基层医疗卫生单位的档案管理和利用的思考

摘 要：基层卫生单位档案管理是一项直接对档案实体以及档案信息进行管理并向医疗卫生单位提供利用服务的综合性业务，为国家档案事业最基本的构成部分，档案信息所蕴藏的应用价值正在日益凸显，如何利用档案管理工作全面提升基层医疗卫生单位管理水平、提高其工作效率及决策的科学性成为当务之急。本文从当前基层医疗卫生单位档案管理着手，分析其存在的主要问题并根据问题表现提出针对性的改进措施，以为其档案管理和更好的利用档案信息提供帮助。

关键词：基层医疗卫生单位；档案管理；利用

信息资源已经成为了二十一世纪核心资源之一，包括资料、数据、技术、信誉、形象等在内的信息资源逐渐成为了重要的生产要素以及无形资产[1]。对于基层医疗卫生单位而言，档案管理不仅仅是对患者信息的收录和整理，更是对其中蕴藏的医疗信息资源的进一步挖掘。然而，由于基层卫生单位在人员配置以及管理方面水平不高，使得档案管理普遍存在着一系列问题，不仅影响了档案管理水平，还对其科学决策带来了一定的不良影响。故此围绕基层医疗卫生单位的档案管理和利用展开研究无疑具有重要的研究价值和现实意义。

1基层医疗卫生单位档案管理存在的问题

1.1档案管理人员素质有待于进一步提升

档案管理是一项专业技术要求较强的工作，除了必须要有丰富工作经验外，还能够指导和解决学术研究、解决业务中存在疑难问题的能力。然而，受制于基层医疗卫生单位规模以及工作人员数量，档案管理人员多为其他岗位工作人员兼任，此种管理模式虽然在一定程度上满足了档案管理需求，但却直接导致档案管理人员素质偏低，难以适应现代化档案管理需求。尤其是信息资源重要性日益凸显的今天，档案管理人员素质不足的问题必将成为制约基层医疗卫生单位发展的主要因素之一。

1.2基层医疗卫生单位档案管理制度不健全

为了加强医院档案管理能力，更好的保护及开发档案资源，全国人民代表大会常务委员会审议通过并下发了《档案法》，为全国医疗卫生单位档案管理工作提供了强有力的指导。然而，对于绝大多数基层医疗卫生单位而言，自身的档案管理制度依然不健全，突出性表现为档案管理存在着较大的随意性，并未严格根据档案信息等级分门别类的归档和存储，使得不同级别的档案信息被随意放置在一起。再比如档案立卷、档案查阅与复制、档案的销毁均需要有着严格的管理制度以便于对档案管理人员的工作行为进行约束，而在实际工作中此方面仍然存在着较大的空白之处。

1.3尚未形成档案信息开发和利用意识

档案信息蕴藏着丰富的资源，如何开发和挖掘成为了档案管理的重中之重。近些年来随着信息资源的不断开发，经营管理、安全生产、法律诉讼等事务中档案信息发挥的作用越发凸显[2]。档案管理和利用作为各项事业建设与发展的基础性工作，具有着不可替代的独特作用。然而，我国基层医疗卫生单位仍然未形成足够的档案信息开发和利用意识，具体表现在档案信息并未转化为信息资源，对于医院领导的决策尚未发挥出应有的支持和辅助效果，绝大多数的档案信息依然处于“睡眠状态”。此外，基层医疗卫生单位档案信息开发和利用意识不足还表现在基础设施建设滞后上，有硬件而无软件支持，有软件支持又缺乏数据支持，有数据支持但难以实现在各个科室间的共享，在知识经济时代下此种问题越发凸显。

