大学电子档案规范化管理的透视与反思

【摘要】在网络信息技术的嵌入和支持下，档案管理由“手工”向“智能”转变，实现了档案管理工作质的飞跃。然而新技术、新载体的出现，难免带来管理上新课题。本文以高校电子档案管理为例，梳理电子档案管理中存在的问题，从提升工作效率、增强工作效益的视角出发，提出实现高校电子档案规范化管理的方法和对策，以期提升高校电子档案管理水平。

【关键词】高校；电子档案；规范化管理；问题；对策

【中图分类号】G647.24 【文献标识码】A

席卷全球的信息化浪潮，不仅深度改变了人们学习、生活、工作的具体模式，也实现了技术对档案管理的嵌入，促使档案管理由“纸质文件”向“电子文本”转变，档案资料“电子化”具有存储空间大、文本传输快、可复制等优势，与传统纸质档案依赖手工操作，工作极其繁杂的管理形式相比，大大提升了管理效率。然而，电子档案作为传统纸质档案的电子表达模式，包括图片、视频、文档、音频等多种形态，与纸质档案存在较大区别，也为电子档案管理工作带来了新课题，亟需建立健全完善归档、保管、保密、查阅等管理制度，以实现管理的规范化。本文以高校电子档案管理为例，以问题为出发点和着眼点，梳理高校电子档案管理的现实问题，提出解决的方法和对策，为更好地实现高校的办学目标夯实根基。

一、高校电子档案管理规范化的必要性

（一）高校电子档案规范化管理是凸显办学整体优势的现实需求

高校电子档案管理是中等职业学校教育办学的重要组成部分，从整体与部分的关系来看，电子档案管理工作的优化对于教育办学具有较大的促进作用。高校要增强凸显自身办学的整体优势，必须要协同好内部各个部门之间的联系和业务交流，才能确保高校各项工作的有序发展、整体推进。加强高校电子档案管理规范化建设，尤其对办学、教学、科研、招生就业等各类档案进行电子化分类归档，有助于实现集中统一管理，方便保密、保管和查询，彰显其“育人、教学和存史”的价值，为更好地培养人才和服务社会注入动力和活力。因此，深化高校电子档案管理规范化工作，对于提升档案资源的效益、促进人才培养目标的实现具有重要意义。

（二）高校电子档案规范化管理是创办优质学校的内在要求

高校作为高等教育的基础部分，必须主动承担起推动中国特色职业教育体系建设的重任，突出高等教育的办学特色，创办双一流高校，从“建设一流的教学和科研”“建设双师型人才队伍”“建设优质软硬件设施”“建设优质的管理和服务体系”“建设优质校园人文环境”等方面着手，积极促进学校的教学改革和管理改革；将电子档案管理规范化工作纳入到“双一流高校”的整体规划和创建体系中，推动高校电子档案管理与整个档案行业发展相衔接、相接轨，这是创办双一流高校的内在要求。

（三）高校电子档案规范化管理是发挥档案管理整体价值的必然选择

2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，强调指出：“档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。”信息时代实现了社会各项事业的“革命性”变革，档案管理由传统“手工劳动”向“电子智慧”的转化是形势使然。高校电子档案管理工作是一项系统化工程，要彰显系统效能的最大化关键在于各个部分之间的衔接程度，只有各个部门衔接实现最优，才能产生“整体大于部分之和”的效果。高校电子档案管理规范化是档案管理系统化的关键部分，只有充分发挥其最大效用，有效整合电子档案资源，打破电子档案管理可能存在的壁垒，疏通档案管理工作中的各种关系，使其科学化、合理化，才能最大限度彰显高校档案管理的整体价值。

二、制约高校电子档案规范化管理的问题审视

电子档案管理的规范化，必须要坚持应归尽归、应收尽收的基本原则，各部门必须将应归档的电子文件和传统载体的档案向本单位档案机构移交，打破传统档案部门间的限制，实现电子档案跨部门、跨系统和跨领域的共建共享，做到全面覆盖，推动电子档案管理工作的有序发展。然而，在高校电子档案规范化建设过程中，仍然存在一些问题，情况不容乐观。

（一）信息化建设水平不足，影响档案资源的共享

高校电子档案类别主要包括办学、教学、科研、管理、招生就業等方面的内容，将这些档案内容归档电子化、信息化是档案管理的形势所需、发展所求。目前，高校在推动档案管理信息化建设过程中，硬件投入上配置了一大批信息技术设备，软件上应用了电子档案信息管理平台。但是，从整体情况来看，档案电子化的工作还在推广的探索阶段，进程较为缓慢，很多高校档案管理信息化水平相对滞后，尤其是经济欠发展地区的高校，在电子档案规范化建设维度上，都处于欠开发、欠维护、欠更新状态，存在严重的“信息孤岛”问题。

