基层研究室知识管理系统使用情况分析

/北京航天发射技术研究所

知识管理是近年来学术界和企业界关注的热点。知识经济时代，“知本”已经成为企业最重要的战略资源，企业之间的竞争也越来越呈现出以知识为基础的竞争。2008年，中国运载火箭技术研究院开始控索并逐步推进知识管理工作。此后不久，北京航天发射技术研究所知识管理系统上线运行。笔者基于基层研究室的知识管理系统用户数据和调研，分析该系统的使用情况，提出提高知识管理系统效用的意见和建议。

一、知识管理系统的组成

研究所知识管理系统是所级实施知识管理的网络平台，分所级知识地图、部门知识地图和个人知识地图。上传到系统的知识，在所级知识地图和部门知识地图之间能自动同步。系统通用功能有搜索、上传、下载、预览、删除、部门管理、隐藏、统计、导出等。

1.所级知识地图

所级知识地图设3个一级目录，分别是经营管理、专业知识和系统管理（见图1）。一级目录下设二级目录，二级目录下设三级目录。

2.部门知识地图

部门知识地图面向研究室、项目组、中心及车间，设有20个部门。以某部门为例，该部门知识地图设有专业知识、经营管理、内部共享3个一级目录。部门的“专业知识”按专业基础树索引与所级知识地图的“专业知识”相对应，各部门按照本部门专业特点确定部门专业分支树。部门分类及本部门知识地图目录如图2所示，部门各一级目录下设二级目录，二级目录下设三级目录，见表1。部门上传的文件可以自动同步到所级知识地图对应的目录下。

图1 所级知识地图框架

3.个人知识地图

个人知识地图是个人浏览帮助、记录和个人感兴趣的知识收藏。

二、知识管理系统的使用情况及分析

1.目前的知识共享方式

当前研究所的知识共享方式主要有以下3种。

一是“师傅带徒弟”。师傅对徒弟口头或手把手的知识传授，虽然知识传递的效率不高、范围受限，但对一些“只能意会、不能言传”的隐性知识，非常有用。

二是强制共享。要求员工在规定时间内，必须发布多少条知识或提出多少条建议，或在完成规定工作后必须总结经验并将知识保留下来，这对企业知识的积累有一定的作用。需要注意的是要保证上传知识的价值。

三是内部市场。将员工发布的知识折算成点数或分数，进行经济奖励和精神奖励。这一作法与强制共享结合，如目前正在开展的“隐性知识挖掘贡献与应用指标要求”、“技术交流讲座”，做到有计划、有标准、有报酬，无论是员工的积极性还是上传知识的质量，都得到了保证。

2.共享的意义

Authur Anderson公司提出了在知识管理领域十分普及的一个公式：

其中，K代表知识，P代表人，I代表资讯或信息技术，S代表共享。

图2 部门知识地图框架

表1 部门知识地图目录

当S=0时，K=P+I，会有下面3种情况：

一是当企业没有实行信息化的时候，I=0，K=P；

二是如果企业能够将信息化系统做好，K=P+I；

三是如果企业的信息化系统不成功，I取负值可写为-I，则K=P-I。这说明了企业信息化系统的重要性。

因S位于指数位，故S对K有决定性的影响。换言之，如果有一个善于且乐于共享的组织文化，能够快速提升与累积企业的知识能力。

3.研究室使用情况

个人页面中，对个人知识管理系统的使用情况用总积分、新建知识、修改知识、上传文件、修改文件、推荐文件、下载文件、评价文件数表示，个人数据汇总及计算情况见表2。

表2 个人数据汇总及计算

其中，总积分=新建知识+上传知识+推荐文件+下载文件+评价文件，即

为保证数据准确、及时、全面，需要对原始数据做初步判定。以上数据采集时间在1天内，按系统显示计入；将有明显差异的数据21、22、24、25组进行人工剔除，其它有效数据进行计算。

