建设不能很好的满足公司电网日益增长的档案文化需求，主要体现以下几个方面：

1.缺乏档案专业人员

近年来公司各方面发展需要档案人员参与事务大量增加，档案专业事多繁杂，主观上没有太多精力学习档案专业知识，导致档案人员素质和业务技能还难以适应，少数档案人员改革创新意识不强，安于现状，不思进取的现象突出；由于档案专业人员匮乏，对档案前期资料的收集与整理不全面、深入，导致后期对档案利用效果。为了解决这些矛盾，2016年国网周口供电公司对档案人员实行岗位职责考核制，以激励手段促进档案工作管理。

2. 档案数字化建设还不够健全

科技档案信息化发展不能满足档案资源共享的需要，这些问题存在影响着档案事业全面的发展。针对这些问题国网周口供电公司坚持抓重点、补短板、强弱项，提高档案数字化建设，扩大档案收集范围，建立与海量社会资源相适应的档案资源管理体系，解决档案发展不平衡、不充分的问题。

3. 档案管理工作服务水平有待提高

档案管理人员岗位低，不被人重视，边缘化，服务水平质量较低。档案管理长期形成的重“管理”轻“利用”的思想观念，“你来，我找”的被动服務，“坐等迎客”档案管理模式，严重影响了档案利用率。

三、档案管理创新做法

国网周口供电公司档案管理工作近年来紧紧围绕“四强化、三规范、一提升”这一宗旨，切实树立“大档案”观念，做好本单位档案工作同时，加强对基层档案工作监督指导；坚持问题导向，抓重点、补短板、强弱项，加大档案宣传力度，提升社会档案意识。

“四强化”。一 强化档案管理工作要注重原有的基础。档案工作一定符合实际，重视现实，一切从实际出发；档案工作通过不断的实践，及时找出存在问题并予以解决，为公司档案管理工作奠定基础。二强化档案人员素质和综合能力提升。2016年公司通过公开招聘，优化档案管理人员配置，公司大力鼓励档案工作人员参与省公司、市档案局各种档案管理培训，帮助职工开阔视野，加快知识更新，逐步成为档案工作的行家里手。三强化档案信息建设。2017年度为了适应档案管理工作需要，在公司领导大力支持下，扩建了档案室，基本能满足未来十年电网发展需要；2017年度实现文书档案数字化100%，科技档案数字化率99%以上，周口十个县公司档案数字化管理水平更上一个台阶。四强化档案安全保密意识。在日常保密工作中坚决做到“三规范”，即涉密文件处置规范、涉密人员管理规范、涉密设备使用规范，“谁使用、谁负责”的原则，将设备使用者定位直接责任人。

三规范。规范档案业务收集、整理、馆藏。按照科学、合理、便民的要求，优化科技档案、文书档案、声像档案、实物档案”业务流程；进一步深化“只跑一次”服务宗旨。一规范档案工作管理标准，2017年根据国家档案法及省公司档案有关要求，公司修订了档案管理制度、档案管理应急预案；二规范了档案归档标准。2017年修订了“文件材料归档范围与档案保管期限规定”，规范了文书档案规范范围。三规范档案借阅流程。对档案的馆藏、借阅和归还要及时登记记录，将档案管理工作责任落实的个人，谁出错，谁负责，而且要进行管理工作的监督制，建立全面的档案管理科学化管理机制。

一提升。提升档案管理服务水平，充分运用手机短信、微信、宣传资料等开展档案宣传工作和工作交流，提高社会各界对档案的认识，不断优化档案工作环境。近几年来国家对电网投资力度加大，档案利用较多，借阅单位涉及内部和外部单位，良好的服务加深人们对你的印象，给企业树立良好社会想象。当借阅人员来到档案室时，我们以热情态度，主动上前咨询用户需要查阅那些档案，提供相应的咨询，对不能查到所需的档案，档案人员做下记录，作为以后收集档案重点资料。充分了解用户所需，要把“死”档案变成“活”档案，为利用者着想，让用户真正感到档案的存在重要意义。相当一部分职工对档案的认识模糊，认为档案借阅审批手续复杂，利用群体受到一定限制，为了让档案服务于基层人员，更好的服务于公司电网建设。2017年公司对档案借阅重新做了规定，除了重要档案需要领导审批，其他档案一律对外开放，借阅时需要可以通过协调办公网上借阅和登记借阅。通过创新档案管理服务方式、手段、提高档案利用效果，提高查档职工满意度，打造全新档案服务形象，发挥企业“工匠精神”品牌效应；提升档案服务质量促进档案日常管理规范化水平，打造电力公司良好形象。

四、效果及影响

国网周口供电公司积极助力“只跑一次”改革，围绕“四强化、三规范、一提升”档案管理措施，紧紧围绕服务企业生产建设和经济发展，着力加强档案规范化建设，进一步丰富档案资源，加强档案工作制度建设，不断提高档案安全保障能力，按照省公司总体工作部署，忠实履行“为党管档、为国守史、为民服务”的职责要求，不断完善档案信息化管理水平，积极推进档案数字化建设及电子文件中心建设，按照国家档案局“存量数字化、增量电子化”的要求，积极进行原生电子文件的归档接受工作，保证了电子文件的安全和有效利用，已取得良好的成效。

档案管理队伍建设得到全面提升。2017年市县公司档案数字化在市公司集中办公，县局档案人员配置薄弱，档案数值化面临各种困难，为了确保此项工作顺利开展，市公司对十个县局档案人员、项目兼职档案人员34人采取一对一实操培训和电话沟通指导，分解细化工作步骤，现场演示操作方法；队基层单位需求，进行面对面指导，并适时进行理论与实际操作培训，以系统实际数据为例进行实际操作，指出整理归档文件的重点和难点，力求全面提升档案工作的业务技能和工作效率。同时对档案数字化进度慢的县公司进行现场督导，大大提高了县公司档案数字化速度和质量。

档案数字化建设得到提升。周口公司按照国家档案局及省公司要求，对归档的文件材料进行鉴定、分类、编目、归档、打印、装订、排列上架及提供档案利用服务工作。公司文书档案电子检索率达到100%，基本满足各基层查找需求。2017年文书档案数值化由99.1%提高到99.79%，科技档案由79.3%提高到89.94%。

档案利用率大幅度提升。档案的价值在于利用，“存凭留史、资政育人”。2017年档案借阅电子利用次数共计187次，实体档案借阅267次。

我们做好档案基础工作，要不断的适应新形式，以服务为宗旨，以创新为主题，使档案工作更好的服务于公司，服务于基层。