档案信息数字化存在的问题及优化策略

顾昕

摘要：随着高新技术的迅猛发展，信息作为现代社会的三大支柱之一，其主导作用越来越成为共识。如何在新形势下利用现代科技手段把基建档案工作做好，使之带给我们更加科学、高效的便捷服务，就要通过不断学习，不断探索，才能紧跟时代的步伐，不断提高档案管理的规范化，使之成为企业科学研究和基础设施、数字建设的可靠资料。

关键词：档案数字化；档案管理；存在问题；优化策略

信息技术的高速发展为我们带来了诸多的便利，为我们生活中所接触到的各行各业提供了一种全新的可能性，并帮助我们迈上了一个更高的平台。而在我们的档案信息管理领域中也是如此，通过将档案信息数字化存储等方式，信息技术的应用为我们带来了极大的便利。然而，在带来方便的同时，也为我们带来了一些新的隐患，需要引起我们的重视。

1数字化档案的定义

数字化档案，指的是随着计算机技术的发展和多媒体技术的应用，产生的一种信息化的档案管理模式。具体是指应用现代化的科学技术和计算机技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统化组织成的一种档案信息资源，用数字代替档案中的文字记录、图像记录、声音记录、视频记录等档案记录方式，对档案资料进行传输，使档案资源能够得到快捷的利用，实现档案资源在一定区域内的共享。档案主要记载的是的教学、科研及重大事项等实践活动内容，其中也包括各种形式的记载内容，内容比较繁杂，档案使用数字化管理之后，会大大提高档案的管理效率，为档案数字化管理发展提供技术基础，进一步促进整体的发展。

2档案数字化工作的现状及问题

档案数字化工作是一项系统性工程，涉及档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节，应当统筹规划，分步实施。通过数字化工作，能够实现对馆藏档案的全面梳理。在实际工作中，由于设备的配备和人手不够等因素的制约，档案数字化工作更多的是采取效率较高的委托加工方式，即档案数字化外包。根据国家有关规定和《档案数字化外包安全管理规范》要求，档案数字化外包公司大多是具有相关资质的数字化服务公司，加工质量和后期服务也相对有保障，档案部门通过招投标方式竞标选择合适的外包公司来完成档案信息数字化工作。

2.1档案数字化服务外包公司存在的问题

外包服务人员整体素质不高。外包服务工作人员的业务素质没有进行认证，对于工作人员是否经过岗位培训取得专业资格证书缺乏专业的鉴定，因此，并不能保证接触到档案的外包人员都具备专业能力和档案管理技术。如：整理年代久远的老档案和手稿材料，由于字迹潦草不清晰，且很多没有标题索引或标引不全，这些老档案数字化后难以通过OCR识别进行全文检索，在整理录入文件级目录数据时对信息著录人员的要求相对较高，著录前必须了解文件的内容和在整个档案中的地位作用，综合概述标题索引。由于外包公司聘请的人员有的是临时性的，岗位不是相对固定，随意流动性较大，综合素质不够高，这些人员状况对档案内容及保护档案信息安全的要求是相悖的。

数字化前期档案整理质量低下。由于档案部门要求外包公司在有限的时间内完成库藏档案卷内条目的著录和数字化扫描工作，而外包公司以盈利为最终目的，追求的是利润最大化，同时还兼顾其他档案部门的数字化工作，因此外包公司更注重的是时效。这种情况下，档案部门人手有限监管不力，外包公司对档案整理的质量通常会被忽视，导致诸如在整理录入时偷工减料，整理不规范，档案目录的著录不符合要求，著录的信息内容不全，错别字多等现象的出现，从而影响档案的检索利用。此外，外包公司是以著录条目数量和扫描纸张的页数来计算收益，对档案是否需要数字化的范围根本无瑕鉴别分析，以至出现密级较低已无利用价值或重复的档案继续著录和扫描，造成资源的浪费。

檔案载体的还原性无法保障。档案数字化的原则是遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度展现档案原貌。然而在实际操作过程中，载体的安全得不到保证，未能保持档案的完整齐全。如彩页封皮胶粘合的汇编册、名册，牛皮纸封皮包装三孔一线装订的案卷等，在进行数字化扫描拆封后，会产生无法还原档案原貌的情况，这极大地影响案卷的美观和整洁。

2.2档案管理工作现状及不足

档案数字化管理监控有缺失。由于档案馆人手严重不足，在档案数字化管理监控中没有形成系统性和规范化的模式，导致角色定位不清，监管作用弱，质量控制不严，效率不高等问题出现。由此，档案工作人员不仅需要丰富的专业知识，还需要具备较高的计算机水平以满足档案的录入、存储和管理需要。然而大部分档案工作人员的专业知识储备和计算机技术并不能满足数字化档案管理的需求，因此无法及时对档案数字化外包过程中的相关规范性操作进行监管，并对严格的数据验收进行把关，这使得一些不规范操作无法得到即时纠正或调整，导致后期原件挂接和数字资源的利用提供错误信息。此外，由于数字化档案管理依赖计算机技术和设备支持，当计算机系统出现问题时，可能会引发档案数据丢失或损坏等问题，不利于促进档案信息管理的发展。

3档案数字化工作的应对策略

3.1培养专业人才，增进工作人员防范意识

要提高数字化档案信息的安全性，信息管理方面专业的人才是必不可少的。因此我们的首要任务是提高数字档案管理人员的综合素质。管理人员不仅需要了解前沿的计算机与网络信息安全技术，还需要懂得如何对数字化的档案信息进行管理，在熟悉理论的基础上根据具体的工作实际情况进行技术改革，这样可以有效提高数字化档案信息的安全性。除此之外，相关单位还需要强化档案管理人员对数字档案信息的安全管理意识。数字档案信息管理人员在签署保密协议的前提下还需要在一定程度上了解自己所管理的档案信息，保证自身不对外泄露信息，且保证自己在管理过程中提高警惕，不放过任何蛛丝马迹。通过这种方式，我们能够保证在档案信息遭到攻击时，相关工作人员能够及时进行处理，保证信息的安全性。

3.2完善档案管理系统

当前我国档案管理系统程序本身仍旧存在着算法欠缺优化和操作界面不友好的问题。因此我们的首要任务是让相关人员对数字档案信息管理系统进行基础算法程序的优化，并且改良档案管理系统程序界面。同时工作人员也应注意，在档案信息管理系统出现问题时应及时进行反馈，并修复这些问题。国家应对档案信息管理有着足够的认识，积极投入资金支持，通过对信息管理方面相关的各类人才进行针对性的培养，从而促进各相关技术的发展，使我国的数字信息档案管理系统更加完备。

3.3搞好前期档案鉴定筛选，实现数字化同步

档案的归档范围和保管期限的设定主要由立卷人员决定，由于归档时把关不严，导致馆藏档案中有不该归档、重复归档的文件材料较多。基建档案有的已经超过保管期已无保存利用价值。因此，在数字化前期整理工作中应进行档案价值鉴定，剔除无用或价值不高的档案，以免再造数字化垃圾，避免资源浪费。

结语：

传统的档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。在科学与新技术更替日新月异的时期，档案数字化的建设也亟待更为广泛地推广。

参考文献：

[1]牛秀英.档案数字化的再探讨[J].城建档案，2009（1）：5661.

[2]郭冰洁，谢海洋.档案数字化业务外包面临的问题及对策[J].兰台世界，2014（23）：28-29.