医药集团型企业人力资源信息化管理的实践与探索

刘天尧

摘 要 国药控股股份有限公司是一家集团型企业，其在仁科Peoplesoft（简称：PS）人力资源管理信息系统中应用了人事、薪资、绩效、培训等主要核心功能模块。团队通过“系统集中化管理”、“推广应用中的解决方案”、“微信端功能的开发与使用”等各项措施，在5年期间持续实践与探索中获得了一定的人力资源管理信息系统应用的显著成效，如“电脑端/微信端员工自助入职平台”、“移动绩效管理平台”、“在线学习平台”和“微信消息共享平台”的搭建方面尤为突出。

关键词 仁科 集中化管理 数据维护 微信端功能应用 共享服务

中图分类号：F406.15 文献标志码：C 文章编号：1006-1533（2018）23-0106-04

Practice and exploration of human resource information management in a pharmaceutical group-based enterprise

LIU Tianyao*

（Sinopharm Group Co. Ltd.， Shanghai 200051， China）

ABSTRACT As a group-based enterprise， Sinopharm applies the core function modules of Peoplesoft e-HR system in workforce，payroll，performance and training management. According to the ‘centralized management application， ‘solutions of the system generalization and application and ‘R&D; of WeChat mobile function， Sinopharm gained some achievements of the continuous practice and exploration in the e-HR system application during the five years， especially in the aspects of ‘PC/WeChat employee self-service entry mobile system platform， ‘mobile performance platform， ‘e-learning platform and ‘WeChat message sharing platform.

KEY WORDS Peoplesoft （PS）； centralized management； data maintenance； WeChat mobile function application； shared service

國药控股股份有限公司（简称：国药控股）是中国医药集团总公司（简称：国药集团）所属核心企业，其本身同样是一家集团型企业。为更好地适应创新驱动发展战略需要，顺应国家关于加快“两化”融合、提质增效的新要求，2012年在国药集团引领下，国药控股全面开展基于仁科PeopleSoft（简称：PS）人力资源信息系统为核心的项目上线实施工作，并做到各分、子公司全覆盖。经过5年的实践与探索，尝试提供更多增值功能与服务来增强用户粘性，让系统真正用起来。

1 信息化建设的进程

1.1 信息化建设的背景

国药控股作为中国最大的药品及医疗保健产品的分销商、领先的供应链服务商，公司拥有并经营中国最大的药品分销网络。包括三家上市公司：国药控股、国药股份、深圳一致，及全国各地上百家分、子公司，共上万名员工。除中国台湾、澳门地区外，国药控股的分销、物流配送网络已覆盖全国各地。

要支撑这样一个经营规模大、产业链条长、分布范围广、机构人员多、管控要求高的大型企业，原系统已无法满足当下管理需求。经过甄选，国药集团看重PS系统强大的基础功能，融合企业规范统一的人力资源管理标准与要求，为集中管控保驾护航。同时，灵活的集成端口也为今后国药控股探索挖掘更多叠加应用提供通路，且这方面的考量与腾讯公司当初选用PS系统可谓不谋而合[1]。

1.2 信息系统的变革

回顾2013至2017年这五年间，随着市场环境不断变化，公司业务板块的调整与扩大，公司和员工数量急剧攀升，基层HR用户日常数据维护量骤增（表1）。为提升其工作效率，在优化PS系统基础模块的同时，也在通过叠加功能应用来增强其对系统的粘性，有效提升整体人力资源管理水平。

2 信息化管理的实践

2.1 系统集中化管理的应用

2.1.1 一套系统、一套规范

国药控股及分、子公司均按照国药集团要求运用PS系统开展日常人力资源管理工作。以集团标准化的职务、职位、职级、岗位级别、薪资项目、计算规则、社保规则、计税规则等体系来规范，结合人力资源管理工作细化执行来个性化定制更为适合自身的系统标准框架，涵盖“组织结构设计”、“职务职位说明书”等[2]，并借助系统来对各级子公司人员预算编制进行控制，从而达到集中化管控的目的，也为后期数据分析（简称：BI）平台开发及数据准确性提供保证。

