高校档案管理信息化建设的思考

邢月霞

摘 要：随着全球经济化的不断发展，信息化技术已经覆盖当今时代，因此，为了符合目前新时代发展的要求，相关的高校人事档案也呈现信息化管理的方式，这也是高校服务和管理水平的一个重要体现。这种信息化的内容使得这种管理效率呈现出十分有利的特点，高效化并且十分的有秩序，对于档案的管理也变得非常的系统。文章会进一步分析在当管理的信息化建设存在的一些问题，从而进行方式展开，进一步推动档案信息化工作的管理。

关键词：高校；档案管理；信息化建设；思考

1 前言：

随着我国高校升学率的进一步提高，高校档案管理工作迎接了前所未有的挑战，在这种大背景下，信息化的技术有效的推动了高校档案管理的进程，进一步使其变得更加便捷，并且在很大程度上大大增加了其效率，这也将高效的档案管理工作推向了一个新的阶层，因此，文章将主要研究这种高校档案管理的现状，并且结合相关的问题所在，对于高校档案的管理和保存进一步提出阶段性的思考。

2 我国高校档案管理信息化建设现状

在二十世纪九十年代，我国对高校的档案基本上开始进行系统化的管理，迄今为止也取得了很高的成效，在一些具体的管理事宜上也有独特的心得。目前，所谓的这种档案管理信息化，也就是采用网络技术将档案整理成一种科学合理的形式，并且对其进行储存，进一步实现一种社会共享资源，大大增强档案的利用率。在这个过程中，由于发展历程比较短，从而存在很多经验不足的情况这种状况也是十分常见的，因此在档案管理的过程当中，进一步提高相关的工作经验以及当管理人员的基本素质是十分重要的，争取进一步将数据库和现实进行融合，进一步提高这个技术的发展[1]。

3 高校档案管理信息化建设的几点建议

由于高校档案管理工作的复杂化，在很大程度上对这种管理工作造成了一定的干扰，因此也阻碍了信息化建设发展的步伐，我们需要对这种管理工作进行全面的分析，并且加之思考，进一步解决这种管理工作中出现的问题，从而推动信息化管理的快速发展。

3.1建立健全的高校档案信息管理系统

如果在这种高校档案管理工作中能够有效的实现自动化管理模式，将有助于进一步开发出更加适合高校管理档案的信息化系统软件，它有非常显著的高效、快速的方法，相对来说也比较的简便，这对于加强档案管理做到标准统一化是十分有利的，这种软件系统一旦成立，在很大程度上能够方便资源共享达到这种建设数据库的功能，这种数据库一旦建成，后期一定要及时的对数据库容量进行更新，并且及时做到维护，使数据库内的相关数据，不但能够完整并且能够保质保量的进行保存。

3.2加强高校档案专业队伍建设

高校的档案管理信息工作除了跟信息管理系统本身的状况有关之外，在很大程度上还取决于信息化专业队伍的建设，如果这个队伍的水平以及专业知识、专业技术都达到一定的标准，那么在后续开展工作時，也会达到事半功倍的效果，它可以在后期的开展过程当中，非常有力的对于管理工作进行指导。其次，对于这种专业的人员，应该进行定期考核和培训，争取不断更新其本身的知识储备，做到与时俱进，或者对其进行适当的考核，如果其工作理念达不到标准的话，需要对其进一步提高技术上的培养，在这个过程当中，也需要逐渐培养其自主学习的态度，这样才能够在日新月异的新变化时代站稳脚跟，才能够打造出一个专业的高素质的人才队伍，这样才能进一步推动高校档案信息化的建设[2]。

