信息化背景下室藏档案数字化工作浅析

■司燕

为贯彻党的十九大精神，落实新发展理念，针对当前我国企业档案信息化工作存在的发展不平衡和不充分的问题，解决企业信息化工作中面临的实际困难，找出企业数字档案馆(室)建设中存在的问题和不足，缩小地区间差距，推进企业数字档案馆（室）的升级换代①。2017年，国家档案局发布了《企业数字档案馆（室）指南》指导企业开展数字档案馆（室）建设。目前，《企业数字档案馆（室）指南》②《档案数字化外包管理规范》③《纸质档案数字化技术规范》④《云南省档案数字化工作安全保密管理办法》⑤是我省企业开展档案数字化工作的指导性文件。

云南省档案局2009年全面启动数字档案馆建设，是开展数字档案馆建设较早的省份之一。全省各级档案部门积极为各企业单位提供数字档案建设技术指导服务，通过数字化工作外包工作实践，各单位逐步探索适应自身工作发展需求的工作经验和做法。下面，笔者结合自身工作实际，就如何开展室藏档案数字化工作谈谈自己的几点认识。

一、档案数字化工作原则

我们一般遵循以下工作原则确定室藏档案数字化顺序：一是为确保档案信息完整、准确，原则上以部门为单位进行扫描；二是查阅利用率高的优先扫描；三是涉及广大职工利益的档案优先扫描；四是珍贵档案优先扫描。扫描后及时封存档案原件。

二、采用符合标准规范的档案管理软件

使用符合标准规范的功能实用性强，简单易操作的档案管理软件，如：“数字档案管理系统”、“电子文件归档及查阅利用系统”。在确保档案实体和图像信息安全的前提下，室藏档案数字化主要起到以下几个方面的作用：一是改变档案管理方式，从过去单一的库房管理，延伸到现在的电子档案的管理。二是封存扫描后的档案原件，起到了保护原件的作用。三是改善档案利用方式，扫描后的档案通过授权实现网络在线查阅利用和档案信息资源共享。

三、制定适应数字化工作需要的工作制度、方法和模式

在开展室藏档案数字化工作时，档案管理员应预先对室藏档案涉密情况及纸张、目录、图像数据等状况进行摸底，并制定适应数字化工作的工作制度、方法和模式。

（一）数字化工作制度：为确保档案实体和信息安全，结合国家档案局《档案数字化外包管理规范》和《云南省档案数字化工作安全保密管理办法》，并结合档案室工作实际，制定一整套确保档案信息安全管理和质量控制的数字化工作管理制度，解决最为基础的数字化加工管理的要求、规范和方法来推动工作实践。

（二）数字化工作方法和模式：已拟写纸质文件级目录的档案，计算机目录录入和图像扫描逐项完成，并导入数字档案管理系统；已有电子档案目录和图像数据的档案，电子档案目录和图像数据直接导入数字档案管理系统，实现档案数字化管理从目录到全文的提升；没有著录文件级目录的档案，规范整理档案后进行目录著录，并扫描档案原文后导入数字档案管理系统。

四、档案数字化安全管理和质量控制

档案数字化加工主要包括调卷、前处理、目录制作、图像扫描、图像处理、图像存储、档案装订、数据质检、数据挂接、归卷、数据验收、数据备份、数据移交等工作流程。扫描参数一般设置为24位真彩300dpi彩色模式，一般采用TIFF格式和PDF两种存储格式。加工人员在加工过程中，应填写工作流程单，对案卷加工情况进行清楚、详细的记录。同时把工作重点着重放在纸质档案实体和图像信息的安全管理和质量控制上。

（一）档案服务机构资质要求

截至2018年4月，云南省已有36家档案数字化服务机构通过省档案局资格审查，先后取得《云南省档案数字化加工服务机构备案证书》或《云南省档案服务机构备案证书》。在组织开展室藏档案数字化招标项目时，为确保档案实体和信息安全，应尽量选取已在我省通过备案的服务机构。

（二）数字化加工场地要求

档案服务机构进场前，业主单位应与服务机构签订保密协议，明确保密义务和责任。业主单位数字化加工现场应符合防尘、防火、防老鼠、蟑螂有害生物等安全管理要求，配备视频监控设施设备，不得将档案带离业主单位进行数字化。

（三）数字化加工安全监管

1.加工现场安全监管：严格加工现场安全监管。预先安装视频监控；进场计算机、扫描仪、打印机、移动硬盘、U盘等存储介质，按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用，不得擅自带离加工现场；严格执行加工现场巡查制度，建立安全监管日志；监督加工公司定期对加工设备进行安全检查、维修和保养。

2.加工人员安全监管

严格加工人员现场管理。主要包括：严禁非工作时间进入现场；严禁携带手机、相机、摄像机、私有移动存储介质等设备及与工作无关的物品进入加工现场；不得随意丢放、擅自提供、抄录、公布、损毁、丢失及销毁档案；严禁将档案进行复制、刻录等等。

（四）项目质量验收

质量验收紧紧抓住文件分件与目录著录质量、图像处理与挂接质量、整理与装订还原质量等几个主要项目，建立简单明了、易于操作的验收记录表单。档案数字化加工质量验收合格后，应形成规范的验收报告和项目竣工报告。

（五）档案条目图像数据备份和移交

档案服务机构公司将验收合格的条目图像数据进行备份移交业主单位，不能擅自复制或留存。备份介质一般采用一次性写入DVD光盘或者移动硬盘，要求备份3套（二套为TIFF格式、一套为PDF格式）。

项目竣工后，档案服务机构扫描仪、打印机等离场设备应由信息部门技术人员对存储数据进行删除处理，并拆除电脑硬盘交业主单位。备份数据移交入库后，应定期进行检查,确保数据的安全、完整和长期可用。

企业数字档案馆(室)建设是一项复杂的系统工程，需要调动各方面力量参与。在建设中应做好顶层设计，在集团层面整体推进，将数字档案馆(室)建设纳人企业信息化发展规划；要实现理念和技术创新，着眼于国际先进水平；按照国家有关规定规范建设数字档案馆(室)；遵守有关部门的保密规定，确保档案信息系统和档案数据绝对安全；要利用优先，注重实效，建设实用和适用型数字档案馆(室)。避免铺张浪费，不搞“面子”工程。⑥

参考文献

［1］杨太阳.贯彻新发展理念 缩小地区间差距 国家档案局推进全国企业数字档案馆（室）建设.中国档案报，2017.11.23.

［2］《企业数字档案馆（室）指南》，2017.

［3］《档案数字化外包管理规范》，(档办发[2014]7号).

［4］《纸质档案数字化技术规范》，DA/T31—2017.

［5］《云南省档案数字化工作安全保密管理办法》.2012.

［6］杨太阳.贯彻新发展理念 缩小地区间差距 国家档案局推进全国企业数字档案馆（室）建设.中国档案报，2017.11.23.