简述事业单位档案管理信息化建设

张海峰

摘要：随着我国社会经济的不断发展，事业单位所需要处理的档案资料也越来越多，各种新型信息化技术也改变了传统的档案管理工作方式。新形势下的事业单位需要抓住信息技术所带来的发展机遇，对传统档案管理工作方式进行大胆的改革与创新，深入分析在以往的档案管理工作中长期存在的问题，利用信息技术进行有针对性地优化与改良。本文对事业单位档案管理信息化的相关思路了具体方法进行了详细的介绍。

关键词：档案管理；事业单位；信息化建设

对原文件档案进行妥善的保存是事业单位一项十分重要的工作职责之一，而信息化建设也是事业单位改革的一个重要组成部分。因此，事业单位需要综合佳能各种先进的信息化技术手段提高行政办公效率，将以往纸制化的信息记录方式转换为数字化的记录，方便信息的添加、编辑与删除，提升档案管理工作效率，降低出现人工差错的概率。

1.档案管理信息化的重要意义

事业单位是促进我国社会经济发展，为社会公众提供行政服务的重要部门，在日常的办公过程中也会生成大量的文件资料，这些文件资料反过来又会成为以往处理公共事务的重要资源。因此，对针对档案资料以及档案管理工作做好信息化建设，能够有效推动事业单位行政办公效率的提升，为社会公众提升更加优质的服务，同时也能够降低公务人员的工作压力。

利用信息化、数字化技术对档案管理模式进行改良，是档案管理工作信息化的重要组成部分，在我国社会经济快速发展的过程中，档案资料所发挥的作用越来越大，社会公众的服务需求也逐年增加，传统的档案管理工作模式也面临着新的机遇与挑战，这也是推动事业单位档案管理朝着信息化方向發展最重要的动力。信息化的档案管理工作体系能够进一步维护档案资料的真实性与完整性，同时也有利于档案资料的开发与利用[1]。信息化档案也使得档案分类、整理工作更加简捷、高效，同时也能够进一步严格规范档案管理工作的落实流程。当前我国已经全面进入信息化时代，事业单位要与时俱进，紧紧抓住改革机遇，全面实现档案管理信息化。另外，信息化的档案管理工作模式也有利于提高档案信息的处理速度，对于日益紧张的办公空间与办公经费也会起到一定的改善作用，办公人员在查看档案信息资料的过程中也得以更加方便并且清晰。总而言之，新形势下的事业单位要对网络资源与计算机资源进行更加充分的利用，在新的历史发展时期，要尽快实现信息化的档案管理工作模式。

2.事业单位档案管理信息化普遍存在的问题

2.1档案信息资源的开发缺乏合理性

我国事业单位在现阶段的工作中还没有实现针对档案信息资源的合理化开发，档案信息资源的数字化采集工作仍然有等进一步加强，同时也严重存在重复性加工信息资源的问题，需要综合运用各种技术手段来提高档案资源信息化工作的效率。根据以往的工作经验可知，以数据库为载体的信息化档案管理可以大幅提升事业单位的办公效率，但也存在数据资源使用效率不足的问题。

2.2档案资料信息的保护工作存在不足

事业单位的档案资料在部分情况下涉及到重要机密，在档案管理的信息化建设工作中，需要重点考虑档案资料的信息安全。然而在实际操作中，部分事业单位并有没充分重视这方面的问题，对档案资料的信息安全造成了一定的威胁。造成该问题的原因主要在于，事业单位对信息资料进行公示时有没经过严格的审查，事业单位所使用的计算机设备也有没进行全面的防护，所使用的信息化系统容易透过网页受到黑客的攻击。事业单位单位需要从硬件、软件两个方面对信息化系统进行防护，或与第三方专业机构开展合作，保证档案资料安全。

