学生资助管理信息化发展对策探索
——以武汉铁路职业技术学院为例

师 楠

武汉铁路职业技术学院 湖北武汉 430205

随着社会的发展和经济水平的提高，我国的高等教育已经由精英式逐渐走向大众化，越来越多的学生有机会接受高等教育。但是由于目前我国经济发展不平衡的现象，使得部分进入高校的学生无力承担在校期间的学习和生活费支出，高校贫困生问题已经成为了国家、社会和高校共同关注的问题。武汉铁路职业技术学院是一所具有铁路特色的公办全日制普通高等职业院校，在校生约12000多人。近十年来，学校在校生人数大幅提升，贫困生的人数也随之剧增。截止2017年秋季学期，学校在册的贫困生共计3050人，占学校总人数的24.1%。其中特困生为805人，占在校生总人数的 6.4%；贫困生 1422人，占在校生总人数的11.24%；一般贫困生823人，占在校生总人数的6.5%。这对于传统的申报和认定方式提出了挑战。传统的方式导致了每年资助工作任务量大，人手不够，信息易却缺失，学生异动不易掌握，各二级学院信息不对称等情况。信息化系统的建立可以解决部分学生资助工作问题，使得信息更为准确，责任归属更为分明。

一、统一学生管理系统，加强部门协调联动

信息系统本身具有信息交换的优势，所以为了信息系统的利用最大化在全校应当建立一个统一的系统。而我校现有信息系统的几个部门像财务处、招生就业处、教务处，则分别使用自己的信息系统，这就使得基础数据共享相对困难，信息传递不及时，信息化程度大打折扣。而我校的学生资助系统并未建立，使得学生资助工作大量的数据交互使用手工档案，造成资源的大量消耗，且效率低下，出错率高。例如，家庭经济困难学生的认定工作。二级学院审核完毕后将所有学生的纸质材料及信息报送学工处，学工处需要整个部门一起连续几个礼拜来进行每一个学生资料的审核。同时，在二级学院报送信息时，经常有大量的错误信息。如果有一个统一的信息系统，直接在教务处的基础数据上进行申请认定，就省去了许多基础信息的纠错工作。

资助管理工作是学校日常管理工作的一个分支，它的工作内容同其他管理工作存在着密切的联系。因此，资助管理信息系统应当作为学校管理信息系统的一个组成部分，同时成为一个相对独立的子系统。但子系统作为一个组成部分并不意味着相互分离，恰恰相反，资助管理信息系统需要紧密地同其他学校管理信息子系统结合在一起。它们只有形成一个整体，才能最大限度地发挥信息化的优势，最大限度地提高工作效率，减少错误和资源消耗浪费。资助管理信息系统需要同校内其他管理信息子系统一同建立在一个完整统一的数据平台之上，以保持管理数据和内容的一致性。数据平台存储校内管理教学所涉及的所有信息和数据，并且维护着信息之间的关联。学校的管理信息系统围绕着统一的数据平台建立，各管理子系统从数据平台读取、保存、处理、分析和汇总数据。资助管理信息系统运行在统一数据平台之上，获取各类基础信息和数据，并通过平台获取其他业务子系统提供的业务数据，同时能够将生成的业务数据保存入统一数据平台，供其他业务子系统使用。资助管理信息系统可利用统一数据平台进行数据检索、处理、分析、汇总，最终生成管理所需的各类报表。

二、细化资助管理流程，建立反馈投诉机制

一个完善的资助管理信息系统需要来自各方面的信息，因而只有建立在统一的数据平台之上，才能顺畅地运作起来。资助管理的过程牵涉面广，流程复杂，涉及到基础数据、其他业务子系统，以及校外单位。而且资助工作的政策、制度、评定标准有时会发生变化，资助管理信息系统需要不时地进行调整，以适应业务的变化。一次完整的资助管理工作包含基础信息准备、信息发布、宣传、学生申报、班主任审核、辅导员审核、学院审核、学生资助管理中心终审、校级通过、财务发放、统计汇总上报等基本步骤。这些步骤中基础数据准备、信息发布、财务发放等，会涉及到其他业务子系统，以及校外的业务关系单位和管理信息系统。

