推行“互联网＋办公” 提升企业运行效能

罗红年

[摘    要] 本文针对江汉石油工程公司办公信息化现状，结合办公信息化发展趋势，提出实现“互联网+办公”的思路和措施，提升企业运行效能。

[关键词] 互联网;办公;企业运行

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 034

[中图分类号] F270.7    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）17- 0085- 02

1      基本情况

1.1   基础条件

总体上看，公司办公业务信息化基础较好。据不完全统计，公司现有计算机1 938台，基本实现管理和技术人员全覆盖，公司机关和二级单位机关、项目管理部所用计算机占用率均超过100%。

目前公司范圍内在用的办公业务信息系统，均为总部统一推广，具体为公文处理（OA）系统、督办系统、合同系统、制度系统、财务共享系统。测录井公司、井下测试等单位自行应用了办公业务系统。上述信息系统独立运行，均开发有手机终端。

随着智能手机的推广，公司两级机关具备了移动办公的基础条件。目前OA系统手机终端等移动应用效果较好。

1.2   主要问题

1.2.1   办公信息系统少，应用范围窄

现有公司层面应用的办公业务信息系统，数量较少，尚未建立适应公司高效运行需要的应用体系。二级单位层面，除测录井公司等少数单位外，其他均处于上面推广啥就用啥的状态，没有新的应用。

应用范围局限于OA、邮件、合同、督办等业务，许多办公业务和机关事务还没有信息化，比如会议通知还是使用电话或即时通讯工具通知，又如盖章申请、请假申请还需要找领导签字，工作效率比较低。

1.2.2   孤岛现象严重，协同水平低

办公业务信息系统之间均独立运行，在公司内部网站展示，仅能实现简单的单点登录，功能和数据上无法互联互通，没有实现集中和协同，信息孤岛现象比较严重，体验效果差。

1.2.3   移动办公应用深度和广度不够

仅仅应用了手机客户端App，功能比较有限。与计算机终端上网相比，一些使用频率较高的功能在手机终端实现不了，移动办公无论是广度和深度都差距较大，总体水平不高。

1.2.4   投入不足与应用需求增加的矛盾比较突出

两级机关和二级单位提出大量的信息化需求，因投入或技术力量不足，无法满足需要。如总经理办的公章使用、装备管理处的设备资源共享管理、经营管理的市场准入管理、人力资源处的员工技能练赛移动答题系统。还有公司机关和部分二级单位机关搬迁武汉后，需要会议室管理、考勤管理、门禁管理等应用系统。

2      办公业务信息化趋势

办公业务信息化发展迅速，相关产品和软件众多，迅速融入政府、企业等领域，应用的广度和深度明显提升。总体而言，有两大发展趋势。

2.1   协同办公

协同办公，也叫协同OA，具有方便快捷、降低成本、提高效率的优势。这里的协同，是站在企业管理的角度，以融入业务管理为目标的协同，通过协同OA系统的应用实现信息的协同、业务的协同和资源的协同。因此真正意义的协同办公系统应该叫协同管理平台。在该平台上能够部署公文管理、档案管理、新闻管理、会议管理、人事管理、ERP等具备协同特征的应用软件，使各种信息数据能共享使用，消除信息孤岛现象。使用该平台，领导可以在任意一点掌控全局，监控企业运行，从而达到提升效率、强化管控的目的。

协同办公是企业高效管理的行之有效的重要工具，将传统办公变成数据化、网络化、移动化、科学化的办公方式，是企业降本增效的有效方式。推行协同办公，对于实现办公先进性、快捷高效性、资源使用合理性、决策依据准确性、资源配置最优化、行政管理统一化等，具有重要的意义。

2.2   移动办公

移动办公即“3A办公”，可在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）处理与业务相关的任何事情（Anything）。移动办公就是让企业管理人员无论何时何地，都可以通过智能手机掌控企业内部管理，不受时间和地点的约束，极大地提高工作效能，降低管理成本，增强快速反应能力。移动办公具有以下特点和优势。

2.2.1   实现工作流程规范自动

每个公司和企业都存在公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等流程化的工作事务。移动办公可以实现对流程化工作的自动化，可以规范单位内部的各项工作。

2.2.2   做到事务处理方便快捷

使用移动办公，无论团队工作人员在何时何地，都可以及时审批公文，浏览公告，处理个人事务等等。这种办公模式将以前不可利用的时间有效利用起来，大幅提高了工作效率和时间的使用效率。

