礼貌原则在商务英语写作中的应用

摘 要：语言学中的礼貌原则不仅适用于日常交际领域，同样适用于商务写作 在商务活动活动中，具体问题应该具体分析，综合考虑各种因素和需要，根据具体实际情况采取不同的策略，才能达到预期的交际效果

关键字：商务写作 礼貌原则 具体应用

1 引言

商务英语是英语的一种社会功能变体，是英语在国际商务场合中的应用 商务写作则通过使用信件在商务场合中达到成功的目的 在国际交易中，商务英语信函必须做到陈述清晰，语言得体，考虑周全，让来自不同文化背景，母语不同的商务工作者顺利达到交流的目的。

2 礼貌原则及理论

2.1 礼貌原则

礼貌原则是现代语言学中重要的会话理论，是商务英语信函中涉及的一个重要语用学原则；礼貌原则在商务英语写作中的应用多体现在态度，用词及语气方面 它包括以下六个范畴：

2.2 Brown 和 Levinson 的面子理论

Brown 和Leevinson 在1978年提出了影响很大的“面子论”，他们将面子定义为“每个社会成员都希望赢得的在公众面前的自我形象”，“需要感情投入，有可能失去、保持或增强，必须经常交流和互动”。人们必须承认所说的，并进入一个自我形象认知的状态以及对对方认知的状态。面子属于礼貌的范畴，要有礼貌就要注意面子。

Brown 和Levinson 把面子定义为”积极面子”和“消极面子”。前者指人们在交往中希望被他人所接受，获得别人的肯定。后者指人们有自由的自由权，不会受到别人的影响和干预

3 礼貌原则在商务信函中的具体应用

3.1 词汇

3.1.1 使用礼貌词汇

在商务信函中礼貌的话如用 apppreciate，grateful， glad， pleased 等表示感谢，感激，高兴等的词。如：Thank you for your inquiry about our products.非常感谢你方对我方产品的询价。

3.1.2 使用情态动词

情态动词有”would， could， should，might， may”等，使用情态动词能使句子的语气更加放松从而建立一个平等友好的洽谈气氛，促进商务谈判的顺利进行。如：We appreciate it if you advance shipment.如果你提前装运，我们会很感激

3.1.3 灵活使用模糊限制语

模糊限制语是“把事情变得越来越模糊的词”，如“Im afraid， I guess， according to ones estimate， it is said that 等等”，模糊限制语可以使表达更灵活更机智，防止话语过于极端、绝对，使话语难以否认，从而保留了讲话者的积极面子，除此之外，模糊限制语削弱了表达方力，从而减少说话者的责任。

3.2 句子

3.2.1 使用被动语态

在商务信函中，一般传递好的消息时我们主要使用主动语态，但涉及到坏的消息时，则使用被动语态更为可取。当一个请求不利于收信人时，越被动越间接，则显得越礼貌。

如： We regret to point out that TV set was not properly packed before it was sent from the war-house， so I notice some damage to the case.

这句话本来是要抱怨对方，由于使用了被动语态，没有直接的施动者从而避免了对对方直接的指责，让双方关系不至于僵化。

3.2.2 使用條件句

在大多数情况下使用条件句，收件人处于主动地位，交易的是否达成完全取决于收件人自己，展示了收件人的权利，使建议具有试探的性质，去掉了威胁他人的面子成分，从而使语气变得更为友好。

如：If you are satisfied with our products， we will be pleased to receive your regular orders.

3.2.3 使用疑问句

陈述句，疑问句和祈使句是商务信函中使用的一种基本句式，当一个言语行为是表达请求或命令时，用疑问句询问别人的能力和意愿，比直接的陈述句或祈使句显得语气更为委婉和礼貌，也减轻了面子损害。

如：A，We request you to quote us CIF 5% New York

B，Could you quote us CIF 5% New York？

3.2.4 使用虚拟语气

虚拟语气是一种用动词形式来表达假设或想象的情况，当说话者所表达的内容是与事实相反或实现的可能性极小，可以使用虚拟语气委婉礼貌地提出希望或意见，让收件人心理上容易接受写信人的观点，从而达到能够进一步交流的目的。

如：We want you to cover the goods against all risks

3.2.5 积极的措辞

在商务英语信函写作中要贯穿积极的态度。多从正面表达，使用积极词汇，尽量避免负面意义的字句。用积极的态度，多称赞肯定，尊重对方，避免指责对方，以满足对方的面子要求，达到良好的交际效果。

如：a ， We can not accept your D/A payment term.

b， We generally do business with clients on the basis of sight L/C.

b组句子比a组态度积极，更有礼貌。

3.3 突出對方本位

在商务英语信函中，无论是给谁写信，我们都应该从对方的角度来看问题，采用对方观点写信说明我们理解对方，体谅对方，因此，为了体现礼貌原则，在商务信函中写作，人称尽量不使用I 或 We 开头而采用第二人称you 或其物主代词your， 以突出你方态度，多使用谦辞和敬词，称对方为“贵方”，而称自己为“本公司”“我方”等，例如：（1）If you are interested in any of the items， please do not hesitate to tell us. 如果贵方对任何产品感兴趣，请告知我方。当我方不同意对方观点或者不愿意满足对方，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的面子，我方要避免直接陈述不同的观点 We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day， and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return. 在此句中，如果把recommend 改为advice 的话，就会不妥，因为advice 有一种居高临下的含义，好像非接受我们的建议不可。其实对方接不接受得有自己决定，别人无权干涉。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对我方的指责不公平时，我方可以据理力争，说明我方的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

4 礼貌原则意义

礼貌用语在国际商务中起着重要的作用，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，能使我方在对方的心目中树立以一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限商机，在日常的商务活动中，我们应该注意商务信函中礼貌用语的使用，商务信函才会起到它应有的作用，礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助公司建构起良好的商业形象，进而做成好生意，反之，礼貌欠佳用语不当的信函会给公司带来负面的影响，弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的商业形象，因此，在商务英语信函写作中要善于运用各种礼貌策略，积极实现贸易双方有效沟通，从而建立和维持平等互利的贸易关系，最终促进贸易活动的顺利进行。

参考文献

[1]孙宁.商务英语信函中的礼貌原则初探[J].北方文学超星期刊.2006.9

[2]王璐.商务英语写作中的礼貌原则[J].2008.

[3]吴杰.商务英语的礼貌原则.[J]中国科技翻译.2003.16（1）

作者简介

李瑞敏（1991—），女，汉族，河北邢台人，英语语言文学硕士，天津外国语大学英语语言文学专业，研究方向：国际商务英语。