人事档案管理中存在的问题及应对策略

齐昕

[摘 要] 现阶段，人事档案管理工作开展的过程中出现了各种各样的问题。文章针对人事档案管理中的问题，提出了应对措施，希望以此推进人事档案管理效率提升。

[关键词] 人事档案管理 存在问题 应对策略

中图分类号：G270.7 文献标志码：A

社会持续发展，国民经济在不断增长，在这样的背景下，人力资源对企业在市场中的生存与发展发挥着非常重要的作用。企业人力管理中的人事档案管理是非常关键的一个管理内容，其对企业职工的基本面貌与工作状态等做了客观记录，是企业职工绩效考核的凭证。因而，强化对人事档案管理问题的研究是很有必要的。

一、人事档案特点与管理现况

（一）特点

目前，人事档案管理中存在很突出的特点，在客观性与动态性等特点上表现明显。根据客观角度而言，人事档案是对职工的工作状态与个人经历等进行客观登记，是对职工的个人反映。因而，在用人时应当对个人档案进行检查，雇用人员的时候人事档案可起到十分关键的作用，且可以为职工找到合适的工作岗位，进而为企业创造更高的价值。

（二）管理现况

在现代社会发展过程中，人事档案管理系统与管理机制已经逐步构建且构成了对应规模，并且还配置了专业人员与兼职档案人员，人事部制定了相应的档案管理条例等，如此有益于人事档案管理。在干部人事档案标准化管理层面取得了很好的成绩，且流动人员人事档案管理也在进行中，由此可知，人事档案现代化建设成效显著[1]。

二、人事档案管理中的问题分析

（一）流动人员人事档案管理滞后

由于市场经济的进一步发展，使得社会人才资源配置方式出现了翻天覆地的变化，人员流动性大，在这样的情况下，人事档案管理中产生了带档与扣档、档案遗失与重建档案等现象。近期，由于高校扩大招生范围，使得每年的大学毕业生均在增加，毕业生的就业方向多样，同时选择非公单位与外资企业等的学生增加，这部分企业在选人的时候通常无需个人档案，仅需要应聘岗位人员的学历证明以及身份证即可，在一定程度上严重削弱了人事档案社会功能，造成人们越发不注重人事档案管理[2]。

（二）人事档案管理人员不具备科学的认识

和别的业务管理工作比较，人事档案管理牵涉企业的发展，可是人事档案管理部门和别的专业技术部门不同，其无法为企业的发展在技术层面提供直接性的支持，仅仅是为企业提供服务，易于被企业忽略，甚而一些管理层认为人事档案管理是不具备技术含量的工作，仅需要保存好档案即可，保证档案不会出现遗失与泄露的情况，就可以将人事档案管理工作处理好，比如档案查询与外调工作等。实际上，人事档案涉及到个人与企业的长期发展，人事档案管理工作发挥着非常重要的作用，应当引起更多人的关注，人事档案管理应当交给专业人士进行，且积极遵从合理且规范化的制度正常开展。

（三）人事档案管理缺乏规范性，未能构建完整的制度

中国现阶段多数企业的人事档案依旧使用的是传统的纸质档案管理，传统的纸质档案管理有很多缺陷，档案信息不但容易失真，同时还易丢失。人员在个人档案填写时，因为字迹不清晰造成无法辨认，一些信息填写不完善以及描述不到位的情况经常出现。另外，个人的证书有丢失与失效等情况，造成纸质人事档案管理无效或者档案管理工作停滞不前。人事档案管理工作人员对上述情况缺乏合理监管，没有在第一时间补全个人资料、没有补全并存档因继续学习的学历更新情况，这些都是人事档案管理工作不规范的表现，对企业与个人未来发展毫无益处[3]。

