浅谈房地产档案管理的问题及对策

唐亮

摘 要：房地产行业的发展在我国的众多行业之中是非常明显的，房地产市场也变得为多变，如果政府以及房地产企业没有将与房地产相关的管理工作做好，后续的房地产销售等活动也会受到影响。在房地产管理系统之中，管理房地产的档案材料是重点管理工作，管理房地产档案工作之中经常会出现一些问题，本文研究对这些管理房地产档案环节的问题进行研究，并根据房地产档案材料的情况提出对策。

关键词：房地产档案；管理问题；管理方法

在建设、审批以及管理房地产的环节之中，相关人员会出示一些音像文件、图纸以及书面文件，这些形式不一，但是都与房地产存在直接联系的材料就是房地产档案。从其形成的方式来看，房地产档案的存在形式不一，由于房地产流通活动经常会出现变动，因此档案材料也极具动态性，在开展城市规划等大型建设工作的时候，需要对城市之中的房地产分布情况进行了解，这些房地产档案就是重要依据。本文主要分析管理房地产档案时的常见问题以及可行的解决方法。

1 管理房地产档案环节之中的主要问题

由于房地产会经常性地发生变动，因此与之对应的档案材料也会出现变动，如果管理人员的经验不足，其很难在房地产档案出现差错的时候，在最短的时间找出并处理差错。本文现分析一下几个管理房地产档案环节的问题：

1.1 技术手段问题

国内大部分档案管理部门都接受了一些新型科技对于档案事业的改造，自动化技术不仅可以被应用到工业与农业生产活动之中，在管理领域同样也可以发挥出自动化技术的作用，但是房地产档案的相关管理部门却没有积极地应用自动化管理技术，虽然一些部门已经开始使用以计算机为主要媒介的信息管理体系，但是其信息管理体系并不一致，这就使得管理局面极为混乱，一些地区还会在经济水平的负面影响下，无法使用信息手段，硬件配置难以被更新，利用房地产信息的目的无法被实现，在数据处理环节虽然可以应用信息技术，但是在其他环节之中却无法使用信息技术，房地产档案材料还停留在纸质档案阶段，房地产数据信息库的建设工作也被耽误。

1.2 管理意识问题

档案管理中的意识问题给管理房地产档案的工作带来的影响是比较严重的，很多管理人员都是仅凭着原来的管理经验完成管理任务，并没有对于继续进行档案管理知识学习与研讨，穷对于档案管理工作本身还存在误解，认为与其他房地产销售与建设工作相比，管理档案是微不足道的次要工作，这种管理意识问题直接导致了管理人员用散漫的态度应对管理工作，对于获取的房地产材料没有加以归档，将大批量的材料长期随意堆放，这种处理档案的方法使利用房地产档案的工作也受到了阻碍，档案信息的获取途径极为多样，网络获取是一种比较方便的获取方法，但是很多具有丰富管理经验的档案工作者却没有上网的意识，也不愿使用网路办公这种科学的办公方法，无论是处理还是整理档案，都采取最为消耗时间的手工管理方法，因此改变管理人员的原有管理意识是一个难题。

1.3 管理人员问题

管理人员除了存在管理意识层面的问题之外，还存在着专业素质问题，处于不同工作阶段的管理人员受到管理经验、学历等多方面的影响，其管理水平难以保持一致，大部分管理人员只愿意将自己本职之内的工作做好，不愿意与其他人协作。

工作人员存在年龄偏大的情况，缺乏专业知识和管理技能，知识也有待更新，特别是电脑知识，自身的综合素质和信息化管理水平不高，还停留在比较原始的管理状态。同时，由于各种原因，房地产档案馆与登记、交易等其他房管业务部门在业务上存在协调问题，有时没能及时沟通和协调，致使信息不能共享，数据格式不兼容，档案就无法移交档案馆，档案交接存在时间差，交易查证和接收查封件时就会出现错误。

2 科学的管理房地产档案的方法

2.1 變动原有的管理制度

房地产档案工作体系的建立必须遵循以下要求：首先，法规和规章制度应该体现出科学理性。建立规章制度必须与单位的实际情况和房地产档案管理实践的特点以及房地产档案管理的实际情况相一致，以满足房地产档案管理的需求；其次，双向性的制度约束机制。说白了就是在约束房地产登记的员工的同时对房地产登记的领导进行约束，领导行为和形象直接影响制度的顺利实施，房地产登记员工是房地产登记重要组成部分，是约束机制主要约束的对象；最后，坚持制度执行的严肃性。

2.2 增强房地产管理工作的信息化程度

目前，国际上很多房地产登记机构的房地产档案管理工作都已经大范围的使用计算机，而在我国很多房地产登记机构中，使用计算机技术的范围也在不断扩大。房地产档案信息化管理已经成为房地产档案管理工作未来的发展趋势。房地产档案信息化管理就是综合运用现代计算机对房地产登记信息进行管理，如互联网、计算机技术等手段，以现代房地产登记管理为主要管理对象，对房地产档案的信息资源进行有效的处理，进一步开发房地产档案的应用价值。但是在实现信息化管理的过程中，除了要具备相应的硬件之外，还要制定规范的操作流程，有针对性的开发相应的应用程序。

2.3 提升房地产管理人员的整体素质

房地产档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于房地产登记的房地产档案管理人员。要想做好房地产档案管理工作，首先，应该对房地产档案管理人员进行有针对性的培训工作，不断提高他们的专业素养和知识层次和水平，让房地产档案管理人员充分的掌握各种科学的房地产档案管理方法，提高工作的效率，同时也提高房地产档案管理工作的质量和水平；其次，明确房地产档案管理人员的定位，在科学信息高速发展的今天，房地产档案管理人员不仅信息资源的管理者，更是信息资源的索者和服务者，因此其不但要具备房地产档案管理的专业技能，而且还要具备使用相关信息设备的能力。

3 结束语

在信息化的管理技术融入到我国的档案管理事业之中时，管理人员一般会改变原有的管理方法，优化档案管理环境，而面对房地产档案这种比较特殊的民生档案时，管理人员不仅仅需要房地产档案本身加以关注，同时还需要考虑到房地产市场的变动以及相关的房地产法规与政策，本文以较长的篇幅分析了当前的房地产档案管理问题，这些管理性问题直接给后续的房地产流通工作带去了阻碍，因此负责管理房地产的工作人员应当按照文本提出的科学的档案管理手段，避免一些不合理应用房地产资源的问题出现，推动房地产产业发展。

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