档案信息化建设与档案管理的若干思考

吴亭燕

摘 要 随着社会的进步和经济的发展，科学技术也在日益创新，各个领域都在信息时代的背景下朝着信息化建设的方向发展。信息技术与档案管理的有机结合，不仅可以解决档案管理工作中的难题，也能使档案管理工作的效率得到进一步提高。为了使档案信息化建设在档案管理中发挥出最大的价值，我们要进一步分析档案信息化建设的内容，明确档案信息化建设存在的问题，从而提出具体的改进措施。

关键词 档案信息化建设 档案管理 思考

一、前言

在信息化时代背景下，科学技术不断发展，档案管理工作也应该跟随时代的脚步不断革新。只有不断改革与创新，档案管理工作才能满足时代的需求。充分发挥档案信息资源的价值，有利于促进档案管理工作质量和效率的进一步提高，从而使档案管理能力也得到有效提高。目前，档案信息化建设还没有完善，在实施过程中会受到其他因素的影响进而影响其价值的发挥。本文通过对档案信息化建设与档案管理的思考，提出相应的改进措施，以提高档案管理水平，从而促进档案管理工作信息化建设的进一步发展。

二、档案信息化建设的内容分析

档案信息化建设的内容主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面。档案信息化建设的基础是基础设施建设，主要是指软硬件基础设备，它是保障档案信息能够进行传输、交换和资源共享的前提条件。档案信息化建设的核心是档案信息资源建设，档案信息化建设取得成功的关键是档案信息资源的有效开发和利用。档案信息资源建设主要涉及多媒体数据库和档案全文数据库的建设，有利于电子文件归档管理得到进一步规范。应用建设是指档案信息的收集、管理以及利用等方面，直接影响着档案信息化建设的速度和质量。标准规范建设是指对档案信息制定标准规范的实施过程。人才队伍的建设是档案信息化建设的关键，精通信息技术的复合型人才有助于进一步促进档案信息化建设的发展。[1]

三、档案信息化建设存在的问题

（一）分散性

在对档案信息发展状况进行具体分析的过程中发现，阻碍档案信息化建设发展的一个难题就是其具有高度的分散性。在档案管理工作中，管理方法和管理水平因地区不同而产生一定的差异。这给国家对其实施管理、进行规划统一和制定标准带来了困难，更不利于档案信息化建设。进一步加强档案管理工作，有利于促进档案的规范化管理。[2]

（二）异构性

档案信息化建设的发展能够用电子版档案取代传统的纸质档案，这不仅有利于提高档案管理的安全性，还有利于提高档案管理的工作效率。但各个企业在档案信息化建设的过程中均采用相同的管理模式，导致无法有效地对档案资料库中的众多资料进行分类。档案内部结构复杂、档案属性特殊、各式各样的数据来源和特殊的处理手段等问题都对档案信息化建设工作造成了一定的困难。[3]

四、档案信息化建设与档案管理的改进措施

（一）提高档案管理人员的综合素质

档案管理的效率受档案管理人员的业务素质的直接影响，档案管理人员的业务素质在档案信息化建设中发挥着至关重要的作用。档案管理人员要具备相应的计算机知识与能力，才能够完成在网络上对档案的储存、接收和修改等工作。档案管理工作人员不仅要有相应的计算机应用技术，还要有相应的思想精神。在时代不断发展的背景下，相关管理部门也要对档案管理人员提出更高的要求，对其进行定期的培训，促进档案管理工作人员思想的强化和自身的进步，从而使其综合素质得到有效提高。档案工作人员的综合素质的提高有利于其工作效率得到进一步的提高。

（二）丰富信息化管理手段

提高档案管理效率的有效方法就是丰富信息化管理手段。对此，我们可以从两方面着手：一是改进和完善管理制度，档案管理的实施要严格遵守相应的规章制度，使管理效果得到增强；二是改变传统的管理方式，采用现代化的管理方式，根据工作的重点对信息进行组织，从而使信息化管理的方式方法得到优化。

（三）加强电子文件归档管理

只有加强电子文件的归档整理，才能促使档案信息化管理水平得到有效的提高，从而促进档案信息化建设的发展。在进行档案信息化建设的过程中，不仅要使各地区的管理工作得到进一步加强，还有加强对管理方面工作重点的关注，更要严格遵守相关的工作规则。严格遵守工作时间，转化和处理不同类型的档案信息载体。加强对文件资料的监管和权限，促使电子档案的真实性和完整性得到提高。档案管理工作制度的实施也直接影响着档案的质量和档案信息化的进一步发展。

五、结语

要想让档案信息化建设在档案管理中发挥最大的价值，不仅要对档案信息化建设发展现状中的不足进行具体分析，还要找到相应的改进措施并有针对性地解决。相关单位不仅要提高档案管理人员的综合素质，还要丰富信息化管理手段，更要加强对电子文件归档的整理，从而促进档案信息化管理水平的不断提升。

（作者单位为中国水利水电第十工程局有限公司）

参考文献

[1] 尚晓丽.对档案信息化建设与技术档案管理的若干思考[J].现代经济信息，2017（11）：81.

[2] 王佳.檔案信息化建设与档案管理的若干思考[J].现代经济信息，2017（10）：69.

[3] 彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案，2017（01）：17-18.