（四）人事档案管理专业人才队伍匮乏

人事档案不但涵盖了基层职工人事档案，也涵盖了干部与优秀职工人事档案，是企业选人用人的依据，档案失真与丢失会给企业造成很大的影响。人事档案如若进行标准化管理，保证人事档案的准确性，必须要有档案管理专人进行档案管理，经过调研达到去伪存真的目的，让档案可以发挥其最大作用。根据现阶段情况看来，一些企业并没有依据国家规定配置人事档案管理人员，一部分企业仅设置了一名档案管理人员，该人员管理着几百或几千人的档案，并且还有部分企业使用了兼职人员进行档案管理，这部分兼职人员对于档案管理知识知之甚少，在上岗前没有对其进行培训，仅具有整理与保存档案的能力，不具备去伪存真的专业技能。

三、人事档案管理问题应对举措

（一）强化流动人员档案管理

现代社会受各种因素影响，人员流动性逐步增大，因此，需要强化对流动人员人事档案信息的管理，在人事档案管理制度构建且快速完善这一基础之上，构成流动人员档案信息的完整采集网络，在第一时间归档与更新构成的档案信息。在短时间内健全人事档案采集与识别、归档与保存、借阅与查找等制度与步骤，开展人事档案管理工作，从而将人事档案管理信息健全化，以此实现档案信息客观性与动态性、高效性与规范化。

（二）提升人事档案管理科学认识

人事档案中有人才的基本信息，是企业选人的参考依据，对个人与企业均有着非常关键的作用。企业需要提升领导对人事档案管理工作的关注力度，加强对人事档案管理各方面的投资，持续健全对应的软硬件设备，增加人事档案管理宣传力度，组织所有职工共同参加到档案管理工作中，积极配合档案管理工作人员做好档案管理工作，以此提升人事档案管理效率。

（三）构建健全的人事档案管理制度，进行规范化管理

人事档案管理要提升管理效率与水平，节省人力、物力、财力，就需要构建科学健全的管理制度，达到制度化与规范化的管理目的。第一，人事档案管理制度在融合当前的用人机制与代理机制等基础之上进行创新与整合，构成统一且集中的管理制度，同时持续进行完善，提升人事档案管理效用，为社会查找与使用档案提供便捷，促进人事档案信息集中化，提升人事档案信息利用率。第二，加速人事档案信息化建设，人事档案关系到企业所有职工的信息，有着各种各样的特征，如复杂多变、数量庞大等，如果只是依靠人工进行处理非常耗费时间与精力，无法有效提升人事档案信息利用率。要实现对人事档案的管理，需要构建且持续健全人事档案管理系统，借助新的科技与设备，把个人档案信息输入系统中，提升档案的持续性，利用扫描仪与相机等把档案信息与图片进行保存，使档案信息更形象与直观。第三，要创新人事档案管理，管理工作人员需要发挥出现代网络技术作用，在遵守保密原则的基础上，做到非保密信息的资源共享，给社会提供真实有效的档案管理信息。

（四）构建专业化人事档案管理人才队伍

人事档案管理质量与管理效率取决于档案管理工作人员素养与业务能力的高低，因此，构建综合素养高与专业水平高的人事档案管理团队是做好人事档案管理工作的核心保障。第一，加强入门关，在雇用档案管理人员的过程中，应当严格根据国家相关规定，设定档案管理人员岗位要求与数目。第二，强化对档案管理工作人员的培训，该培训包含了上岗前的培训与不定期业务能力方面的培训等，持续提升档案管理工作人员专业技能与业务水平，让其可以在提高人事档案管理水平的同时还可以持续改革与创新，促进人事档案管理有效进行。除此以外，人事档案管理工作人员需要持续更新观念，促进人事档案管理水平提升。

四、结语

伴随社会的不断进步与企业的高速发展，现代人事档案管理工作人员对人事档案管理工作的价值有了新的认识，以往的人事档案管理方法对提高管理水平与促进企业发展是不利的。因此，企业需要加强档案管理人员与设施等方面的建设，使人事档案管理更好地促进企业发展。

参考文献：

[1]贾坤涛.信息化时代人事档案管理模式创新路径研究[J].中国管理信息化，2019，22（7）：143- 144.

[2]吴婷婷.大数据时代加强人事档案管理工作的探索[J].办公室业务，2019（6）：174.

[3]程路.人力资源開发中人事档案管理的价值思考[J].人才资源开发，2019（6）：27- 28.