3.3完善高校信息化工作机制

为了进一步加强这种档案机制的建立，以及后续的完善其工作机制，有效的推动高校档案管理工作的后续展开，因此，为了符合这种戏剧化的大背景，高效管理，但工作还需要具有一定的创新意识，明确其管理理念，从源头开始，职责分明。同时相关的国家政府部门要对这种工作制定出一些基本的规章制度，这在一定程度上也能对其起到一定的监督作用，也可以保证档案信息管理工作合法合理的进行展开。其次，为了有效的推动高校档案工作的发展，要在档案工作中有效激发其创新意识，进一步对于专业人员进行考核，可以建立一些奖罚竞争制度，从内在激发其工作的热情和动力，避免工作人员在长期的管理工作中出现的新思维，从而阻碍档案工作的发展[3]。

3.4实现档案管理的信息共享

其实最初针对于高校档案管理作出的信息化管理模式，只是为了进一步使得这种管理方式比较便捷化，也可以达到社会上的资源共享的一个环节，在整个系统内，要想将这些资源进行合理的分配，是一件非常复杂的事情，并且网络信息化也存在着一定的隐秘性和复杂性，建立一个高效的网络系统，必须使得全国各高校协调统一，尽可能的建立一个具有特色化，并且配置合理的统一网络配置，并且这种大服务水平要尽可能的保证其质量和隐私程度，这样一来才能建立起大的档案库，才能真正的实现高效化的信息之间的共享，从而达到信息的可协调性，尽可能地满足高校对于档案信息之间的共享建立，使得社会对这种档案信息能够做到有迹可循[4]。

4 信息化管理模式

目前为了进一步规范高校的这种信息化档案的建设，《中华人民共和国档案法》已经基本实施，进一步对高校档案管理工作有了新的准则，高校从招生开始以及后期的科研管理工作都需要进行这种不同形式的记录，而且这种记录得保管工作已经成为了高校最为基础的工作之一，因此对于这种情况，高校应该进一步加强基本的档案管理，将这种发展方式纳入学校的整体规划之中。国家也相应的对于各部门的负责人员进行了业务指导，使他们可以做到真正对这种档案管理工作进行监督和检查，进一步保障了这种工作的有效实施性[5]。

目前的这种信息化管理是为了达到更为获得最佳效益的一种方法，对其进行业务化的管理，而这个管理的过程当中，流程是一个很重要的核心，因此，为了进一步追求信息系统的准确性和快速性，要对于这种管理服务模式进行专业的培养和不断的创新，有些信息化的管理模式还会与IT技术进一步的进行融合，如果这个系统中一但有不合格的管理过程出现时，系统会自主性的启动多种多样的修复模式，使得信息系统和高效的管理制度，如果一旦发生碰撞和冲击时，它就会启动自我创新修复模式，对其提供更多的帮助，并进一步带动高效管理的系统，真正达到技术与管理模式相融合的一种状态，从而实现可控制性[6]。

5 结束语

总而言之，高校的档案管理细化工作也是一个慢慢提升的过程，它不可能一次到位，也离不开各种专业人员的工作态度，这种系统一旦建立起来就需要各部门人员的紧密配合，对其进行及时的优化，进一步完善工作体制。高校档案管理工作的信息化进程也是这个社会发展的一种必要推动形式，因此，社会各阶层人士要充分意识到这种形式的重要性，改革创新迫在眉睫，要进一步使得这种信息共享模式深入到人心，对整个社会的科学研究层面作出必要的贡献。

参考文献

[1]苌燕.对高校档案管理信息化建设的几点思考[J].办公室业务， 2015（19）.

[2]鲍元芬.高校档案信息化建设的几点思考[J].山西大同大学学报（社会科学版）， 2007， 21（1）：111-112.

[3]梅琼.高校档案管理信息化建设的几点思考[J].中国西部科技， 2011， 10（2）：57-58.

[4]黄海英. 关于加快高校档案信息化建设的几点思考[J].考试周刊， 2011（76）：195-195.

[5]董博宇.关于新时期高校档案管理信息化建设的几点思考[J].知音励志， 2016（17）.

[6]范雪香.基于推动高校档案信息化建设的几点思考[J].城建档案， 2015（8）：15-16.