人事档案社会化管理模式研究

摘 要 随着社会的发展，在新的体制下，原来的人事档案制度所体现的个人对国家机关、企事业单位的关系也要随之改变，人才资源的社会化和资源配置的市场化，要求人事档案的社会化，人事档案社会化的本质是人事档案要面向社会公开，每个合法的公民和单位都有平等地享有人事档案所提供的各种服务。

关键词 人事档案 社会化 研究

中图分类号：R197 文献标识码：A

以前的档案制度和保密制度，拒绝本人查阅自己的档案内容，当事人对于自己的档案内容完全不清楚，时间久了，公民对于自己的档案记忆内容模糊，导致随后填写档案内容和以前不一致，这种管理模式在一定程度上可以说限制个人档案的知情权。随着社会的发展，越来越多的人维权意识日益增强，在这样的背景下，人事档案这样传统的管理模式显然已经不适应当下的社会发展，向个人公开、透明的管理人事档案已经是一种发展趋势。

1人事档案公开化的趋势

（1）人事档案内容。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关相关事宜，都要提供档案。在这些材料中，大部分内容都是自己填写，其中一部分是组织根据本人的情况作出评价或者记录，所以，档案中大多数内容都是本人自己填写，只有部分材料本人没有参与，例如：转正定级、考核结论和政审意见等材料。所以，在人事档案材料中，保密的占比非常的小，大部分的内容本人都是本人记录自己的生平事迹，且保存形式也是非永久的，因此，公开内容让档案发挥真正的作用。

（2）借鉴国外人事档案管理模式。西方国家对本人人事档案知情权的维护非常重视，他们对于人事档案的管理真正做到保密且应用。例如：在美国，首先，人事档案使用信息化管理之后，本人对于自己的档案内容随时查阅，每个员工都可以通过网络对自己的工作履历和薪级情况随时核对。所以我国在我国，很长一段时间内，现行的档案管理制度还会。档案中会涉及很多方面的问题，诸如养老保险、医疗保险、失业保险等国家强制推行的福利政策。随着社会发展保险体制的健全，档案的一些功能会相应淡化，同时一些新的功能也将会被更多人加以认识。人事档案内容向个人开放，每个员工都可以上网查阅自己的某些人事档案内容，如工作履历、提薪情况等。每个雇员的工作任务，由其上司分配确定，每半年对其工作进行评估，年底作出鉴定，上司对雇员的鉴定要与本人见面，如雇员对本人的鉴定不满，可向更上一级领导反映，以取得公正的评语。国外人事档案管理告诉我们：人事档案管理工作应该公开化，对于需要保密的范围，本人知道自己的档案目录内容就行，个人档案内容向個人开放，不但方便公民，而且能及时补充档案材料，提高档案的完整性，也能增强公民的档案意识，有利于人事档案管理工作的监督，使人事档案工作更好地为公民服务。

2问题产生的原因

我国人事档案一直在秘密的状态下工作，人事档案的查阅或者应用全部是在组织人事部门的领导下进行，简单地说，人事档案的利用完全服务于管理部门，产生这种现象是由以下原因造成的：

2.1历史因素

我国的人事档案管理工作历史悠久，影响至今的人事档案元素始于抗日战争时期，在过去的几十年里，人事档案内容较为注重德的方面，档案内容基本记录德的方面，而反映才的方面则不太被重视。在以“阶级斗争为纲”及计划经济的岁月里，人事档案是“不可告人”的秘密，受其影响，个人的人事材料只要进入了本人档案，就必须必须严格保密，保管人员不得泄露任何内容。在这种保密观念的长期影响下，形成了人事档案不开放的制度。

2.2制度因素

从法律层面来说，人事档案的法律条文很少，在无法可依的情况下，人事档案的管理得不到规范，只能管理部门一方面的监管，组织人事部门对信息的独揽，使上层组织对个人的评价的主观随意性增强；因为缺乏认同，使的组织意见产生分歧和质疑。这些都对人事档案信息的真实性、客观性产生了不利影响，因而，使人事档案信息公开造成阻碍。此外，为了人事档案的安全需要，防止人为地篡改人事档案、避免产生纠纷和矛盾等，也是造成人事档案未能对公民开放的原因。