2.1.2 多套系统、一条纽带

国药控股通过PS系统灵活的集成接口，将财务系统（EBS）、业务系统（BPM）、考勤系统、协同办公管理系统（OA）等一体化无缝对接。PS系统在职员工方可开设其他系统账号，这不仅加强各部门间联动，且大大提升人力资源工作在公司内的影响力[3]。

2.1.3 培训上岗、规范操作

国药控股对PS系统操作人员有严格的上岗要求，须通过系统操作培训与考核，方可持证上岗，以确保其日常操作的规范、准确、高效。针对新加入的分、子公司HR或已上线公司HR替换的情况，分别制定操作培训课程。

2.1.4 专业运维、保驾护航

国药控股拥有一支专业系统运维团队，专注于服务旗下上百家分、子公司，提供专业高效的运维支持。HR系统操作人员在培训结束后，可通过“PS系统用户操作手册”（简称：UPK）帮助其规范操作系统外，还可通过运维服务系统平台（简称：JIRA）进行沟通答疑。为保证运维工作的效率与质量，为之制定一系列标准运维服务规范与流程，确保系统稳定运行。

2.2 系统推广应用过程中的难点与解决方案

2.2.1 系统使用方面

1）界面不美观 针对此问题我们为系统首页设置导航栏用于分块管理，便于迅速找到操作菜单；其次，将新员工入职信息填写页面全新改版，调整布局、简化操作，并赋予它一个新名字“很高兴遇见你”，在提升系统易用性的同时，逐步提升其美观度与亲和力。

2）操作不简便 PS系统操作对HR有一定要求，虽经过统一培训，但学习能力差异使其无法灵活使用系统，甚至出现大量操作错误，工作效率大打折扣，用户体验感降低。为此我们除持续提升运维支持外，基于PS框架的客户化开发与优化必不可少。如：将日常操作频率较高的新员工入职界面，从原来10个环节减至5个环节，还支持微信端同步操作，可拍照直接上传照片或电子件、HR可灵活勾选需填写板块、全盘员工信息检查页面等新功能，有效避免漏填、误填，提升员工自助入职体验感，减轻HR信息维护工作量。

3）算薪速度慢 PS系统算薪非常耗时，在集中发薪期间，运算进程排队是常态。为此我们对全量子公司进行系统使用情况调研，发现存在系统使用问题多的公司大多电脑设备落后、网络不稳定，且无专线。为此我们联合信息部给予各公司可行性优化建议，着力提升硬件、软件、网络等基础设施，大大提升薪资关账准时率，且约70%的公司已逐步转为线上直接算薪。

2.2.2 数据维护方面

1）数据维护的准确性 为满足各类人力资源数据分析需求，我们定制开发了各类报表，却受限于数据的准确度。为此从两方面来改善，其一：增强操作限制，避免误操作；其二：加强对HR负责人、基层HR进行分级培训，借助自主开发E-HR微课程来提升各级人力资源工作者的专业度。

2）数据维护的及时性 为确保数据的准确性，我们并未因此放开系统操作限制，除提供数据修改、操作答疑等运维服务支持外，致力于通过系统叠加功能来加强其对系统的粘性，逐步提升重视度。

我们对系统维护质量达标公司进行调研，从中发现：有些公司专门设置系统维护岗，且与绩效挂钩，专人做专事，规范维护、定期检查、清理梳理数据，这为数据维护准确性与及时性提供了重要先决条件。大部分公司针对系统操作规范要求调整或重定流程与制度，这一系列转变是系统应用推广的极大助力，也是叠加功能服务所带来的最好反馈。

