当前医院人事档案管理工作存在的不足与改进建议

文/毛曼



当前医院人事档案管理工作存在的不足与改进建议

文/毛曼

秦皇岛市第一医院

医院的人事档案就是对医院的工作人员，包括医生、护士等在内的医务工作者的专业水平、工作水平以及道德和思想等方面的信息记录下来的材料，客观的说，医院的人事档案是体现一个医院医务工作者能力的主要根据。而对这些档案信息进行记录和管理的是医院档案的管理人员，他们管理素质和管理水平的高低，直接决定了人事档案管理工作的水平以及效率问题。同时，这些档案管理工作完成的好坏，还能够直接对医院的形象等方面造成影响。所以，在这个社会经济不断发展的环境当中，做好医院人事档案的管理工作至关重要人事档案管理是一项重要的工作。

医院；人事档案管理；意义

医院人事档案是单位所属人员的籍贯、家庭出身、年龄、政治面貌、社会关系、个人履历及所做的突出事情等等的材料集；是一个人成长和工作过程的客观记录；是一个人的诸如成长历程、学历情况、工资变动、职位晋升等情况的客观反映和考查依据。医院领导通过人事档案，可以对院属每一个人员进行较全面、详细的了解，对人员合理使用与安排、职称评定、福利待遇的确定等等，都具有重要的参考价值。因此，加强医院人事档案的管理，对医院的整个工作都有非常重要的意义。

1 从目前医院人事档案管理现状来看，有不少地方不尽人意

1.1 管理制度不能与时俱进。当前医院在选拔和使用医疗卫生事业人才方面要知识化、科学化。然而，医院人事档案管理与医院的快速发展相比，却相对迟钝和落后，管理制度没有随着形势的发展进行相应完善，有些需要更新的制度却没有更新，所以在很大程度上羁绊了医院人才的合理流动和科学化配置。

1.2 管理机制落后。机制落后造成了人事档案材料的转递不畅，用人单位不能对需要的人才及时进行考核、审验，因此妨碍了人才引进和必要的流动，给工作造成了损失。

1.3 材料收集、归类难度大。尤其是有些基层单位对档案管理的重要性认识不够，缺乏重视，所以对档案材料处理马虎，应该归档的材料不能及时送交档案管理部门存档，而有的不该归档的材料却送给档案管理部门归了档。例如：对职工表彰和处分的材料本应该及时归档的，但却没有及时归档，以致散失；有的材料处理得不规范，该盖公意的未盖公章，导致一些档案材料的可信性令人怀疑，失去了档案材料的权威性；还有的内容不完整，不能跟上干部、职工个人经历的变化，以致不该缺失的内容缺失了，当使用档案时发现了问题，还要派人员进行详细调查。这些都给工作带来了不应有的麻烦，影响了工作效率，而且有时直接给工作造成了损失。

1.4 人员配备轻率，设施缺乏，经费没有保障。这主要是由于一些基层单位档案意识淡薄，没有认识到人事档案工作是组织人事工作中的一项基础性工作，是干部和人员工作的一个重要组成部分，是做好干部和人员工作的基础和前提。因此，对档案管理人员配备轻率，往往把其他工作干不了的人放在档案管理上，至于他们能不能做好这项工作，就不加考虑了。人的因素第一位，胡乱拿一个人放在档案管理上，怎么能搞好档案管理呢？这也说明有些单位领导根本没认识到档案的重要性。由此，对库房建设也不重视，至于所需经费，也就能省就省了。人员没能力，不知应该积极、主动地做好档案材料的收集、上报等相关工作，档案管理怎么能做得好呢？库房破旧，以致造成有些档案材料霉烂，加上管理不善造成遗失；没有经费或经费不够，使档案管理应该做的事情不能做。如此，使档案无法起到应有的作用。

2 解决以上问题的途径

2.1 健全档案管理制度。档案管理例会要定期开，由人事科带头，定期召开档案管理人员座谈会，互相交流档案管理情况与经验，发现问题及时纠正。

2.2 对档案管理人员进行培训，提高业务水平，建立一支政治、业务素质较高的人事档案队伍。

2.3 管理手段升级。现在是信息时代，要利用先进工具管理档案。用计算机管理，可以使人事档案管理现代化，让人事档案管理数据库维护及时，档案信息数据完整、真实、准确。由尔，档案员的知识结构要不断更新，信息处理能力要不断提高，知识面要不断拓宽，使之适应信息化时代档案服务的新要求。

2.4 增强法制建设力度。档案管理要切实执行《档案法》。要通过学习相关的法律知识，强化医院的领导干部以及档案管理人员的法制观念，进而提高依法行政以及依法治档的观念。有道是“形势好不好，关键在领导”，因此领导干部要积极主动地带头学习有关法律知识，给档案管理人员作好表率，然后在对档案管理人员进行有关法律知识教育的同时，把医院档案管理法规向群众宣传，号召大家都重视档案管理工作。为促进这一工作的开展，可建立相应的奖惩制度，并使之与档案管理人员的考评制度结合起来。

2.5 解决管理人员老龄化和庸人化问题。目前有些医院人事档案管理工作人员老龄化严重，对实行信息化管理不适应。因此，该调换的要调换，让老龄人员去做适合他们的工作，调具有信息化知识的青年人过来。有些单位让什么工作都干不了的人员管理档案，造成了档案管理人员庸人化，这更该调换。对医院什么工作也干不了的庸人要想办法处理，让热爱档案工作、有工作热情且有一定能力的人来管理档案。档案管理人员不但要对档案学的基础知识有较多的了解，而且要具备一定的计算机、人事管理学、医学以及英语等多方面的知识。更重要的是他们要具备高尚的思想，有全心全意为人民服务的意识，只有这样才能主动提高自己的工作能力与水平。

医院的人事档案管理工作在医院的正常运转以及良好发展中起到的作用是无法取代的。因此，医院领导要对这项工作给以重视。解决当前医院档案管理工作中存在的问题迫不及待。只有把存在问题解决好了，各项措施上去了，档案管理工作才能达到理想的程度。档案管理工作做好了，它应该起到的作用起到了，带来的将是医院整体工作受益。只有各项工作相得益彰，才能使医院发展的步伐加快。时代在快步前进，不断革新医院的档案管理工作时不可待！

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].第二版.北京：中国人民大学出版社，2011，1.

[2]黄利华.浅论如何加强医院人事档案管理促进人才选拔[J].企业家天志，理论版，2012，8.