新时代高校人事档案资源建设

摘 要：高校档案中蕴含着丰富的信息资源，人事档案也起到了非常大的引导作用。它如实的记录了学校历史，记录了每位教职工在工作中、学习上的变迁，它作为教职工的考核升迁的重要依据，也是衡量学校教育质量与管理的重要依据。高校档案館应当建立健全人事档案管理办法，在工作的检查、考核评估、工作分配加以管理，从而提高高校人事档案的管理水平。社会在发展，现如今网络的飞速发展，信息技术与网络技术是未来发展的评定，纸质档案也面对更严峻的挑战，走向信息化是势在必行。

关键词：新时代;人事档案;大学

1978年12月召开的党的十一届三中全会，重新确立了党的正确的思想路线、政治路线和组织路线。并作出了把工作着重点转移到社会主义现代化建设上来的重大决定，这是我国社会主义革命和建设史上具有深远历史意义的伟大转折，同时也是我国档案事业发展史上的一个重要里程碑。

1979年8月18日，全国档案工作会议在北京召开，其中提出了加速档案工作的恢复、整顿、总结、提高，为社会主义现代化服务的指示。

1987年9月5日颁布《中华人共和国档案法》，国家建立了以《档案法》为中心的法规体系，先后颁布全国性档案行政规章134项，档案法规25项之多，档案工作走向依法治理的道路，从而档案工作得到全面发展。

随着《档案法》的颁布和实施，基础建设不断加强，工作环境的改善，为了适应科学化档案管理的需求，档案部门建立了标准化工作。

2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，开通了国家档案局的门户网站。并在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会，将全国档案信息化建设推向一个新的起点。

2003年，中央办公厅明确提出，建设档案数据库，并且作为信息资源体系的建设重要任务之一。

直至今日，档案数字化管理建设仍在进行改革。

一、数字时代人事档案整理的转型升级

当今社会，信息化、网络、云计算发展飞速，网络互通。在以前纸质档案，翻阅、查找、增加、规格种类过多，从而导致纸质档案的翻阅查找麻烦。人事档案的信息化势在必行，我校现在已经全面开展与制定人事档案信息化。虽然工作繁琐，但是对于后辈便是福音，人事档案信息化后查找利用方便快捷，整理、增加、审核工作简单。同时，人事档案信息化是自动化办公和计算机技术、信息技术快速发展的必然结果，具有不可替代的先进性。

在以前，纸制档案便是个人的一切，终其一本。缺页少资，并不能及时的反映出个人的最新动态。多年来，除了各单位的评定、考核、升迁、调任的增加，教职工的学历资质便需要个人因相关文件的颁发、通知后送到我校档案馆，然后人事档案管理人员根据相关规章制度加以办理增加。人事档案管理长期处于被动的情况下，使得高校人事档案陈旧，不能及时的、真实的反应出教职工的最新动态，从而高校人事档案并没有起到真正的记录个人的重要依据。

社会的发展进步，网络的发达与应用，可以使档案更简明扼要的出现在视线内。信息化人事档案出现可以减少在纸质档案中存在的问题，档案的不规范、缺页少资、保管存储。从而也可以解决高校互通人才，档案借调方便。但是不管信息化社会发展如何。纸质档案仍然占据不可替代的位置。纸质档案数字化是以保护数字化档案母体“纸张”存在和利用为目的的一种档案保护、利用的手段。

纸质人事档案的数字化转型，是采用扫描仪等设备对人事档案进行数字化加工，将其转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，并能被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本的处理过程。在人事档案数字化开展之前按照相关规定和标准做好普通纸质档案材料的收集、整理及审核工作，做到档案材料补充完整、材料真实、无缺失，分类准确，编码规范，目录与材料一一对应。纸质档案数字化制作需要录目建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、数据管理等。

二、档案价值鉴定的观念创新与手段创新

我国的档案鉴定理论在新中国成立以后，得到了一定程度的发展，主要是在学习原苏联档案学理论的基础上结合我国档案工作实践，并且吸收了民国时期档案学有关档案鉴定理论而逐步形成的。民国时期的档案界提出的鉴定标准都是在重视档案的历史价值和行政价值，但它存在非常大的缺陷，即仅仅停留在机关范围内的一般的行政价值和历史价值的认知上，且当时没有得到非常有效的实行。而原苏联的档案鉴定理论对我国的影响可说是最为深刻和久远的。例如，原苏联档案界提出：档案的鉴定原则是历史主义原则、党性原则、全面性原则和系统性原则;在鉴定档案的价值时，应考虑文件内容、文件来源、文件的形式特征、情报的重复性、档案全宗文件的完整程度、文件的物理状况及文字、语言、艺术及其它特点，等等。这些原则和标准被我国档案工作者加以吸收和借鉴，再与我国的档案鉴定工作实践相结合，明确提出了鉴定档案价值时应考虑的相对价值标准、社会需要标准等新的标准，初步形成了较为系统的概念、原理体系。无可否认，这些鉴定理论在相当长的一段时间内，确实对我国的档案工作起到了一定指导作用，在很大程度上保护了档案的安全，防止了任意销毁档案文件的事件发生，有效地保证了我国档案管理工作的有序性。