为了确保学生在入校园之时就能享受到资助，资助管理工作在开学前就应该开展起来。前期的准备工作包括信息的准备、发布、宣传，这一系列工作的关联性对于资助工作的顺利展开非常重要。信息的准备工作可以和教务处的学生基础信息形成共享，以保证基础信息的准确性。学生申报是资助的主体工作的第一步，也是最重要的一步。该步骤必须简单灵活的操作，不易产生错误，方便在校学生，特别是不熟悉资助的新生能够准确无误地选择资助项目，填写信息，上传数据。其后，由班主任、辅导员、二级学院、资助管理中心进行四级审核，这是整个资助工作的核心，也是工作量最大最繁重的部分。资助管理信息系统需要为相关工作人员提供一个易用的工作平台，可以方便准确地展示所需数据，便捷准确地提交评审结果。财务发放是落实资助工作的最后步骤，该步骤的主要工作在财务子系统中执行。资助管理信息系统的任务是为后续发放工作提供必须的数据。而财务子系统将依据资助信息管理系统所提供的信息生成所需单据，完成发放工作。

在班主任、辅导员、二级学院和资助中心进行四级审核的过程中，需要把反馈投诉机制纳入进来。及时向学生反馈申报情况，如果提交材料不合格，说明其存在问题和原因，并及时进行解答。同时，在资助信息系统中设立投书建议板块，畅通和学生们的交流，可以专设定时线上答疑解惑板块。例如，学工处周一下午2点到4点进行学生资助工作的答疑解惑；财务处周二下午2点到4点进行奖金发放工作的答疑解惑，并对留言进行回复。这样定期的交流反馈机制的建立，增强了学生对学校的信心，增强了交流，提升了学生对于学校的信任感。

三、建设管理双管齐下，建立长效工作机制

信息化的成败，三分靠技术，七分靠管理。因此，学生资助工作信息化建设不能“一蹴而就”，必须设计一个长效的管理机制。首先，应当建立健全的信息化建设的管理制度，从制度上规范管理行为。一套切实可行的具有操作性的制度是工作长效运行的保障。其次，业务工作人员和专业技术人员配合完成信息化建设的具体业务工作，尤其是细节方面，必须具有实际的可操作性。例如，表格涵盖内容的完整准确性，其生成、制作、下载，程序的便捷性等。并且，随着政策的改变，细节需要调整处就需要工作人员与专业技术人员良好的沟通和配合。最后，系统的使用和维护是信息化能否长期有效使用的重要保证。开发方对于系统后期的维护、改进对于系统的长久使用性非常重要。因为往往使用人员并不具有专业的计算机能力，但是信息化和政策却是在不断的变化着的，这意味着信息系统的建立只是一个开始，而后期的维护和改进是更需要重视的。例如在高校系统使用情况的调研工作中，经常会出现系统很强大，使用很鸡肋的问题。这很大程度上就是开发上的后期维护没有跟上，而使用者本身并不具备解决专业问题的能力。

四、加大信息化建设投入，提升管理人员素质

随着全球信息化的发展，实现高校教育管理信心化已经是必然之举了。首先，学校应当加大校园信息化建设中硬件的投入。例如，信息系统的开发、新媒体的运用等，为高校教育管理体制改革提供良好的硬件保证。我校现阶段缺乏完整的信息化系统，学生的管理也沿用传统方法。在需要统计数据的时候，往往还需要辅导员进行摸查，然后报送。往往大部分信息的输送都是通过QQ的文件传输完成。其次，注重提高管理人员的专业素质。针对资助信息系统的建立，应当对管理人员进行培训。把管理人员从传统的经验型管理者变为学习型管理者，充分发挥管理者的创造性思维能力，建立一种人性化的持续发展。信息化的建立能够提升工作效率，减轻一些基础但是费时耗力的工作，这就需要管理者转变思维，更加注重工作中“质”的飞跃。而管理人员素质的提升，对于信息化建设的长效发展，起着不可或缺的作用。对于工作人员应当定期进行培训，在掌握最新的国家政策的同时应当具备信息化的相关知识，熟练运用新媒体。不仅能够把工作做好，更要做“精”。信息化的发展提升了工作效率，如何把更多的时间和精力从事务性的工作转移到育人性的工作中，也是今后工作中需要不断探索的地方。