集团公司采购管理内部控制研究

张羽 杭州艾迪康医学检验中心有限公司

内部控制理论为企业的发展带来了新的契机，采购业务作为企业发展的基础性业务，对其引入内部控制理论实有必要。

一、内部控制概述

内部控制从本质上说是职责分工制度和业务组织形式。具体来说是指在经济活动中，为了保护资产完整和安全以及实现经营目标，各个组织和经济单位建立起来的一种相互制约的制度。它因加强经济管理的需要而产生，内部控制产生于加强经济管理的市场背景并且随着经济的发展而发展完善的。早期，内部控制将确保会计信息资料的正确可靠以及保护财产的安全完整当成控制的重心，并且侧重于以下三方面：钱物分管以及严格手续和加强复核。但是，近几年，近代内部控制系统随着商品经济的发展和生产规模的扩大以及经济活动日趋复杂化而逐渐形成并且发展完善。

二、集团公司采购管理

从下达计划—生成采购单—执行采购—接收到货—入库检验—收集采购发票—采购结算到行严密的跟踪以及监督采购过程中物流运动的各个环节状态，实现对企业采购活动执行过程的科学管理就叫做采购管理。

对于集团公司来说，采购业务至关重要。具体而言，在集团公司中，一般天天和资源市场打交道只有采购部门，换言之，采购同时是企业和资源市场的物资输入窗口以及企业和资源市场的信息接口。更进一步说，采购管理是保障集团公司保障物资供应并且与供应商建立起友好关系的关键所在。其次，集团公司采购管理中在下达计划之前应增加供应商选择，并且事先进行供应商首次筛选或年度筛选。

三、集团公司采购管理内部控制现状

当前，为了能在激烈的市场竞争中，能为集团的发展抢占一席之地，集团公司开始重视内部控制，尤其是在采购管理方面的内部控制，但是由于起步晚，集团公司采购管理内部控制仍存在着不少问题。

(一)内部控制体系不完善

当前，集团公司采购管理内部控制的一大问题是体系不完善。具体表现为集团公司在采购过程中，缺乏宏观指导，缺乏整体思维，往往只关注商品的价格，采购只遵循货比三家的原则，采购内部控制体制形同虚设。根据最新国家统计局调查结果显示，当前我国集团公司当中，仍有28.6%的公司在采购部门不设置内部控制管理体系，50.38%的公司，虽然采购部门设置相关的内部控制管理体系，但是在实践当中内控体系并未发挥其应有的优势；仅有32.02%的公司，在采购部门当中设置相应的内部控制体系，并且其内部控制在采购管理当中发挥了其应有的优势。出现这种现象的原因有很多。首先是，与西方发达国家相比，我国内部控制起步晚，发展理论不够完善，缺乏实践经验。其次是，部分集团公司内控意识薄弱，其虽然知道内部控制，但是却将内部控制当中财务部门的事情，与采购管理无关。换言之，仍有很多集团公司并未真正了解内部控制体系的真正内涵[1]。

(二)内部控制舞弊现象

供应商选择和入库验收是采购体系中舞弊事项的高发环节。当前，在集团公司采购货物时，采购负责人收回扣的现象非常普遍，并且，在采购行业，采购者和供应商也往往有着千丝万缕的关系。因此，虽然表面上，采购时，采购负责人会货比三家，然后从中选择最优的合作。但是，实际上，合作的供应商早已内定，货比三家不过是表面功夫。之所以，在集团公司采购管理内部会出现舞弊现象，最主要的还是因为集团公司没有完善内部控制体系，或者说没有重视采购管理的内部控制，以至于给采购人员留下了舞弊的空间。换言之，内部控制舞弊现象，其实是集团公司在采购管理中不重视内部控制的必然结果[3]。

四、提升集团公司采购管理内部控制的对策

当前，集团公司采购管理内部控制中存在着内部控制体系不完善以及内部控制舞弊现象这两大问题，严重阻碍了内部控制的优势在集团公司采购管理中的发挥。因此，解决好这两大问题，是提升集团公司采购管理内部控制的关键。

(一)建立健全采购管理内部控制体系

针对集团公司内部控制体系不完善的问题，对策是建立健全集团公司内部采购体系。具体而言，首先必须加强集团公司员工，尤其是采购负责人员对内部控制的重视。其次，要加大人员培训力度。建立健全集团公司采购管理内部控制体系，离不开人才。因此，集团在招聘时，必须提高招聘要求，保障员工的素质，并且定期举行培训，给员工提供学习的机会，使得他们能够掌握行业内最新的知识。最后，要从集团公司文化着手，在全集团公司营造一种重视内部控制的意识，使得员工在每日的工作中，时时刻刻能感受到内部控制的重要性。建立健全集团公司采购管理内部控制体系，光靠领导层还不够，因为即使领导层重视内部控制，并且有足够的能力建立起一套完善的内部控制体系，但是如果政策的实际执行者是一线员工，如若员工没有意识到内部控制的重要性，不重视内部控制体系的维护和执行，那么无论多么完善的内控体系，不过是形同虚设罢了。因此，集团公司必须加大对内部控制体系建设的投入，尽快完善公司的内控体系，让全体员工都能感受到内控体系的魅力、感受到内控体系对集团发展的重要性，让全体员工从内心信仰内控体系，自愿遵循和维护内控体系[2]。

(二)加强监管，严惩舞弊现象

对于集团公司采购管理内控舞弊现象，对策有：加强管理，对舞弊行为严加惩罚，以起到教育和震慑的作用。具体而言，首先要在内控体系中单独设置监察部门，确保监察部门独立行使采购业务的监察权，不受公司其他单位和部门的干涉。此外，监察工作也要重点针对验收环节，除了采购及仓储的验收外还要增加标准制定的技术部门以及质量部门的验收，因为很多产品验收需要较多的专业性，而一般公司仓储部门只能对外观进行验收，而对实际质量有效期等不一定了解，存在验收环节漏洞。其次，对于进一步完善采购的方式，克服货比三家的采购模式的弊端。因为货比三家这种询价模式，对于比哪三家并不明确，采购负责人的自主性太大，这给其留下了极大的舞弊空间。因此，可通过招标的方式，来选择合适的供应商。具体要求：一是在招标标准的制定中必须由相对独立的第三部门对技术指标进行把关，同时技术部门也要参与招标过程；二是针对采购部门的职责建议进行再次细分，将采购询价及招标的职能独立出来，采购部一份为二，一部分是选定供应商的职能、一部分是采购工作的执行职能，且两部分人员定期进行职能轮换，两部分人员隶属不同管理人员管理，互相监督互相配合[4]。

五、结束语

做好采购管理工作，对于集团公司来说，至关重要，因为对于一个公司来说，采购是保障其稳定发展的基础和前提。当前，我国集团公司不断加大对采购管理内部控制的研究，大大提升了集团公司采购管理内部监控的应用水平，为集团公司的发展提供了强有力的保障。