基于大数据的高校学生档案管理模式研究

摘 要：现代社会是一个高速发展的社会，科技发达，信息流通，交流密切，大数据就是这个高科技时代的产物。在大数据时代下，数据信息也呈现出数量大、数据复杂、处理快的特征。高校学生档案管理是学校的重要工作内容之一，它是记载学生学习及社会实践的重要材料，也为人才培养的研究提供了基础保障。在当今计算机技术日益成熟且追求效率的社会，人工保管高校档案出现了效率低下、保密性差等特征。基于大数据背景，对高校档案管理的模式的改革已迫在眉睫。本文阐述了大数据的特征，并在此基础上对高校档案管理的模式进行了研究分析。

关键词：大数据;高校;学生档案管理;模式

一、前言

随着社会的发展，信息水平的提升，对数据处理的速度及水平要求越来越高，大数据时代应运而生。大数据应用具备速度快、时效高的特性，它可将纷繁复杂的数据迅速提炼出所需数据，提高工作效率。大数据应用以其独特的优势迅速占领人们生活的各个领域，为工作生活提供了方便。高校学生档案管理是学校的重要工作内容之一，它不仅构成了学校的体系建设，还是学生学习、社会实践的重要记载材料。运用学生档案，也可对人才培养的研究进行分析。但学生档案数量庞大，产生大量的文件及数据，对于检索、更新和维护都带来了较大的困难，且人工管理效率低下、保密性差，不利于档案管理工作的有序开展。使用计算机对高校学生档案进行管理，建立数据库，使其具备检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等特点，这是人工管理无法比拟的优点。

二、大数据概述

最早提出“大数据”时代到来的是全球知名咨询公司麦肯锡，麦肯锡称：“数据，已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素。人们对于海量数据的挖掘和运用，预示着新一波生产率增长和消费者盈余浪潮的到来。”“大数据”在物理学、生物学、环境生态学等领域以及军事、金融、通讯等行业存在已有时日，却因为近年来互联网和信息行业的发展而引起人们关注。

大数据是信息时代的产物，又称巨量资料，指的是所涉及的数据资料量规模巨大，人们无法通过人脑或是主流软件工具，在合理的时间内撷取、管理、处理、并整理所需的资讯，从而为人们所利用。大数据技术的战略意义不在于掌握庞大的数据信息，而在于对这些数据进行专业化处理，形成有意义的数据。由于大数据处理的准确性及便利性，已被人们在工作、生活的各个领域广泛应用，成为一项人们必不可少的工具。

大数据作为云计算、物联网之后又IT行业又一大颠覆性的技术革命，广泛应用于社会的各个领域，它具备数量大、种类繁多、速度快、时效高的特征。它的使用价值，不仅能够为人们提供需要的信息数据，还可以针对个人需求提供个性化的信息数据服务。所以在信息化社会的今天，人们的生活、工作及思维都随着大数据时代的到来发生了巨大变革。

三、高校学生档案管理的特征

1.高校学生档案数量巨大，人工管理工作量大

高校学生数量庞大，学生每年入学、毕业、迁入、迁出、就业、深造等，档案数据都会发生调整与改变。而目前，多数高校对档案管理仍是采用人工管理的模式，信息化的管理模式仍未被高校普及及采用。面对数量巨大、工作量大的学生档案管理工作，人工管理速度慢、耗时长，且不能有效地对有价值的信息数据进行提取。人力及物力的耗费对于高校的管理工作来说都是巨大的困恼，这就迫切的需要信息化的引入，对高校学生档案管理工作进行改革和创新，从而顺应时代潮流，为高校的管理工作提供便利。

2.高校学生档案变动频繁，且要求处理速度快，需要大量的人力及物力

学生每年入学、毕业、就业、深造等都要进行档案调动，跨界调动，学生每年的奖惩情况、学习成绩、思想政治状况等也都会发生数据变化。学生档案的调动及档案数据的变化产生巨大的工作量，这是档案人工管理的一大难题。而且高校档案调动集中在每年的毕业就业季，这就要求档案管理工作处理速度快，必须在有限的时间内完成。频繁地调动、有限的时间需要大量的人力及物力，这也是高校管理工作的一大挑战。

3.高校学生档案形式单一，纸质化档案存储不足

2008年9月1日，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，明确指出高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校的学生档案包括学生的学习经历、学习成绩、政治思想表现情况、身体状况等文字，而目前我国高校的学生档案主要以纸质为主，图像、声像资料少，纸质档案的简单单一化，不足以全面展现学生全貌，丰富档案表现形式也是高校学生档案管理工作的一项内容。

4.高校学生档案管理缺乏前瞻性及预测性

传统的高校学生档案管理还停留在资料备份及存档的层面，仅仅是对学生档案的寄存与整理，而难以通过数据分析在实践层面为高校的学生管理决策提供科学预判的数据价值。若用大数据工具进行整合、分析挖掘形成学生档案的智慧分析库，高校根据有价值的分析数据可对学生管理工作、人才培养工作进行改革和创新，促进高等院校管理工作的良性循环发展。

