关于完善医院人事档案管理方法的探索

医院人事档案是记录医务人员学习、工作经历、工作表现、政治思想、医德医风、业务能力、工资情况、奖励处罚、家庭信息等方面的文件材料，对医务人员职称晋升、专业工作的合理分配、人事工作的决策提供可靠的依据。医院人事档案管理合理，为医院选拔使用人才、评估人才提供重要依据。根据现代医院用工形式，医疗单位建立职工信息档案是十分必要的。

1 建立职工信息档案的必要性

由于我院现有备案制和合同制等用工形式，备案制人员档案由主管部门统一管理，合同制人员档案以个人人事代理形式存放人才市场。通过干部人事档案专项审核发现，部分干部职工档案不完整，如缺少报到证副本、履历材料无照片、缺少在职学历材料和民主党派材料等；档案材料填写不能反应业绩水平，如年度考核表只注重政治思想品德、个人业绩和专业技能填写较少。职工参加社会团体活动和各种技能比赛等材料，有些按管理规定不存放本人人事档案，但如果存放医院职工档案对医院了解职工情况大有益处。用工方式和档案存放地点不同加大了医院人事档案管理难度，建立职工档案有利于促进人事档案管理完整性和科学性。人力资源科收集档案材料后按类别管理，需要投入本人人事档案按期归档，其余可存入职工档案作为医院了解职工状况依据。

2 如何建立職工档案

2.1 完善档案管理制度

职工人事档案管理是人事工作的重要组成部分，首先医院人力资源科要建立规范的管理办法和规划，明确职责、建立目的和达到的预期效果。规划完成后及时向领导汇报建档的重要性与可行性，并将此内容在医院中层工作会议讲解、传达，要求各科室负责人将建档精神传达到每位职工。

2.2 建档内容与编码方法

医院初次建立职工档案要求统一、安全、真实。人力资源科要统一配备职工档案袋，各科室指定人员领取。医疗单位人员较多，职工信息（尤其是合同制人员履历、特长爱好、家庭状况）人力资源部很难全部掌握，这就要求全院干部职工填写《干部职工信息登记表》，并将干部职工身份证、学历、专业技术资格、荣誉奖励材料复印件等材料存入本人职工档案。职工档案编码依据我院信息化管理进行，即每人的工号就是档案袋的编号。具体按着行政职能部门、后勤部门、医疗人员、护理人员进行编排，新进人员、退休、调离可做相应管理。干部职工完成本人职工档案后在档案袋上签字、填写工号，然后密封并签字，各科室统一收齐后指定高素质人员及时交至人力资源科审核。

2.3 进行档案知识培训

通过调查发现，医院大部分职工人事档案知识淡薄，档案材料形成后无归档意识，有时靠人力资源科催要，甚至不知存档造成材料丢失，因此档案知识培训十分重要。根据档案归档类别进行培训，告知存档材料如何规范填写及归档内容和时限。职工档案知识培训可从源头解决人事档案填写不规范、不完整、不齐全、甚至丢失等现象发生。

3 材料审查与归档

收集干部职工档案，人力资源科首先建立档案登记本，登记本务必依据职工工号编码进行，设计好存档类别、档案形成时间及职工交送时间，并由职工本人签字确认。档案审核过程中重点审核材料真实性，如在职学历材料要提交学信网验证信息、荣誉奖励同时提交医院审批表等佐证材料。职工档案材料无涂改、填写完整、归档及时、真实，同时也是对职工思想品德的一种反映。对收集的待归档材料审核无疑后，人力资源科根据用工形式、档案存放地点、材料分类情况，及时存入本人人事档案或本人职工档案袋归档。

4 结语

档案具有重要的信息功能，档案管理的规范化是促进档案发挥其重要功能的主要方法。目前，我国正处于深化医疗卫生体制改革期，医疗服务不断向卫生健康转变，医疗人员增加与用工形式的多样化及医院发展的现状要求档案管理人员必须开拓思路、创新管理方法。医院档案管理是医院管理的重要组成部分，发挥好、利用好可促进医疗单位又好又快、安全稳定发展。

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作者简介

张丽华（1985-），女，汉族，河南信阳，大学本科，菏泽市中医医院，助理馆员，档案管理。