图书资料档案管理的优化与创新路径研究

向柯

[摘 要] 随着科技与信息技术的高速发展，我中心办公室内的图书资料档案管理工作也得到了相关的优化与创新，在优化与创新的同时应该注意突出图书资料档案管理工作的知识性和服务性功能，确保其可以更好的为读者和社会服务。图书资料档案管理的工作人员必须转变传统观念，勇于实践创新，促进图书资料档案管理工作的快速发展。

[关键词] 图书资料 档案管理 优化与创新

中图分类号：G271 文献标志码：A

对办公室的图书资料档案进行收集、总结、归纳、维护，然后再进行有效的分类就是图书资料档案管理工作的主要内容。图书资料档案管理的目的是为了让读者可以享受到更好的服务，但是现在的很多图书资料档案管理的工作人员并没有认识到这项工作的重要性。因此，他们在进行图书资料档案管理时，会出现很多问题，导致图书档案资料管理现状并不是很好。本文主要针对这些问题进行分析并提出相关的优化措施[1]。

一、现在图书资料档案管理中存在的问题

（一）图书资料档案管理制度不合理

科学合理的图书资料档案管理制度是做好图书资料档案管理工作的前提。但是现在很多的办公室缺乏一个科学合理的图书资料档案管理制度，这就使图书资料档案管理的工作人员在工作的过程中没有明确的约束，导致图书资料档案管理工作人员在工作的过程中态度过于敷衍，不能端正自己的工作态度，工作效率低，导致现在的图书资料档案管理工作效果不好。同时大部分的办公室采用的都是传统的图书资料档案管理方式对图书资料档案进行管理，这种方式已经不能满足当下时代发展的需要和读者的需要，很难让图书资料档案管理工作取得很好的成效。

（二）图书资料档案管理过于重视形式化

现在大部分的办公室已经开始建立图书资料档案管理制度，但是这些制度在建立和执行过程中存在很多问题，太过于注重形式，而忽视了制度的内容和可行性。图书资料档案管理过于形式化的原因一方面是因为制度的内容过于空泛，图书资料档案管理工作人员没办法按照制度中的规定来进行工作，另一方面是因为图书资料档案管理工作人员工作没有认真负责，比如说新到的图书资料档案没有及时登记，借出的图书资料没有登记，对散落到各个角落的图书资料没有及时进行整理等，导致图书资料档案管理工作完成困难。

（三）图书资料档案管理投入的资金和精力不够

办公室要具备充足的图书和资料，但是现在很多办公室的图书和资料种类和数量并不能满足读者的需求，这种现象出现的原因是因为资金不足，对图书购买的力度不够，这是很不利于对图书资料档案管理工作的顺利进行。同时，很多办公室的工作人员没有对工作投入足够的精力，没有对图书资料档案进行正常的维护整理，给办公室的工作造成了不好的影响。

（四）图书资料档案管理工作没有引入数字信息技术

在信息技术高度发展的当下，很多办公室还没有引入数字信息技术对图书资料档案进行管理，传统的图书资料档案管理工作在进行操作时会出现很多弊端。因此，办公室应该认识到信息技术对于图书资料档案管理的重要性。

（五）图书资料档案管理工作过程中读者的问题导致管理成效不大

图书资料档案管理的日常工作中，因为读者出现的问题给管理工作带来了很多困难。很多读者在办公室阅读完以后，不会自觉的把图书资料档案进行整理归位，很多图书资料档案散落在办公室的各个角落，增加了工作人员的工作内容，还有一部分读者借阅图书资料档案以后不归还图书资料档案，造成了图书资料档案的流失，影响了办公室的正常工作，读者的这些行为都给图书资料档案管理工作带来了难度[2]。

二、图书资料档案管理优化与创新的方法

（一）建立科学合理的图书资料档案管理制度

图书资料档案管理制度的建立是办公室的首要工作任务，建立科学合理的图书资料档案管理制度可以保证办公室工作的正常运行。图书资料档案管理制度建立应该具备以下几个方面，一是明确图书资料档案管理人员日常的工作内容，二是图书资料档案管理制度中要包含奖惩机制，保证工作人员的工作效率，三是图书资料档案管理制度要包含日常会遇到的各种状况，保证每个环节的正常运行。

（二）注重落实图书资料档案管理制度中的规定

落实图书资料档案管理中的规定主要是针对图书资料档案管理工作人员的规定，因为很多工作人员在工作的过程中态度不好，效率低下，给办公室带来不好的影响。因此，办公室的相关管理部门要制定相关的工作守则，保证工作人员日常顺利进行工作，另外可以制定奖惩制度，提高工作人员的工作效率，保证给读者提供更优质的服务。

（三）增加对图书资料档案投入的资金与精力

因为办公室日常进行管理维护的主要是图书资料档案，因此加大资金投入购买更多的图书资料档案是很重要的，一是可以增加办公室的吸引力，二是可以更好的为读者服务，保证办公室工作的正常运行。另外，可以对办公室的工作人员进行培训，培训内容除了包括办公室的相关制度、员工守则以外，还要包括对信息技术的培训，让工作人员可以掌握先进的技术进行管理工作，提高工作效率。

（四）把数字化的信息技术引入到图书资料档案管理中

当下已经是信息技术高速发展的时代，在这个时代中数字信息化已经应用到人们生活的方方面面，所以办公室也要把数字信息化引入到图书资料档案管理中，提高图书资料档案管理工作的效率。办公室可以引進相关的图书资料档案管理系统，对图书资料档案进行管理，把室内所有的图书资料档案进行分类输入，这样不仅提高了工作效率，也降低了工作难度。除此之外，办公室应该聘请专业的人员对数字信息系统进行更新和维护，以确保不备病毒入侵，保证数字信息系统正常运行。

（五）对读者宣传正确的图书资料档案借阅规则

读者是办公室主要服务的对象，因此办公室内的工作人员应该在馆内设定宣传标语，通过宣传标语来提醒读者遵守办公室的规章制度。同时办公室内可以开展一些讲座、公告等对读者进行正确的借阅图书资料档案的宣传，让读者可以正确的阅读图书资料档案，保障图书资料档案的整洁性和完整性，从而减少图书资料档案管理工作人员的工作压力，提高工作效率。同时要对图书资料档案管理的工作人员进行培训，告诉工作人员在读者借阅图书资料和档案时，要把相关的注意事项告诉读者，从而确保图书资料档案可以及时的归还，保证图书馆内图书资料档案不丢失。

三、结语

综上所述，无论是在古代还是在现代，图书资料档案都是人类不可或缺的精神食粮。因此，办公室对图书资料档案管理工作进行优化和创新是必要经过的流程。因此，办公室应该建立科学合理的图书资料档案管理制度，要落实图书资料档案管理制度中的规定，要对图书资料档案投入资金与精力，要把数字化的信息技术引入到图书资料档案管理中，要对读者进行正确的图书资料档案借阅原则的宣传，以确保办公室内图书档案资料的完整性，从而可以更好地为读者和社会服务

（作者单位：四川省疾病预防控制中心）

参考文献：

[1]丁毅.图书档案管理现状及改进策略[J].办公室业务，2018（2）：159-160.

[2]王达.新时期图书档案信息化管理探究[J].中国管理信息化， 2017，20（20）：166-167.

[3]罗永红.图书资料管理的优化与创新路径研究[J].职业，2015（26）：151-152.