大数据时代背景下高校档案管理模式的改革

王莹姝

摘 要：信息技术的稳步发展使得目前我国已经进入了大数据时代，大数据时代指的是就是各行各业信息资源的爆炸式发展，并且相应的信息处理技术也在不断优化发展的时代。而在这样的时代背景下，受到影响最大的工作就是档案信息的管理工作，尤其是高校的档案管理模式，已经从纸质管理工作开始向电子信息管理方向发展起来。在实际的改革过程中，相关院校的管理人员必须要意识到大数据时代给管理工作带来的发展优势与相应的挑战，积极研究可行的优化改革方式。

关键词：大数据时代；高校；档案管理模式；改革方法

高校的档案管理工作主要管理的是高校的建校发展档案，包括文化方面及经济发展方面。也包括有专业教师和学生的个人档案管理，以及课程结构与课时安排方面的管理工作等多个方面。

1 大数据时代背景给高校档案管理工作带来的影响

1.1 积极影响

从大数据时代的优势来看，大数据时代主要是依靠于信息技术手段实现对资源信息的收集、整理和分类等一系列工作的。基本都是一些自动化、智能化的操作流程，因此，将信息技术与高校档案管理工作充分结合起来，可以全面提高管理工作的效率和质量，避免了纸质档案存放时间过久而出现的档案丢失或者字迹模糊不清的问题。而同时，应用信息技术可以建立健全的档案管理结构体系，通过管理平台的设置，教师和学生可以自行查找一些档案资料，这种方式降低了管理人员的工作压力，是目前人们比较喜爱的一种档案管理方式。

1.2 消极影响

大数据时代下，传统档案管理流程被颠覆，纸质媒介的档案保存形式已经不再符合时代发展需求，云技术和计算机成为新时期档案储存主要媒介。这就对管理人员的计算机操作能力有了更高的需求，而实际上许多高校内部设置的管理工作团队都存在有年龄偏高的问题。大多是即将退休的老教师，其对档案管理的观念只停留于对档案的整理和分类上。对于信息技术的操作能力比较低，无法掌握管理电子档案的技巧。同时，网络环境复杂多变，相应的電子档案在传输和存储过程中容易受到网络漏洞和病毒的攻击而造成数据损坏或泄露，这方面的问题就是高校在优化档案管理模式过程中需要解决的主要问题。

2 大数据时代背景下改革高校档案管理模式的可行方法

2.1 人才的意识和能力培养工作

在大数据时代背景下，要想改革高校档案管理模式，确保档案管理工作的有序运行。首先就需要对管理人员的工作意识和能力进行培训工作，开展思想教育活动，结合现阶段的信息技术发展情况积极转变他们传统的工作观念。让传统注重于存储的档案管理模式向注重如何合理应用档案资源的方向发展，并对现存的档案管理人员进行档案管理知识和技能培训，包括计算机网络专业知识、数据挖掘技术、二次处理技术和专业的档案管理知识等多个方面的培训。并且，实际的培训工作应当聘请新时期专业的档案管理工作专家来进行授课。同时，由于档案管理工作关系到高校的稳定发展状态，因此高校应当定期对管理人员的工作能力进行考核，对不满足管理需求的员工应当及时予以淘汰，或者调换到其他岗位上去。此外，高校还应当面向社会招聘一些能够应用信息技术手段进行管理工作的人才，来全面提升高校档案管理团队的工作质量和效率。在这个过程中还要格外注意员工的个人素质问题，避免出现员工窃取院校机密档案的行为，从而全面确保档案信息数据的安全。

2.2 网络档案管理平台的建立

基于大数据时代背景下，我国的各个高校逐渐意识到了网络信息技术的应用优势，并开始研究如何建立网络的档案管理平台。在这个环节当中，高校需要安排专业的技术人员与管理人员共同进行相应的讨论研究，制定出一个科学的档案管理结构体系。而在结构体系的建立过程中，可以从不同的档案类型进行横向分类，同时还应当结合档案的年限建立纵向的时间轴，保障结构体系的完整性。有些档案信息随着时间的变化和时代的发展，相关内容已经被淘汰了，因此也需要及时将这些档案从管理平台当中去除。避免教师在查找档案时，使用这些已经失去价值的档案而给各项工作的开展造成不良影响。而对于档案信息存储格式方面的问题也需要统一进行规范，防止出现不同计算机系统不兼容档案文件格式的问题。此外，由于科技信息技术的发展进步，使得电子设备和技术更新换代非常迅速。因此，高校应每年安排一定的预算对档案管理的相关电子设备进行更新、维护和升级等建设，从而辅助院校内部教学管理工作的顺利开展。档案管理工作还有许多优势有待发掘，比如，通过学生考勤、一卡通及其关联账户使用情况的档案记录和整理，可以区分哪些学生是属于生活困难型的，从而更好地分配助学奖金。

2.3 相应安全管理机制的优化

无论是档案的接收、归档，还是电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、传输、利用和管理等方面都应建立标准化的制度，以此来逐渐推进档案管理的现代化。高校在建立网络档案管理平台时，一定要建立健全的安全管理机制。除了对管理人员的工作行为进行管理，还应当对网络环境安全方面进行监管。定期安排技术人员对平台进行优化升级，引进专业的安全防御软件，并设置登陆系统，让教师和学生凭借自身的身份信息登陆，并为不同的身份设置不同的档案查找权限。同时，还应当对教师和学生传输安全意识，禁止通过不安全的网站登陆管理平台的行为。也尽量不要在一些公共网络环境当中上传或下载资料，避免传输过程中携带病毒而造成档案管理平台的运行瘫痪。此外，在高校档案管理模式转型的初期，相关工作人员还应当继续加强对传统纸质档案的管理工作，重点关注于保障档案管理场地的防火、防盗、防有意或无意的人为损害等问题上。

2.4 档案信息资源的合理共享

在新时期的社会发展背景下，高校的档案管理工作还应当朝着资源共享的方向稳步发展。这也是目前管理模式改革工作当中的一大重点内容。在大数据时代下，各行各业的档案信息变得更为开放，档案数据逐渐趋于一体化。高校必须意识到，进行资源共享的目的是为了能够发挥档案的最大使用价值。还可以利用共享的形式与其他院校进行互动交流，分享工作的经验，共同在社会范围内营造一个良好的教学氛围。提高我国整体的教学质量和水平，促进我国综合国力的稳步提升。高校的档案管理工作主要优势在于储存、收藏了大量的原始档案，这些都是国家的重要信息资源，是社会资源中最为精华的部分。而在这个过程中，档案信息资源的共享工作并不是指将所有资料都进行全面的共享，只是对教师和学生都有查看权限的公开档案，比如教学课时安排、建校历史、师资力量等基础档案进行共享，对于一些机密文件还是应该做好保密工作。

3 结论

在大数据时代背景下，高校档案管理模式的优化改革工作需要结合实际的高校发展情况来进行分析，明确目前在建设电子档案过程中存在的主要问题。比如，管理人员工作能力和素质、计算机软硬件设备的引进以及网络安全隐患等问题。从而充分掌握改革工作的具体方向，开展培训教育会议并对员工工作能力进行考核，招聘社会上的高技术人才。同时，建立网络档案管理平台，优化管理结构体系，完善安全管理机制。并对信息资源进行合理共享，发挥信息资源的最大使用价值，促进高校档案管理模式改革工作的稳步运行。

参考文献

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