3人事档案向个人开放的主要途径

人事档案各项服务与管理要与时俱进，就得向本人有条件开放管理，首先，我们要加强舆论引导，然后要做好对开放的规范，同时要制定一套人事档案管理办法，改变的背后总要有相关法律条文和规章制度的支撑，所以上述三点缺一不可。

3.1加强舆论引导

我们倡导人事档案向本人开放，与传统人事档案管理理念不同，所以必须加强舆论引导。美著名档案学者谢伦伯格曾说过：“对档案的重视程度是衡量一个国家文明水平的最好尺度。”不仅反映了对档案作用和价值的深刻认识，也是对档案工作重要性的充分肯定。在人事档案材料收集过程中，除了通过组织渠道收集外，还应该向公民宣传材料归档范围，使他们明白自己的档案里到底有些什么，让当事人主动提供有价值的信息材料。组织、人事、劳动以及档案等部门应高度重视，在利用工作中不搞神秘化，力争打破公民对人事档案的神秘感和陌生感，使公民认识到履行一定的手续，可以利用本人人事档案解决实际问题。

3.2人事档案法律、法规的完善

法律、法规是人事档案向本人开放的根本保证。所以必须完善现有的人事档案法律法规，保证公民可以合法地查阅本人人事档案。人事档案向本人开放本身是有益于管理制度的发展，从长远的人事档案管理来看，首先向本人公开其档案内容，本人将踊跃参与自己的档案归档工作事宜中，增加档案的完整性和真实性。

鉴于人事档案的特殊性，人事档案向本人开放应当有所规范和规章制度，但必须设置合理的限制条件：一是要有利于本人人事档案的需要；二是社会及人事档案不能有负面效应。所以以上两点，使我们对于本人参与人事档案材料的问题，提出更高的要求，务必做到申请要严审，把关要严格，用档过程要全程监督；同时，根据人事档案材料的涉密程度和影响范围，重新修订秘密等级和使用范围划分等方面的规范。

3.3人事档案管理办法的修订

在有一些法律法规制约和保护下，我们制定和修改相关的管理办法，这样更加完善人事档案社会化的规范。人事档案实现向本人开放的基础和前提是什么呢，首先，我们要加强人事档案信息数据库建设，人事档案管理信息系统是信息时代对人事档案信息存贮和利用的必然要求，也是人事档案信息资源共享的先决条件，是对人事档案知情权的一种有效保障。其次，完善人事档案信息网络服务，加强人事档案管理信息系统建设，促成人事档案信息资源共享人事档案管理信息系统是信息时代对人事档案信息存贮和利用的值得指出的是，人事档案信息共享必须遵守有关保密原则，涉及党和国家、单位组织的重大秘密以及个人不宜公开的内容，都不得对社会进行公开。不可否认，作为对传统人事档案管理模式的改革，保障公民对人事档案的知情权必然会带来一系列的问题，但是，这绝不是对传统人事档案管理模式的否定，而是对其的完善和发展。循序渐进地推进人事档案的公开工作，正确处理好隐私权与知情权的关系，真正将人事档案社会化落到实处。

具体表现在：（1）缺少对归档文件材料的准确性鉴定。（2）缺乏对归档材料的完整性鉴定。（3）缺少对档案保存年限程度的评定。

4结语

人事档案社会化已经是一个趋势，鉴于人事档案有其本身的特殊性，虽有局限属性，但要以满足信息开放为原则的基本要求，才符合在现代信息社会人事档案发展的势头，再加上我国政治民主化进程的进一步加快，人事档案社会化已经不是个别人的愿望，它已经发展成为社会大众的普遍需求。

总之，实现人事档案社会化是对传统档案工作和政治法律制度的改革。在有法律法规保护的背景下，人事档案管理必须打破传统模式，实行人事档案的公开透明管理，方便公民利用档案，加强对人事档案工作的监管，使人事档案工作更好地为社会服务。

作者简介：许秀（1981.5—）女，汉，陕西渭南，渭南师范学院，硕士，馆员，人事档案方面。

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