文书档案管理工作探讨

杨春娟

摘 要：文书档案是机关事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体，为领导决策提供了科学依据。所以，在新形势下，文书档案管理工作应突破传统，改变陈旧的观念和行为，创新管理方式，采用规范化和标准化的工作方式，提高文书档案管理的现代化水平，以适应新时期档案事业发展的需要。

关键词：文书档案；信息化；档案管理

一、传统的组卷方法操作无标准，随意性大

传统的案卷管理，组卷既要合理又要兼顾特征间的关系还要保持文件之间的相互联系，将单份文件进行整理，最组组成案卷。不同的立卷人会有不同的组卷效果，同一人在不同时间对同类文件也会有不同的组卷结果。同样，在拟写案卷标题时，同一案卷不同的人拟写效果会不同，而同一人在不同时间，即使是同一案卷所拟写的案卷标题也会不同。要做到如实表述卷内文件所包括的问题又不超过规定的字数，确实不容易。组卷质量好坏取决于立卷人的业务水平。正因为它没有公认、可靠的标准，所以在实际工作中存在很大的随意性。

二、传统的案卷整理重保管轻利用

案卷整理需要经过相关文件的分类、组卷、拟写案卷标题、装订直至入库上架有多道工序，需要花费很长时间，尤其是对案卷的外观要求过高。片面强调案卷的整齐美观、厚薄尺度、结实程度；且装订不压字迹、不碍翻阅；纸张要求规格大小一致，对大小不一的要求粘贴裱糊；装订采用三孔一线打结法，费时费力，手工劳动繁重。使档案人员长期埋头组卷，将大量时间耗于整理装订上，而不是用于档案的研发，由于重保管轻利用，造成工作周期长、效率低，对提高档案的管理效率和开发利用并没有很大的帮助。

三、传统的“案卷级管理”存在的缺陷

案卷是以“卷”为单位将卷内所有的文件装订在一起的，其缺陷表现为：

（1）不便利用、不便保密：利用者需要案卷内的其中一份文件或是同一问题的几份文件时，如若复印：装订太厚，容易折坏案卷；如若借走：需将整卷借出，利用者可以看到该案卷中的其他文件。

（2）不便插卷：插卷是归档部门不可避免的补救措施，遇到文件漏交而该年度的档案已归档完毕，就需要插卷。遇到需要插卷时，操作起来很繁琐，不方便。

（3）不便于档案的鉴定。实际工作中会遇到这种现象：一个案卷中的几份文件为迁就其中的一份带密级的文件而将整个案卷往密级规定上靠，影响了其他文件保管期限的鉴定。

四、信息化环境下加强文书档案管理的对策

计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具，是档案管理现代化、科学化的必备工具之一。而一些人单纯地认为只要有钱购到微型电子计算机、缩微机、复印机等的现代化设备，就能实现档案管理的现代化、科学化。殊不知，电子计算机作为真实历史的记录工具，要求输入的各项原始数据必须是准确而科学的，若输入的是“垃圾”，则由此而输出的是殆其“更高级”的“垃圾”。因为计算机是靠人操作的，而人是有思想的，人的知识水平有差异的。近几年我在从事文书档案工作中，深刻体会到拥有现代化设备的管理者，必须以“诚”为己任，科学地处理好信息与数据的收集、整理的关系，并使其符合计算机工作的技术要求。这就是说档案管理的科学化和现代化，始终依赖于档案工作人员的思想意识、知识结构和操作技能等基本功。这是档案管理现代化的前提条件。因此，只重视硬件投入，不重视软件建设的想法和做法都是不对的。必须尽快地为这支队伍培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，这是信息时代对文书档案工作提出的新挑战。档案是社会文明进步的阶梯。传统的文件处理工作与档案管理工作是分开的，两者分别负责文书处理工作和档案管理工作，以立卷归档为界面，文件在归档前属文书部门管理，归档后属档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中分开运行，文书处理和档案管理各自为政，致使档案质量得不到可靠的保证，档案资源也不能充分发挥作用，出现了文书部门文件收集不全、档案部门收集档案不全、业务部门利用档案不全的恶性循环。随着计算机在公文处理、档案管理中的运用，产生了“文档一体化”的管理形式。近几年我在从事文书档案工作中，通过对各部门档案的整理，学习有关档案知识、数据库管理知识等，运用先进的计算机档案管理软件，在操作计算机的过程中，体验到“文档一体化”的优越性，这是提高档案管理质量和工作效率的有效途径，体现了社会的文明和进步。

（1）缩短了文件归档的运作周期，简化了工作流程。采用了以“件”这单位的管理方式，无须组卷、拟写标题、粘贴裱糊、剪裁装订等一系列的工作，只要在每份文件上加盖“归档章”，然后再填写“归档章”上的各项内容，明显缩短了归档时间，提高了归档效率，节省了大量的人力物力，大大减少了档案人员的手工劳动，即使需要再加工，也不存在拆卷问题，直接按件剔除事补充即可。

（2）取消卷皮、卷内文件两级目录，简化了编目要求。节约了成本，节省了时间。

（3）便于确定保管期限。

（4）便于利用：由于档案是以“件”为单位，在提供利用时，无论是复印、扫描等都不须拆卷；如若利用者需要用原始档案作依据和凭证需要借用某份文件，可以直借用。

档案是由文件转化而来的，文件是档案的起点。现代信息的形成，亦起始于陈旧的、传统的文书处理部门的立卷工作。单位的种种文件，有上级颁发需执行的，或由单位发行的各种标准、规章制度等法规性文件；有单位总体计划或规划、开发计划、项目生产质量计划、财务计划等计划性文件；有年度和月度工作總结、单项性工作总结、调查报告等总结性文件；有各类计划指标、技术指标、各类命令、工作指示等批示性文件。还有凭证性文书材料、会议材料、会议记录、单位的重大决议及证件性文书资料、劳资人力资源资料及分散、散失的各类资料，无不是先经文书、档案人员之手，按档案信息管理标准化（档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等）的有关规定，收集整理、分别归档立卷处理后方可输入、扫描至微机。即是将单纯的文字载体变成数字信息，存储在计算机中。所以，档案信息存储的数字信息化，虽意味着对传统档案存储方式的根本变革，但文书工作仍是实现资料管理信息化的前提和基础性工作。这也是文书立档工作的归结。由此来看，要实现“文档一体化”管理，就必须打破狭隘的文书、档案“互不干涉内政”、各自独立发展的观念，树立整体与局部相结合的一体化思想，把档案工作的重心转移到文件信息的整个运作中，统一制度，统一管理，确保文件、档案信息的完整、系统、准确与充分利用。因此，档案工作者要和文书工作者相互配合，协同工作，在文件的形成、管理和档案的管理、利用中发挥自己的聪明才智。这也是信息时代的对文书、档案工作者的基本要求。

参考文献

[1]储蕾.简单·实用·高效——文书档案管理流程优化的几点思考[J].山西档案，2010，（06）

[2]王玉宝.加强电子文件在档案管理工作中的作用[J].中国商界（上半月），2010，（12）

（作者单位：渠县水土保持局 ）