探讨行政事业单位大数据时代信息档案管理

李启红

【摘要】行政事业单位在不断进步的社会中变得越发重要，而在大数据时代，所管理的档案、事物不仅增多，复杂性也更高，以至于如今的档案管理方式无法负荷行政事业单位所负担的任务量，因而，当今中国的大部分行政事业单位已经选用了信息化管理方式进行档案管理工作，从而很好地提高了工作效率。但这个方式仍然有需要完善的地方，所以，本文主要针对大数据时代行政事业单位信息档案管理工作中的不足之处进行研究，有针对性地进行完善。

【关键词】行政事业单位;大数据时代;档案管理;信息化建设

一、行政事业单位信息档案管理的意义

行政事业单位作为组成国家机构的一个重要部分，主要的特性是行政性、管理性与服务性。而行政事业单位的发展健康良性与否，与国家的运转和发展有着直接联系。其中，要保证行政事业单位的发展健康且持续，信息档案管理的科学合理性是重要的一个要素。因为信息档案汇聚了行政事业单位中的所有信息，所以管理系统是行政事业单位档案管理中最不可或缺的存在。信息化的管理能够很大程度上提高系统的工作效率和工作质量。

此外，信息档案管理在整理归纳历史发展性事件的时候，能够从历史实践中吸取经验，促進行政事业单位更好地成长发展，在决策上能有更多的实际参考。信息档案管理实际上是为了使用档案，其中行政事业单位做出决策和司法部门的相关调查方面都需要使用档案信息，在决策方面，行政事业单位在历史上的真实活动内容与状况是很好的参考依据;而在司法实践方面，档案管理中的信息可以提供关键的真实证据。因而，行政事业单位信息档案管理的意义深远。

二、行政事业单位信息化档案管理的不足

（一）不完善的管理制度。当今中国的行政事业单位在大数据时代得到了更多的重视，但在发展的过程中存在着许多的不足之处需要不断完善，其中，当属行政事业单位信息档案管理制度为首个项目。从工作人员方面来看，行政事业单位档案管理的部分工作人员存在素质不高的现象，对外界的诱惑抵制力薄弱，如果行政事业单位的管理制度不够完善，约束力不足，这部分人很有可能会为了一己私利而以权谋私，对行政事业单位的信息档案内容做出违规篡改等操作，这不仅会造成巨大的损失，还严重阻碍了信息档案管理工作的发展。

（二）行政办公室档案管理的不足之处。行政办公室中存在的问题主要在于办公室内档案内容的缺失，不完整的档案内容使得行政事业单位工作的全程不能得到真实准确的表达，档案使用在行政事业单位发展中所起的作用无法全部实现。而造成这一问题的主要原因在于行政部门工作人员对该项工作的不正确认知，重视程度的不足直接导致了敷衍的工作态度与工作方式，大大降低了工作的效率，档案使用的价值自然是大打折扣，直接阻碍了行政办公室的发展。

（三）落后的档案管理方式。时代在不断地发展，行政事业单位的档案管理方法自然也需要不断地发展进步。然而，实际情况却是如今的信息档案管理方式与信息时代的要求不匹配，大大影响了档案管理过程中的实际操作性能。即使现今已出现了不少先进高效的信息管理工具，但碍于工作人员的技能欠缺，拖延了档案管理工作向现代信息化发展的脚步。而又由于信息档案管理的安全完整要求，管理部门在对档案管理方式进行优化的同时还需要建立完整的保护机制。

（四）行政事业单位档案管理的设备不足。为了达到大数据时代下行政事业单位信息档案管理工作的所需，当今中国引进了不少先进科学信息技术在其中。但由于目前的部分政府领导仍旧对信息档案管理工作不够重视，使得如今的行政事业单位档案管理工作的设施设备不能负荷高精尖的科学技术，落后的设施设备使得部分电子光盘档案的处理需要不能得到满足。这就间接损害了大部分现代化档案信息资料，而这种损失通常难以修复，很大程度上阻碍了行政事业单位的发展管理。

三、优化行政事业单位信息化档案管理的方式

（一）加强对档案管理工作人员的管理力度。由于信息档案管理的安全稳定持续特性，对工作人员的投入程度要求很高，为了提升工作人员的投入程度和工作积极性，要求行政事业单位管理部门对工作人员从工作分配、人员分配等方面作出科学合理的安排，加深工作人员对档案管理工作的正确认知，从而保障档案信息资料的完整性和现代信息化工作的真实可靠性。

（二）提升相关单位领导对档案管理工作的重视程度。相关的政府领导对行政事业单位的发展通常起着直接性、决定性作用，因而，加强相关的领导对档案管理工作的正确认知和重视程度，可以加大政府对行政事业单位信息档案管理工作的投资力度，而有了政府领导足够的支持，在建立完善档案管理制度、人事安排与设备和技术的升级上都能给予直接的助力。直接促进了档案管理工作的良性发展。

（三）档案管理工作的信息化发展。21世纪是大数据信息时代，行政事业单位档案管理工作更需要跟着时代的脚步不断进步，需要从多方面共同助力。诸如对档案管理工作人员的专业性信息技能学习，教会他们掌握档案管理的新型技术，从一线提升档案管理工作的安全稳定性;在计算机时代，对档案管理网络的完善，也能促进档案管理工作的现代信息化发展。

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