论工程项目合同管理

徐智君

【摘 要】项目合同管理是对施工合同的订立、履行、变更、终止、违约、索赔、争议处理等进行的管理。施工合同和分包合同必须以书面形式订立。一般来说，施工过程中或多或少总会遇到项目变更等实际情况，而对于此，也就必须以书面形式进行确认，并作为合同的组成部分。本文从工程项目合同的概念出发，逐步向读者阐释何为项目合同管理，以及项目合同管理的重点、难点。

【关键词】项目；合同；管理

工程合同管理是市场经济条件下企业经营管理的一种重要方法是经济手段法律化的形式之一。每每遇到工程建设，其初期工作最为重要、也最为繁琐的就是合同的签订与管理，在日益复杂的生产活动中，工程建设活动时常出现与建设者早期规划不一致的情况，而此时，最普遍的解决方案就是“按合同说话”，所以，仅此一点我们就可以看出合同在工程项目中的重要性。但往往，尤其是中小型企业，在创业初期，可能更多的是关注经济利润的最大化，为了获得更多利益，在合同管理上没有得到足够重视，更不谈设立专门的合同管理部门，也因此，现实生活中拿着合同到处打官司的情况屡见不鲜。那为什么会出现这种不和谐的声音？合同管理目前又有哪些不足？我们的企业在日常工作中需要注意哪些地方呢？

一、什么是工程合同管理

在建设工程中贯彻法治理念，实施“合同之治，契约之理”，是世界贸易组织平台上适应市场经济体制条件的唯一选择。通俗地讲，工程合同管理就是在贯穿于工程项目整个生命周期，体现建设者与承建者共同意思的表达，也是对双方工程项目开展共同的一种约束文件，而对于它的管理就可以理解为工程合同管理。

现实生活中，合同可以说无处不在，合同管理应伴随着合同的存在而存在，但是很多人却只注重对合同风险的审查，却并不在意对合同的管理。但是对合同的管理却又十分重要，一个善于管理合同的人往往对合同的风险有着深刻的体会，能够用自己独到的眼光体察出合同的风险点所在。

二、合同管理的基本原則

1、合同管理要基于法律法规，唯有此，合同才能切实保障建设者的根本利益，促进项目的稳健开展。

从现阶段来看，与工程合同相关的法律法规有两大类，一类是民事商事法律，如物权法、合同法；一类是经济法，如招投标法、建筑法等。作为合同管理人员，应该能足够清楚以上法律的相关条文，并能较为熟练地应用，以此来保证合同条款的合法性、合理性，最终保障合同的有效性。国家法律赋予建设者种种权利和利益，是要让建设者根据合法的合同条款进行维权，若条款因为违背法律而没有效力，那相应的权利也就无从保障。

2、合同的管理应当与工程项目的实际情况相匹配，一个项目的出发点、落脚点主要体现于项目的质量、进度、成本三要素上面，要使之在平稳、可控的条件下顺利完成项目竣工并投入使用才是根本目的。

对于合同管理应该根据工程的实际情况制定相应的科学解决方案，编制出可操作的合同条款，同时，也要重视质量、进度、成本三大目标，应是包括合同管理工作在内的所有工程管理工作的纲领，可以说，任何项目在签订合同时都应该体现和贯彻上述目标，也只有如此，合同管理才会在工程项目管理中发挥出较大的推进作用。

3、合同管理不能是被动管理，管理者应该具有前瞻性，要能做到提前防范纠纷、索赔风险的发生。

预防是进行风险控制的有效方法之一，建设者和承建者都应当综合考虑各种合同管理过程中的风险因子，并尽可能互相协调，制定出双方都能认可的风险控制方案，同时，也应当确保合同条款的明确、具体，避免歧义和含糊。

任何合同条款都包含了合同主体之间利益的相互制约和相互促进，工程项目的各类合同中，建设者与其它工程参建方的利益不会是完全的对抗关系，也不可能是完全的一致关系，他们之间的利益通过各个合同条款表现出相互制约和相互促进的特点。建设者在进行合同管理时应把握自己的合法利益与非法利益的界限，把握保护自身利益的恰当限度。

三、目前工程合同管理中的一些不足

1、在一些小微型企业中，有些急功近利的企业主过分关注企业利润的获取，而没有建设高可靠度的合同管理制度，只是简单地签订项目合同，这往往导致不明确的合同条款的出现，成为建设者与承建者矛盾的导火索。

2、合同签订双方法律意识淡薄。针对第一点，第二点是关于建设者与承建者双方的思想意识薄弱。在纷繁复杂的经济社会，不仅仅是建设者急功近利，承建者也存在这种现象——急于获取工程，不进行周全规划，与建设者匆匆签订完合同后迅速开工。这种现象并不少见，由合同双方“未尽事宜”引发的纠纷也不在少数。这种草率的行为，到头来，受损失的极有可能是合同双方。