散点图。上传和下载文件散点图，如图3所示。

总积分计算。结果如下：

方差

标准差系数

上传文件计算。计算结果如下：

方差σ传=268.75，标准差系数Vσ传=3.06

下载文件计算。计算结果如下：

方差σ下=229.19，标准差系数Vσ下=1.57。

3组数据的标准差系数都比较大，表示数据离散程度非常高。其中，上传文件个体差异最大。

4.上传情况

知识管理系统启动时，对各部门提出过强制上传要求，大量文件上传主要集中在这一时段，后续为零散上传。为评价系统日常运行情况，将上传文件数为2位数的数据剔除，留下表3的21组数据。

上传合计59，人均上传2.81，方差σ为2.50，标准差系数Vσ=0.89。42个月内，月均总上传1.40，月人均上传0.07。表2数据的标准差系数为3.06，表3则为0.89，说明表3数据比表2数据更有代表性。

图3 上传和下载文件散点图

表3 上传数据汇总

5.知识评价及共享情况

知识评价。知识评价是对知识价值进行评估，一般将评价因素考虑为知识的专业性因素和知识的流行性因素。可表示为：

其中，Vk表示具体某项知识K的评价价值结果，P代表知识的专业性因素，如用户对知识的评分；G代表知识的流行性因素，如用户对知识的阅读、下载、评论、添加标签、推荐、收藏、转发等。

分别为各要素的比重系数，

知识共享评价。知识共享是对用户的知识共享水平和知识水平进行评价，与用户的专业技能、知识共享参与度和知识共享贡献度相关。可表示为：

其中，是用户知识共享水平和知识水平的评价结果，T代表用户个人专业技能等级要素，如用户技术职称、专业岗位等；J代表用户参与知识共享评价的程度，用户对知识的各种操作行为，如阅读、下载、评论、添加标签、推荐、收藏、转发、打分等；C代表用户知识共享行为的贡献程度，如被用户共享的知识的价值，可用被用户共享知识的平均评分或评分排行计算。

分别为各要素的比重系数，

知识计算。由表2可见，新建知识、修改知识、修改文件、推荐文件、评价文件的人月均值很小且远小于人月下载均值3.47，可忽略不计；根据公式（3）和（4），在知识评价和知识共享评价中，仅考虑下载因素c2。

根据公式（1），表2取样人数为P=34；

根据公式（4），共享S为月均下载

根据表3，知识I取月均总上传为I=1.40

得月知识能力

系统运行42个月累加的知识能力

因此，可以得出以下7个结论。

一是上传总数2989，下载总数4951，下载总数约为上传总数的1.66倍，表明知识贡献的主动性小于汲取知识的意愿，知识贡献的主动性需要大力提倡和培养，一段时间内离不开对知识贡献的强制要求。

二是总积分、上传文件、下载文件3种情况的标准差系数都非常大，表明个体情况差别非常大，知识贡献和知识汲取，很大程度上依赖于个人的意愿和习惯。

三是上传文件的标准差系数最大，表明主动贡献知识的差异最大。34组有效数据中，有4组数据的上传数为零，有5组数据上传数过百、其中1组数据中上传数过千，表明上传文件主要集中于个别员工，人数虽少但人均上传文件数非常多，这部分员工主动贡献知识进行共享的意识非常强烈，应予以鼓励。

四是下载行为较为普遍，34组数据中下载数均非零；评分、评论、推荐、转发等行为数极少，近乎为零，表明用户除下载外其它共享行为尚未形成习惯。

五是下载内容多为标准、情况资料、论文集和“举一反三”报告。其中“举一反三”报告为强制性要求，上传报告的格式规范且内容丰富，共享知识的价值得到保证。

六是标准下载依次为所标、院标、部标、国标及国军标。设计人员反馈系统中所标收集完整，实用性好；其它标准收集不够完整。希望增加航天质量管理要求的文件资料。

七是用户希望能进一步完善系统，如强化搜索、收藏等功能。希望能统一知识地图的目录分类标准、完善目录、减少目录间的交叉和空档，减少空目录。

笔者运用有限的数据，尝试对现行的知识系统管理使用情况进行初步分析。总之，当前知识管理系统运行有效、成绩初显，但知识推送、知识推理等工作尚在控索。“诗书之泽，惟积乃厚，如水之淳，流演可久”，知易行难中，我们要充分认识知识管理工作的长期性和艰巨性，为知识强院而不断努力。▲