但是，建国以来长期形成并得以贯彻的具有我国特色的档案鉴定理论，虽在实践中证明了他的价值，但同时也宣告了这些理论自身存在的不足。因为我国的鉴定理论一直以来都偏向于对鉴定的原则、一般分析方法、保管期限和保管期限表以及鉴定工作组织的研究，而对档案鉴定中的一些基本理论和应用技术研究得不够，这在实际工作中就显得乏馈，缺乏足够的实用性，可操作性不强。

如何深入挖掘档案的价值，把档案有效利用起来，都是需要认真研究解决的重大课题。需认真总结经验，继续加大力度，努力在系统开发利用、深度开发利用、精准开发利用上下功夫，服务大局，服务意识形态领域的斗争。

1.档案的价值鉴定可分为：现实价值和历史价值。进行存毁处置的一项档案业务工作。主要有制定鉴定标准、分析和判断特定档案对其形成单位、挑选有长远保管意义的档案妥为保存或移交，剔除本无保存需要或保管期满的档案予以销毁。鉴定档案价值对档案的科学管理具有重要意义，一向被各国专家视为档案管理中最难的工作，必须慎重进行。

2.人事档案价值鉴定基本包括：档案是否完整、档案中是否有重复内容、检查档案的真实程度。确保真实性、完整性、可用性、安全性的基本原则。遵从以上几点，信息化档案的产生，便可把这些问题迎刃而解。

三、数字化档案资源的共享与互通

我国国民经济和社会发展“十一五”规划发展纲要确定要“制订和完善网络标准，促进互联互通和资源共享。”档案信息资源是国家基础信息资源的重要组成部分，实现档案信息资源的共建共享，是我国国民经济和社会发展计划的一项重要内容，是必须努力完成的一项重要任务。同时国民经济和社会发展的各个方面都离不开对档案信息资源的利用。

数字化的人事档案信息可以通过档案管理软件查询，不受时间、地点的限制，在浏览器中输入正确的应用程序地址，即可登录界面查询。可以实现在同一时间、不同的地点，被不同用户查询共享，不再受纸质档案的限制。档案管理人员可以利用计算机进行管理。非常简便的实时信息同步和信息传达的及时性，更快捷地为更多的查询者提供本地或远程信息服务，凸显档案信化的便捷。

数字化人事档案的标准化程度要求高，数字资源总以通用格式被人们应用。现行的硬、软件、网络可以毫无障碍地被访问，并被复制。档案资源从此从封闭走向开放，打破了纸质档案的局限性，彻底改变了档案的利用方式，使档案资源能够做到“信息化服务档案，档案服务于社会”。数字化档案具有可操作的输入、更改、多次使用的特点，无须再翻动纸质原件，减轻了档案管理工作人员的劳动强度，工作效率得以明显提高。

四、高校内档案的共享

高校档案管理信息化后，在本校内信息化档案资源共享是非常容易实现的，人事档案信息的直接用户是广大的师生，其使用频率较高，查询时间无限制。这就需要本校网络搭建平台与维护。从而满足广大师生查询个人档案的便捷。从高校档案馆纸质化档案的查询到网络化的便捷，是大环境下的趋势。

五、校际之间档案的共享

现在高校联合，人才的变动，需要人事档案的互通，在以往，纸质档案需要邮寄，现在，便可在网络直接传送，从而减少档案管理人员的查询、封档、邮寄等一些麻烦。现在的管理相对薄弱，这必须要高校之间档案管理一致，使用软件相同才可以互通，所以这是信息化档案必经之路。

现如今，人事档案信息化是趋势，也是未来档案管理互通中的重中之重。想要实行档案资源互通，必须与教育部门、社会档案服务行业强强联手，共同建造网络档案互通的局勢。搭建一个档案管理平台，从而改善现状，利国利民。操作简便、减少中间出错环节。当前和今后一个时期，要重点把档案信息开发利用工作与学习宣传贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神结合起来，与传承红色基因、弘扬革命文化结合起来，与深入开展“不忘初心、牢记使命”主题教育结合起来，教育引导干部群众增强“四个意识”、坚定“四个自信”。特别是要紧紧围绕党中央和总书记关注关心的重大问题，围绕意识形态领域的热点难点问题，围绕必须依靠档案才能明辨是非的一些问题，创新工作机制和方法手段，既发挥自身优势又合理借助外力，把档案部门的资源优势、专家学者的专业优势和现代传媒的传播优势结合起来，及时提供更加精准、精细的档案支持服务，努力推出更多优秀档案编研开发成果并加大宣传力度，进一步提高档案工作围绕中心、服务大局的能力和水平。全面实现人事档案的信息化、网络化管理。

参考文献：

[1]朱玉清.关于高校档案馆参与数字校园建设的思考[J].北京档案，2010

[2]肖 飞.资源共享：数字社会中的博物馆[J].第五届中美图书馆合作会议，2010.

作者简介：张加琦（1989-），男，河北人，蒙古族，宁夏大学档案馆，助理馆员，研究方向：档案管理。