3 信息化管理的探索

3.1 微信端基础服务功能的开发与应用

国药控股自2014年着手基于PS系统组织人事与薪资模块开发的“HR助手平台”，主要开设“我的信息”、“工资单”、“通讯录”、“员工信息”四大模块。随着功能应用的推陈出新，如“年度工资单”（可查看个人全年工资、福利、社保、税、公司福利支出等）、“名片分享”（可扫码添加至对方通讯录，或通过发送名片快速添加）、“移动考勤”、“移动绩效”（电脑与微信同步）等，平台拥有了一个更能体现其功能与服务理念的名字“国药e家”。

3.2 微信端增值服务功能的开发与应用

“国药e家”是国药控股企业号下设其中一个公众服务号，还有如“国控党群”、“法务汇”、“国控安全人”、“服务大厅”、“国药大学”、“药零通”等，员工只需一键关注企业号即同步关注所有公众号。企业号由运维团队提供技术支持，且已全面开放子公司申请加入，按需灵活配置权限，并享有个性化定制功能与服务。

企业号全面推广迈出了共享服务第一步，运用创新手段有效提升人力资源服务品质及效率，通过创新建设线上线下结合的服务渠道，充分利用信息化手段，打造端到端的员工服务平台，实现员工职业生命全周期管理。

3.3 企业号关联的四大共享服务平台

1）消息平台 子公司企业号、公众号加入国控企业号下，可共享增值功能（消息推送数量无限制；人群定向、定时消息推送；自定义消息提醒内容）。

2）培训系统 在PS培训标准功能模块基础上，定制开发培训管理系统，灵活支持电脑与手机同步使用。为鼓励员工充分利用碎片时间学习，搭建员工专属移动学习平台，可参与微课学习、课堂互动讨论和投票、学习排行版角逐、学习社群点亮星星等。

3）绩效系统 在PS绩效标准功能模块基础上，定制开发灵活支持电脑与手机同步使用的移动绩效管理系统。其基于绩效管理“五大核心理念”、“六大通用法则”，可定制化配置系统考核流程、考核模板，最大程度满足多样化管理需求，促使HR用系统观念和思想看待绩效管理工作，使之在未来工作中为企业带来意外的收益[4]。

4）活动平台 基于PS系统核心模块并整合会务系统全开发的功能模块，支持活动发起、自主或代报名、信息汇总、现场互动、活动调研反馈等。

目前各增值功能模块已全面开放，微信与电脑同步操作模式亦获肯定，其中会务系统已成功协助多个部门开展大型会议；调研问卷功能也已成功广泛应用于多个领域，如“员工体检满意度调研”、“培训评估”、“入职满意度调研”等。

4 信息系统的价值延伸

国药控股在人力资源信息系统的日常运维、系统优化、功能探索方面取得的成绩，得益于公司领导的大力支持和历任人力资源工作者的持续投入。系统使用的最终目的是通过信息化的变革，为公司创造价值、为HR提高效率、为员工提供便捷。最终，人力资源信息系统维护的核心数据为公司提供数据支持和决策依据，提升人力资源管理在公司运营中的地位与价值。

同时，顺应互联网时代，人性是管理的第一要素，我们在长期实践中正逐步改变人力资源管理的趋势与重心，从管理转向服务，让员工充分“被共享”，释放其能量，从而获得更为强大的生产力，为企业创造更高的价值[5]。

参考文献

[1] 孙瑞. 腾讯张东超分享e-HR系统建设实践[EB/OL].（2014-09-25）[2018-08-23]. https：//searchdatabase.techtarget. com.cn/7-21923/.

[2] 孙宗虎， 邹晓春. 人力资源管理工作细化执行与模板[M].北京： 人民邮电出版社， 2009： 73-79.

[3] 程海涛， 胡霞辉， 崔靜波. 技术改变人力资源[J]. 第一资源， 2017， 8（65）： 25-28.

[4] 聂新梅， 孙健. 人力资源主管高效工作手册[M]. 北京： 机械工业出版社， 2009： 169-174.

[5] 穆胜. 互联时代人性是管理第一要素[J]. 中外管理， 2016， 279（3）： 42-44.