2.2.3   解决相互沟通协作问题

不管是公司部门之间或是部门员工之间，都会存在沟通协调不到位、信息不通畅而影响工作的问题。使用移动办公后，每个部门都建立不同的群组，可以通过软件系统功能，降低沟通成本，倍增工作效率。

2.2.4   管理平台功能强大灵活

作为移动平台的工具，很多要在电脑上处理的工作都可以通过移动办公的手机、平板电脑等终端来完成，移动办公的功能与电脑办公一致。还可以针对业务需求，进行专业的定制开发，自由设计移动办公的功能。

2.2.5   操作易学简单方便实用

移动办公的使用既不需要电脑也不需要网线，只要一部可以上网的智能手机或者平板电脑。同时也不用再因为工作而一直待在办公室，即使下班也可以很方便地处理一些紧急事务。

3      推进“互联网+办公”的工作思路和措施

公司办公业务信息化属于信息化建设的重要组成部分，要坚持“顶层设计、统筹规划、突出重点、分步实施”的指导思想和“六统一”原则，加快构建与特色一流目标和石油工程企业特点、与协同化移动化趋势相适应的办公业务信息化体系。

3.1   工作思路

结合调研情况和公司实际，我們提出“两优先、两加快、两步走”的办公业务信息化工作思路。两优先，即优先整合现有应用系统、优先发展移动办公。两加快，即加快实现协同办公，加快实现信息化与机关业务的深度融合。两步走，即分两步走在2019年前实现办公业务协同化、移动化两大目标。第一步，2019年12月前，对现有应用系统进行整合，实现手机终端与办公计算机的定制开发，完成公司机关的办公协同和移动化。第二步，2020年12月前，完成覆盖公司和二级单位机关的协同和移动办公，将经营管理、市场管理、人力资源、设备管理等部门的应用需求纳入办公业务信息化体系，实现深度融合，及时进行完善，形成江汉工程特色的办公业务信息化体系。

3.2   工作措施

3.2.1   提高站位，充分认识“互联网+办公”的迫切性和价值意义

通过互联网+办公，实现办公协同化和移动化，是互联网条件下管理创新的组织部分，是适应市场化专业化的必然选择，是构建现代治理体系的重要支撑。具体而言，体现在“两个迫切需要”。一是公司瘦身健体后，迫切需要在管理层加快信息化步伐，全面提高管控和运转效率;二是行业竞争日益残酷，市场瞬息万变，石油工程企业业务流动、信息流动、人员流动加剧，队伍、人员分散，迫切需要加快移动办公。

实现互联网+办公后，由传统办公转变成数字化协同智能办公，实现工作流程化、无纸化。不仅仅是应用一些系统和软件，更重要的是办公模式和管控模式的转变，机关管理上实现两个转变：以传统手段为主转变为信息化手段为主，以办公室电脑为主转变为手机移动为主，极大提高管理效率和现代化水平。同时IT耗材、纸张、电话费等各项办公费用的减少，见到明显的降本效果。

3.2.2   纲举目张，明确实施“互联网+办公”的管理和技术路线

管理路线主要是坚持六个统一。即统一规划、统一标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理。办公信息化是一个系统工程，需要建设一个合理的、安全的、开放的、可扩展的全公司范围共享使用的综合办公平台，统一入口，统一管理，共享各种系统和信息资源。

技术路线就是“以我为主、兼容并包”，既保证集团公司信息系统应用，又保障自主应用系统运行。办公系统业务流程是随办公业务开展不断变化调整的，是一个长期坚持开发、维护的系统，一方面要持续投入，如短信费用、开发费用、升级费用，另一方面由于对厂商存在依赖性，厂商售后服务质量不一，选择售后有保障的厂家也是关键之一，除此以外培养自己的运维团队也能解决一些开发需求。

3.2.3   上下融合，建立相应的运行制度和工作体系

一是办公业务线上和线下都要建立一套管理制度，明确纪律要求，纳入部门和个人考核，做到及时、规范，确保应用效果。二是加强信息化基础建设。保障相关费用，每年短信费用、开发费用、升级费用等费用纳入机关财务预算;加快无线网络建设，PC、笔记本购置等与之适应;加强网络维护，确保运行畅通。

3.2.4   双管齐下，从技术和管理入手构建安全保障体系

高度重视安全保密工作，针对协同移动办公带来的安全保密风险，制定严密细致的防范体系，严格业务管理权限，积极消除各种安全隐患，严防网络信息安全和失泄密事件发生。

3.2.5   重视人才，建强公司信息化队伍

信息化人才是公司三支人才队伍的重要组成部分，要做好人才引进、培养和提升工作，建立及培养自己的核心开发团队，提高信息化专家待遇。