5.高校学生档案管理人员业务管理水平尚处于初级阶段，亟待提升

高校学生档案管理人员的业务管理水平直接關系到高校工作的正常开展及发展。而现阶段，档案管理人员的业务水平参差不齐，且多为兼职，缺乏正规的培训，仅仅是通过人工管理对档案进行分类、整理及保存。档案管理人员管理意识淡薄、管理模式陈旧，无法对档案管理工作进行创新与改革，致使档案管理工作停滞不前，根本无法适应大数据时代的到来。因此提高档案管理人员的业务水平，适应大数据时代，是高校档案管理工作的重中之重。

四、基于大数据的高校学生档案管理模式研究

1.高校档案管理工作应当构建开发高校档案管理平台

在大数据背景下，高校学生档案管理应该开发档案管理平台，将纸质化信息转化为数据信息进行保存整理，以保障档案的真实性、完整性及保密性。构建档案管理平台需要进行的工作是信息采集及信息录入，高校学生档案信息采集可以通过计算机或扫描仪来完成，保证纸质档案的完整性。对于信息录入及档案管理来说，高校应对管理人员进行培训学习，或者配备专职人员进行维护和管理。对于信息平台的应用来说，高校可以借助校园网络进行资源共享，设置相应的检索功能，方便教师或学生进行档案信息的获取和利用。

2.高校学生档案管理工作应利用信息化平台，构建“大档案”系统

学生档案以纸质形式进行保存，占用空间大、不具备保密性且保存受到时间的限制。开发高校档案管理平台，构建高校大档案系统。将文件、音频、图像、视频等转化为数字化信息进行收集归档，形成高校档案管理的大数据集。所有的档案数据又以不同的分类进行保存，不同的档案文件又归属到不同类型的文件类型。所有的文件又以时间为序进行排列，不设年限，以永久保存为准。大档案系统的建立，既保证了档案管理的齐全真实，又为档案工作的管理带来了便利。

3.高校学生档案管理工作应利用信息化平台，构建“大服务”体系

在大数据的背景下，高校学生档案管理工作应当利用信息化平台，构建“大服务”体系，实现档案管理工作的社会化、多元化、开放性及先进性。高校档案管理工作应当树立服务意识，切实做好为教师及学生服务。高校学生档案管理平台以校园网为依托，在校内对教师及学生开放，这样既确保了学生档案的保密性，又增强了学生档案工作的开放性。学生可登录档案管理平台搜索查看个人档案，进而对个人进行分析提升。学校可依据档案管理平台的数据分析，为学校的学生管理工作提供决策性意见支撑。

4.高校学生档案管理工作应当建立高质量人才队伍，提升档案管理工作的服务质量

大数据时代的到来，对人才的需求及要求也越来越高，这也迫切需要提升高校档案管理工作人员的素质水平。档案管理工作人员的业务水平直接关系到档案管理工作的开展水平，高质量、高素质的人才才能保障档案管理工作的开展与创新。因此，各高校应当加强人才队伍的培养与建立，提升工作人员的业务水平，使之更适应现阶段的大数据信息化时代，才能更好地为教师及学生提供个性化、专业化的服务，从而满足大数据时代对高校学生档案管理工作提出的要求，促进高校学生档案管理工作的信息化、社会化及可视化的目标实现，从而为社会各行业输送高质量的人才。

5.高校学生档案管理工作应当利用信息化平台，维护档案信息安全

在大數据时代，档案信息的安全也是档案管理工作的重要内容。档案管理工作应当确保档案信息的原始真实、机密可用、齐全完整。所以在保障档案信息开放的同时，档案管理工作还应当确保档案信息的保密性。在人员方面，高校应当加强人员的培训，提高工作人员安全意识，加强安全宣传，避免因工作人员安全意识薄弱而造成档案信息泄露的安全事故;在硬件方面，加强基础设施、数据平台的建设及维护，从而保障档案管理平台的正常运行;在软件方面，要利用网络安全技术，设置访问权限、加密文档、文件备份等，保障档案信息的安全，不外泄;此外，还应建立相应的应急处置方案，一旦信息外漏，要及时进行处理，避免给档案管理工作带来更大的危害。

五、结语

高校档案管理工作是高等学校重要的基础性工作，它关系到学校的整体发展规划。随着大数据时代的到来，高校学生档案管理工作也面临着新的机遇与挑战。高校应当顺应趋势，对学生档案的管理模式进行改革与创新。开发档案管理平台，构建高校学生档案的“大档案”、“大服务”体系，实现档案管理工作的社会化、多元化、开放性及先进性;同时也应当培养高质量人才队伍，加强工作人员安全意识培训，维护网络安全，保障档案信息的保密及真实性。大数据时代下高校档案管理也具有了新的发展形势，各高校应当认识到大数据时代的特征及优势，加大对高校档案管理工作信息化的探索与研究，使档案管理工作在时代的引领下逐渐完善与进步，也为高校的整体发展规划奠定坚实的基础。

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作者简介：邓婷（1981-），性别：女，民族：汉族，籍贯：山西省临汾市，职称：助馆，学历：本科。