2提升基层医疗卫生单位档案管理的对策

2.1强化职业技能再教育培训

鉴于档案管理的重要性以及对工作人员的综合素质要求较高，本文建议今后基层医疗卫生机构应强化职业技能再教育培训工作，一方面指定专人负责档案管理工作，彻底杜绝非本职岗位工作人员兼职的现象再次发生。另一方面围绕档案管理工作实际需求而开展针对性的职业技能再教育培训工作，例如档案信息的收集和录入、档案价值的鉴定、档案检索、档案提供利用等，以便于工作人员能够全面掌握档案管理相关知识，以便于更好的从事档案管理和利用工作，为有需求的科室及领导决策提供有价值的档案信息资源，促使后者能够得的最大程度上的节约与合理利用。此外，职业技能再教育培训必须具有常态性，换而言之基层医疗卫生单位必须结合互联网时代下档案管理的发展趋势定期、分阶段、有目的的开展相关培训工作，从而不断提高档案管理人员的综合素质。

2.2完善基层医疗卫生单位档案管理制度

制度是要求大家共同遵守的办事规程或者是行为准则，档案管理内容多样，提供的服务亦具有多样性特征，故此在实际工作中必须通过良好的制度约束档案管理人员的工作行为。当下基层医疗卫生单位需要完善的档案管理制度主要包括档案室管理制度、档案保管制度、立卷归档制度、档案利用制度等，上述制度内容基本上涵盖了档案管理的全过程。结合基层医疗卫生单位工作实际，完善档案室管理制度，以便于规范管理，限制非工作人员的随意出入。此外，良好的考核是基层医疗卫生机构管理者掌握制度落实情况的主要手段，在档案管理制度建立后定期对档案管理人员工作成果进行考核有助于及时发现和解决存在的问题，所以将考核结果与绩效相挂钩，无疑能够为基层医疗卫生单位档案管理制度的进一步完善提供有利的帮助。

2.3广泛宣传，树立档案信息开发和利用意识

步入二十一世纪知识经济时代后信息资源成为了国家质检、企业之间竞争的重要战略性资源，对于基层医疗单位而言，档案信息无论是对于提高整体管理水平还是进一步提升综合竞争实力而言均具有重要意义。鉴于此，基层医疗卫生单位领导者就必须展开积极而广泛的宣传工作，例如通过宣传手册、走廊展示板、发光二极管、临时宣传板等，将档案信息开发和利用的重要性全面融入日常管理工作中，促使各个科室均能够对档案信息形成足够的重视。此外，档案信息资源的交互与共享势必会成为时代发展的主流趋势，也是有效开发和利用医疗信息资源的重要手段。故此在日常宣传工作中尚需要围绕档案信息的利用展开重点宣传工作，通过明确而规范的管理制度约束各个科室转交的档案信息，促使其格式及填写符合规定要求，便于档案管理的快速收集和录入以及在不同科室、不同医疗卫生单位之间的交互与共享，如此方能够最大程度上挖掘出档案信息所蕴藏的有用资源，创造最大化的经济收益。

3结语

综上所述，信息资源已经成为二十一世纪国家之间、企业之间竞争的核心资源，作为蕴藏有丰富信息资源的档案资料而言，提高基层医疗卫生单位档案管理和利用效率成为一个迫在眉睫的问题。本文在梳理现有研究成果后总结当前基层医疗卫生单位档案管理存在的问题包括档案管理人员素质有待于进一步提升、基层医疗卫生单位档案管理制度不健全、尚未形成档案信息开发和利用意识。根据问题表现以及具体内容，本文针对性的提出了强化职业技能再教育培训、完善基层医疗卫生单位档案管理制度、广泛宣传，树立档案信息开发和利用意识的解决对策，希望能够为基层医疗卫生单位提升档案管理水平及利用率提供帮助。

参考文献

[1]任秀峰.小议基层卫生院档案管理存在的问题和改进措施[J].办公室业务，2017（17）

[2]梁肖虹.對基层医疗卫生单位档案管理工作的思考[J].办公室业务，2017（15）

作者简介

贺思嘉（1978-），女，辽宁大连人，汉族，大学本科学历，助理馆员，近年主要从事药政管理、职业病质量监督等工作。