（二）人才队伍建设规范性不够，制约档案信息化建设进程

高校电子档案规范化建设，人是核心因素，尤其是专业化、高素质、应用型人才。但是，从高校电子档案管理工作实践来看，档案员兼职化的现象突出，由于这些人对电子档案管理不够专业，应用实践涉及较少，导致电子档案管理难以实现规范化。实际上，在信息化在档案管理深度嵌入的时空场域下，要求必须具备档案管理专业技能、软件技术开发和应用、数据处理和开发等现代复合型档案管理人才，才能提升档案管理水平，正是由于这类人才的缺乏，消解了档案信息化建设的张力。究其原因，一方面在于高校管理层对电子档案管理工作重要性认识不足，认为档案工作是闲职，不需要专业化人才；另一方面在于体制建设不到位，尤其是在岗位设置、绩效考评、专业技术认定、职务晋升机制等方面不够完善，导致档案管理人员获得感、成就感不足，消解了高校电子档案管理规范化的人才张力。

三、高校电子档案规范化管理的对策

（一）建立健全高校电子档案管理制度体系

俗话说：“没有规则，不成方圆”。高校电子档案管理要围绕“立德树人”的根本教育任务，遵循“依规治档”的原则，坚持问题导向。针对档案管理制度缺失的问题，应依据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》《档案法》等法律法规的基本要求，从高校档案管理工作的实际出发，立足业务实际，着眼于流程优化，目标指向于电子档案管理价值的“外溢”，从电子档案管理规范化的职责要求、流程标准、业务优化等方面着力，制定具有可行性、可操作性强的制度性规范，明确机构设置、岗位配置、人才建设、考核评估、业务流程、归档时间、档案利用、条件保障、奖罚机制等一系列内容，实现高校电子档案管理的统一化、有序化，消除做法各异、各自为政、管理分散的流弊。

（二）积极建设高校电子档案信息化管理系统

电子档案信息化管理系统平台是实现高校电子档案管理规范化的基础设施，要从档案管理信息化科学规划的层面上，围绕如何办好优质化、特色化、地域化高校的目标，推动高校之间档案信息的共建、共享，实现统一规划和科学布局，如建立电子档案资料银行、区域性高校系统档案管理信息数据库中心、全国同类学校档案资料信息平台等，形成区域性档案资料管理中心，提高档案的使用价值，增加档案资料的受众面，以便于档案信息的管理和应用；也可以借助于大数据技术、云计算技术、物联网技术等，按照科学、标准、规范、实用的原则，研制开发标准统一的档案软件，提升电子档案的存储和利用质量。此外，针对可能存在的安全性问题，要增强网络安全意识，建立对相关软硬件进行检查、更新、升级、维护的常态化机制，定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理，提升设备的安全性能。

（三）提升高校档案管理人员的整体素质

在信息社会场域下，人才资源作为经济社会发展第一资源的特征和作用更加明显。无疑，电子档案管理规范化工作的核心是人才，离开了人才的推动，档案管理规范化就是无源之水、无本之木。在档案人才队伍建设实践中，一方面要加大对现有人才的培训力度，采取“引进来”和“走出去”的培训模式，把电子档案管理规范化方面的专家、学者“请进来”，让其“传经送宝”，助推电子档案管理，为档案管理人员提供更多的培训、研修机会，使其通过学习、交流，尽快适应电子档案规范化建设的要求，具有较高的专业技术能力；另一方面，完善人才考评机制，优化职称评定制度。实行岗位聘任制，推行竞聘上岗，提升岗位吸引力和竞争力，通过构建电子档案管理岗位的绩效工作机制，以一系列量化绩效指标来提高岗位待遇，增强既熟悉计算机操作又懂档案管理业务的高素质、復合型管理人才岗位竞聘的积极性和主动性，提升高校电子档案管理人才队伍的整体水平。

四、结语

总之，高校电子档案管理规范化工作是建设优质学校的重要组成部分，在高校发展迎来新的发展机遇的时代境遇下，高校电子档案管理必须顺势而为、因时而变，面对新技术、新问题，从制度体系建构、系统平台建设、人才队伍优化等方面着手，建设电子档案规范化管理模式，为高校变革和发展发挥实际作用。

参考文献：

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[2]李丽芳.基于档案规范化管理的几点思考[J].城建档案，2017（1）：74-75.

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作者简介：李卫忠（1970-），男，河北滦县人，汉族，本科，馆员，研究方向：档案。