2.3档案管理人员专业素质有等提升

档案管理是一项系统性、专业性的重要工作，尤其是信息化环境下的档案管理，更加要求工作人员专业一定的专业素养。然而，当前我国事业单位工作人员长期受到传统档案管理工作模式的影响，在技术革新，管理经验方面存在一定的欠缺，比如对于档案管理软件的了解相对不足，在新的技术条件下没有形成专业的档案管理工作流程和思路，在实际操作过程中存在效率不足，出错率过高等方面的问题。因此，档案管理人员需要进一步加强针对新档案管理技术的学习，事业单位也需要为工作人员提供一定的专业技术培训。

3.事业单位档案管理信息化的有关策略

3.1做好软硬件建设工作

硬件是档案管理信息化建设的重要物质基础，服务于信息化档案管理的相关硬件设备主要有计算机设备和网络设备两种。为了能够对档案资料进行妥善的保存，事业单位大概采购质量过硬的运算设备与硬盘设备，所采购的服务器与存储数据库也要具有有效抵抗外界入侵的功能[2]。因此，事业单位要不断加大硬件投入力度，处理好性能与成本两方面的矛盾，使存储于数据库或单位硬盘上的资料更加安全，保证工作人员的流畅操作。在软件方面事业单位需要强化对于“专业”的认识，加大学习力度，全面进行市场调查，根据自身的需求筛选出符合自身应用需要的档案管理软件，对比国内外档案管理软件的优势与劣势，或与软件供应方展开长期合作，对软件进行不断的优化与升级，即要贴近事业单位工作人员的工作需求，也要尽量符合工作人员的操作习惯，进而形成一套属于事业单位的、专门的档案管理系统，提高工作效果与档案资料的安全性水平。

3.2对档案管理信息化改革进行全面的规划

档案管理信息化是一项十分重要的工作，但也是无法一蹴而就的。尤其是对于事业单位来说，其工业有着明显的一贯性、连续性特点，或一味地求新求变，很可能会对事业单位的日常工作造成混乱与困扰。因此，事业单位的档案管理信息化改革需要按部就班循序渐进地进行。充分考虑事业单位工作人员能力水平与新技术门槛之前的矛盾，新入分析事业单位工作需求与各种新型技术之间的矛盾。根据档案管理信息化改革的进度要求以及事业单位自身的实际工作需求有针对性地制定信息化改革计划。先从纸抽档案资料的数字化入手，在实现信息化之前，首先要实现数字化。当前我国事业单位的工作人员完全有能力处理数字化的档案资料。而且档案资料的数字化也是一项长期的过程中，事业单位工作人员有充分的时间来学习更深层次、更加专业的数字资源处理技术。在完成该阶段的改革任务后，再结合信息化技术的应用优势与事业单位工作需求，对档案管理工作流程以及后台数据处理方案进行全方位的制定，最终形成一套完整的信息化档案数据处理体系。

3.3为档案管理人员提供必要的职业技术培训

为档案管理人员提供信息技术职业是档案管理工作信息化改革的基础要素。档案管理人员在日常生活中需要不断加强这方面的学习，全面总结档案管理工作经验，形成以数字化、信息化技术处理档案资料的习惯，逐步放弃纸制操作。其次。事业单位自身也需要加大针对“知识”的引入力度，重点向其他已经完成档案管理信息化改革的事业部门借鉴先进经验。或与专业的信息技术企业或软件工程企业加强合作，在对软件进行各制化制定的同时，多向软件工作人员请教，或直接聘请其到事业单位开展教学工作。

4.结束语

当前我国已经进入到现代化建设的关键阶段，事业单位作为我国现代建设主力军，应该全面拥抱新技术与新理念，坚持将信息化技术应用于档案管理工作效率的提升上，不断加大技术引进技术与硬件引进力度，虚心学习，根据事业单位的日常工作需求与群众的服务需求，努力打开突破口，循序渐进地推动档案管理信息化改革。

参考文献：

[1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2017（05）：127-128.

[2]赵春园.浅谈如何加强事业单位档案管理信息化建设工作[J].珠江水运，2018（14）：47-48.