数字网络技术在职业学院档案管理工作中的应用探讨

刘树萍

摘 要 随着时代的不断发展，在职业学校中也开始注重档案管理工作，尤其是对于数字网络技术来说，也得到了广泛的运用。通过实践可以看出，在数字网络技术的运用下，能够提高档案管理的效果，同时也可以满足职业学院的发展需求。基于此本文针对数字网络技术在职业学院档案管理中的运用进行了简要阐述，并提出几点个人看法，仅供参考。

关键词 数字网络技术 职业学院 档案管理 运用探究

中图分类号：G25 文献标识码：A

0前言

在社会的快速发展下，信息技术得到了广泛的运用，智能化发展也逐渐成为了主流发展趋势。所以要做好学校档案管理工作，运用好数字化发展趋势，以此来满足智能化发展需求。

1在职业学校档案管理中运用数字网络技术的意义

运用数字网络技术来进行档案管理不仅可以保证档案管理信息化，同时也可以提升档案的利用效果。所以要从档案管理目标上出发，运用好数字网络技术，从政府方案管理部门的统一规划上入手，结合相关的档案管理法律法规来进行管理，同时还要运用好现代化的管理手段，完善档案管理系统。第一，能够提升管理的效果从而减少成本投入。信息化时代发展已经成为了必然，所以要从档案管理上入手，借助数字网络技术来做好职业学院档案管理的效果，同时还要从提升档案管理的效率上入手，最大限度的降低成本投入。在传统的纸质档案管理中，不论是档案的收集还是整理等，其流程是十分复杂的，这样也就影响到了管理的效果，同时也加大了人力、物力与财力上的投入。但是对于数字网络技术来说，通过运用到档案管理中去，能够有效提高管理的效果，同时也可以减少工作人员的工作量。第二，实现资源共享的目标。在传统的档案管理中，想要实现资源共享是存在着较大难度的，其不仅包含了档案的查阅，同时也涉及到了异地查阅档案等，这样也就使得管理工作的复杂程度较高。但是将数字网络技术运用到职业学院档案管理中，由于档案转变成为了电子数据，所以也就可以借助互联网来进行信息发布，这样也就实现了资源共享的目标，同时也可以更好的进行异地查阅。第三，减少管理错误的出现。在传统的纸质档案管理中，很容易出现档案丢失或是损毁问题。尤其是在档案馆搬迁时，也就增加了错误发生的几率，从而给档案管理产生出了一系列的问题。

2数字网络技术在职业学院档案管理中存在的问题

就现阶段的职业学院档案管理工作来说，数字网络技术得到了普及，管理水平也有了较大的提升。但是从实际运用上来说还是存在着许多的问题。第一，管理人员自身专业技术不足。一些档案管理人员自身的运用水平相对较低，所以也就影响到了档案管理的效果。加之一些管理人员以年龄较大的人员为主，这样也就降低了数字网络技术的运用效果，同时也影响到了管理的水平，究其原因就是受到了专业知识体系局限性较大的影响。第二，硬件设施上的不足。完善的硬件设施已经成为了数字网络技术运用的基础。但是就现阶段来说，由于一些学校中的硬件设施不足，这样也就难以兼容先进的操作系统，甚至还会引发故障的出现，这样也就影响到了数字网络技术的运用水平。

3在职业学校中运用数字网络技术的措施

3.1完善管理人員的专业知识结构

对于职业院校来说，想要将数字网络技术运用到档案管理中去，要确保管理人员知识结构能够满足管理的要求。所以从这一不层面上来说，要对管理人员进行调查，对于一些不能适应档案管理的人员来说，要做好继续教育工作，帮助其完善知识结构，通过掌握好先进的数字网络技术，以此来提高档案管理的效果。

3.2做好硬件设施建设工作

对于行政主管部门来说，要与职业院校进行联合，加大经费的投入力度，同时还要清楚认识到硬件设施建设的意义所在。尤其是对于一些硬件设施存在不足的职业院校来说，要做好更新处理工作，借助完善的硬件设施等来确保数字网络技术的有效运用，确保其可以在档案管理工作中发挥出理想的作用，实现档案管理的目标。

3.3完善软件功能模块

随着数字网络技术的不断发展，对职业学校档案管理工作提出了全新的要求。所以要从设计出完善的系统软件功能模块上出发，真正将这一技术落实到实际中去，同时还要保证档案管理系统的完善性，这样才能满足实际的要求。所以要谁基础完善的系统软件功能模块，同时还要坚持从因地制宜的角度上出发，结合院校中的实际情况，建立出有效的档案管理信息系统，这样才能满足职业院校的档案管理要求，才能提高档案管理的质量，实现管理的目标。

3.4做好职业道德建设工作

在运用数字网络技术进行档案管理时要清楚认识到提升档案管理人员职业道德建设的意义所在。随着数字网络技术的不断普及与影响，对档案管理人员的职业素养提出了全新的要求。所以在实际中要求行政主管部门要积极与职业院校进行联合，帮助层认识到档案管理的意义所在，这样才能真正将管理工作落实到实际中去，从而提高对管理人员的培训教育程度。其次是要清楚认识到做好管理人员职业道德建设的意义所在，通过定期组织起进行档案培训，从而帮助管理人员掌握好档案管理的相关法律，保证档案管理工作的科学性。

3.5做好信息安全管理工作

虽然数字网络技术能够促进档案管理的效果，但是其中也存在着一定的不足，因此，在实际中要清楚认识到这一工作的意义所在，通过正确的利用好这一技术，以此来提高档案管理的效果与精准度，保证信息上的安全性。对于职业院校来说，也要清楚认识到这一工作的意义所在，这样才能更好的开展信息安全管理工作，才能提高信息的安全性。

4结语

综上所述可以看出，随着时代的不断发展，对档案管理工作提出了全新的要求。因此，在实际中要从数字网络技术的优势上入手，做好职业学校档案管理工作，在普及与完善的基础上来满足发展的要求，保证管理的效果能够促进职业院校的发展。

参考文献

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