3、缺少后续监督。合同签订不是一项一次性工作，它的生命周期应当贯穿于整个项目，只要项目没结束，合同管理就应该持续进行。但有些项目中，建设者简单地将签订好的合同归档存放，承建者也只是简单地进行设计图纸化地施工，双方都有可能忽略合同中的相关细节。这体现的就是缺少合同管理的监督，有些企业因此出现越权行事、合同恶意篡改、财务漏洞等情况。

4、缺少专业人才。其实这一点是由合同管理意识淡薄所引发的次生性问题，正是因为管理者缺乏这方面的意识，所以在配备合同管理人员时可能是很随意的，如其他部门人员兼任、应付检查时临时任命等，这种操作只会使合同管理流于形式。

四、合同管理中需要着重注意的细节

1、合同双方的纳税资格。签订合同时要考虑服务提供方是一般纳税人还是小规模纳税人，提供的结算票据是增值税专用发票还是普通发票，增值税率是多少，能否抵扣，再分析、评定报价的合理性，从而有利于节约成本、降低税负，达到合理控税，降本增效的目的。

2、合同签订前期审查对方的履约能力。说白了就是审查对方的信誉，在签订合同初期，这项工作可以说是必备的，不进行相应的市场调查，很难了解对方的实际履约能力。尤其是在当今社会，眼花缭乱的企业名称，极有可能遇到的是信誉能力低下的企业，贸然签订合同，会使自己处于极大的风险当中。所以，对对方的营业执照、法人代表证明、授权委托权限、企业年检证明等材料的审查是必不可少的。

3、严格审查各项合同条款。这就要求我们必须摒弃急功近利的思想，踏踏实实地对合同内容进行仔细审查，遇到不明白的甚至还要像法律顾问进行请教。比如合同双方的权利与义务划分，交货地点、交货方式、交货时间、费用结算方式等，都需要一一明确，不能模棱两可。

4、避免签订无效合同。如因欺诈、胁迫而签订的合同，损害国家、公众利益的合同等；注意合同的规范与完整，要尽可能以书面形式签订合同，虽然法律上允许口头形式的合同，但为避免日后麻烦，还是建议白纸黑字签订纸质合同；重视仲裁条款，在合同中尽量注明合同双方一致认可的仲裁机构，以便日后发生争议时，可以向双方认可的仲裁机构申请仲裁。

五、如何进行高效的合同管理

1、建立标准化合同模板。标准合同模板的建立，一方面是针对那些经常使用且变化不大的合同类型可以建立一个合同模板批量用之，从而减少起草合同时浪费是时间和精力，另一方面可以为合同管理提供便利。但要注意的是，不同项目可能会产生差异较大的合同条款，这当中所涉及的合同格式或许会有细微差异，所以在签订合同时可以以模板作为基础，但不能完全照搬，以免出现不符合要求的合同内容。同时，对合同的审查也是重要一环，建立标准化合同模板不代表简单代入就是完成合同的签订，它不是一劳永逸的，在签订合同后，还是需要对合同中的各项条款进行仔细确认。

2、将合同进行分类。一个企业的正常运营不可能只有一种合同类型，如除了买卖合同，还存在维修合同、租赁合同、运输合同等，因为将每类合同按照一定的标准进行分类管理，会提高查找合同的效率，也更容易进行对比从而不断改进合同文本和合同管理。有些大型企业所经营的范围可能比较广，不仅仅是针对某单一领域，所以讲合同进行分类就显得很有必要了，合同管理人员要分门别类地对不同类型合同进行归类，这样做最直接的好处就是在进行项目合同查找时能较为轻易地调阅出相关文件，提高工作效率。

3、设立专门的合同管理部门。企业在生产过程中其资料是越来越多的，如果只是靠临时人员进行管理势必会出现重要文件丢失、损坏的情况，所以，对于项目合同这种重要文档，要设立专门管理机构，不仅对纸质版本进行分类存放，还应进行复印件扫描，存为电子文檔，进行长久保留。与此同时，专业管理人员也应当具备专业管理素养，有条件的企业应当招聘招投标专业人员，发挥他们的专业技能，更好地从事工程合同管理工作。

4、进行硬件投资。建立一个合同管理室，将每年的合同按照不同的类型编号后装订成册管理，并派有专门负责人员管理合同，如果其他人需要合同原件，应登记后交给办理人员，并确保办理人员及时归还合同原件。重要文件的管理不能成为纸上谈兵，在将合同调出管理室时要及时做好时间、授权人、归还时间、调阅用途、是否缺损等方面的记录。

我国施行的是市场经济，在这一背景下，合同已经成为法制建设的载体、信用经济的保证。而国内大多数企业经济的往来现在主要形式就是合同，合同管理作为现代企业管理的重要组成部分，它是否有效，是否能体现出它真正内涵，从一定程度上也体现了这个企业在管理方面的成败与否。

工程项目合同管理工作不是一蹴而就的，它需要管理者对企业的经营有较为熟悉的工作经验、同时也需要具备一定的合同管理知识，如何通过这样的一个管理尽可能地规避或降低企业经营风险，提高市场竞争力、获得更多的经济效益，必将成为一门长久性的课题。因此，加强工程项目合同管理既是势在必行，又是对企业发展具有重要意义的一项工作，值得每个企业给予足够重视。

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