浅谈大数据时代企业档案管理与利用的原则和制度建设

文/龚霭萦

浅谈大数据时代企业档案管理与利用的原则和制度建设

文/龚霭萦

河北省地矿局第八地质大队

数据时代的来临使得企业原有的档案管理方式落后与现代企业的发展，在这种情况下，进行企业档案管理体制和模式的创新是企业可持续发展的必然之路。企业档案信息化建设能够使企业档案信息能够更好的为企业管理工作服务。也为企业可持续发展积累了宝贵的经验。在企业进行档案管理体制和模式创新时，不仅要求企业档案管理人员要有较高的素质，还要求企业的各个部门之间紧密合作，为企业的发展奠定坚实的基础。

档案；信息；建设；管理

1 大数据时代企业档案信息资源管理

1.1 企业档案信息化建设

企业档案信息化建设是基于全面有效的对企业档案信息进行管理，使企业档案信息能够更好的为企业管理工作服务。档案信息化建设是企业信息化建设的重要内容，为企业可持续发展积累资料。对于企业档案信息化建设，我们首先要提升企业档案信息管理人员的整体素质。档案信息管理人员的素质关系着整个企业的信息化建设，只有人员素质提高了，企业档案信息的管理才能有条不紊的进行。其次，对于企业档案信息化建设，我们还要建立科学的档案信息模式，使之标准化、规范化。只有在经济社会发展的过程中建立科学的档案管理模式，才有可能使企业的档案管理流程顺利进行，使企业工作正常运作。

1.2 企业档案信息的整合与利用

传统的企业档案管理存在着很多的不足：对档案的认识不够深刻、档案管理工作不够完善、档案管理人员素质较低、对档案管理工作不够重视等。随着我国经济体制的深入改革，传统的企业档案管理方式已不适应现代企业的发展。大数据时代的来临使企业的档案信息得到了最完善的整合和最大的利用。在社会主义市场经济中，开发档案资源，使之为现代企业科学管理服务，为企业盈利最大化服务。现代企业产生的档案数量不仅数据量大，内容繁杂，而且涉及面较广，分类不科学，传统的手写式或卡片式的档案管理方式已落后于现代企业的发展。而大数据是继云计算、联网之后的一次技术上的革新，它能够将大量的复杂的资料进行分类归纳整合，使企业档案信息得到很好的利用。

2 企业档案管理的制度建设

现代企业档案管理制度的建设不是一蹴而就而是一个长期、变化的过程，它不仅要与企业之间找到合适的契合点，还要有利于企业未来的发展，因此建立企业档案制度应注重以下几方面：

第一，建立现代企业档案管理的制度需要企业在档案信息管理的过程中提高认识，任何文化都是靠人创造的，在企业档案信息管理中，只有增强人们的档案文化意识，才能全面发展企业档案文化的作用，才能更好的进行企业档案文化的整体规划，为企业的未来发展服务。

第二，除要有掌握档案管理知识的人才外，还需要具有多方面知识的复合型能才，包括具有计算机信息技术、外语知识、网络技术、保密技术、生产经营管理的专业知识等企业配置档案管理人员时必须考虑到的。

第三，从企业实际情况出发建立现代企业档案管理的制度。企业档案管理制度的建设是企业整体制度建设的一部分，因此，企业的档案管理制度的建设不仅要符合企业档案管理的特点，还要与企业整个制度建设相符。这就要求企业在制定档案管理制度的时候要从企业的整体状况和档案管理的真实情况出发。

第四，建立相关的职能部门建立现代企业档案管理的制度。企业的档案管理关系着企业档案信息的优化配置和最大限度地开发，因此，企业在建立企业档案管理制度之前可以成立相关的职能部门。企业档案管理职能部门的成立不仅可以使企业的档案管理科学化，还可以促进企业档案管理工作的可持续发展。

3 企业档案管理体制和模式的创新

3.1 体制和模式的创新的含义

企业档案管理体制和模式创新是指企业在档案管理的过程中，从体制和模式的探索阶段开始，到制定、执行阶段都有所创新，而且这种创新是符合科学并行之有效的。企业档案管理体制和模式创新是企业文化创新的一部分，运用得当时对整个企业经济竞争有很大的助力。

3.2 体制和模式的创新的必要性

一方面，企业档案管理体制和模式的创新是由企业档案管理的改革决定的。一个企业的档案是企业调整组织和产业结构的重要依据，是企业在竞争中取得一席之地的重要信息。企业的档案管理从企业创建之初就已经成立，直至企业结束，因此，企业档案管理体制和模式的创新对企业的发展有着举足轻重的地位。另一方面，现代企业的发展也要求企业进行体制和模式的创新。现代企业正在蓬勃发展，如果企业的档案模式还停留在以前老旧的模式上，企业的档案管理模式不能有所创新有所改变，那么企业的发展势必受阻。

3.3 企业如何进行档案管理体制和模式的创新

首先，要进行企业档案管理体制和模式的创新，就要求企业档案管理工作者必需具备创新意识。想法是行动的先锋，没有想法就无法行动，因此企业要进行档案管理体制和模式的创新，就必须要有创新意识。

其次，要进行企业档案管理方面的创新。大数据时代是信息化的时代，企业档案的管理要利用信息化的途径使企业档案信息的管理电子化，在节省空间的同事提升管理效率，为企业带来更大的效益。

最后，还要进行企业档案管理功能的创新。这里的管理功能的创新是指在信息化的基础上，是企业信息管理更加便捷化，例如在信息登记阶段新增审核功能，一边更好的理解企业人员；在查询浏览阶段新增添加功能，及时更新档案信息；在档案调取阶段新增联系功能，时时了解员工动态，填补企业档案管理方面的漏洞。

[1]刘玉红.企业档案管理的制度建设[J].黑龙江史志，2012（8）.

[2]张彬.现代新型企业档案管理体制与模式初讨[J].文史博览（理论），2013（3）.

[3]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（1）.