提升高校办公室行政管理工作效率的对策研究

朱宝杉

高校行政管理贯穿于高校日常工作的每一个环节。提升高校行政管理效率对于学校综合发展具有重要意义。本文通过对当前高校行政管理存在的问题进行分析，对提高高校行政管理工作效率提出策略建议。

1 完善相关法律法规和学校规章政策

完善高校行政方面的规章制度。制度化、规章化是当下高校行政管理的重要趋势。为实现行政管理的制度化、规范化，高校管理部门需不断提升行政管理的法制化程度，使相应的行政管理工作有法可依、有制可循。如此一来，高校的行政管理工作才能在相应制度的保障中有条不紊、按部就班地进行，相关工作人员才能在完成对工作效率提升的同时以高度的工作热情投身于高校的管理工作中。故而，对相关法律法规和学校规章政策是扩招之后高校行政管理的重中之重。

2 完善对行政管理部门、岗位的考核考评

強化高校行政的考核评价体系，完善相应的奖惩制度。高校相关考核可细化到小组，根据考评的要点组织不同的考评小组对行政体系中的相关部门、岗位人员进行清晰有序的量化考核，使各部门间职责、权利相对清晰化。此外，完善行政管理中的奖惩制度，对于激发高校行政人员的工作积极性、提升其工作参与度具有重要作用。这一制度将使高校行政管理在原有基础上更进一步，迈入新台阶。具体而言，所谓奖惩奖励制度可具化为物质与精神两方面，两类奖励类型的纳入相辅相成、对高校行政工作有着重要的促进作用。这无疑会使工作积极、成绩斐然的优秀者信心倍增，并努力发扬自己在工作中的标兵作用。对其他行政工作人员来说，标榜模范的示范性作用也最终将起到引导作用。

当然，在相关激励制度、考评体系的制定过程中，高校应以效率优先、公平公正作为重要原则。只有奖罚分明的激励制度及相对明确细致的行政工作考评体系，才能使整个高校行政工作以相对全面细致、客观有效的面貌呈现在广大师生乃至于教育系统乃的视野中。

3 优化岗位配置，明确岗位职责

“规范管理、权责明晰、精简高效”是高校岗位部门间需达到的最佳状态。各高校均有自己的学院分布与师生配备，故高校应基于高校的自身特质进行各行政部门科室间的岗位分布与职责配备，力求完成岗位配置的删繁就简，实现各办公流程、人员配置的优化，各岗位间既分权分责又互帮互助。各部门成员应以岗位职责对自我严苛要求，使应负责任精细化，绝不迈入危险的雷区地带。当行政工作中问题苗头初现时，相关成员定要及时向相关上级反映、沟通。在提升工作效率时，高校行政部门也应注重对现代化办公方式的利用，以此完成工作效率的提升。

4 加强各部门的协作，增强沟通交流

部门协作是实现高校行政职能的重要措施之一。高校行政管理部门需树立起大局意识与整体意识，立足于高校的总体规划进行行政工作的统筹安排，在进行高校相关工作时找寻到合适的目标与立足点、侧重点。这是高校行政管理工作顺利进行的重要保障。与此相类的，高校还应树立前瞻意识，以高校行政工作的整体高效作为工作目标。各新政部门应避免只求眼前利益、只顾单个部门间利益的狭隘眼光。唯有各行政部门间加强合作沟通、各取所长，才能弥补哥部门间行政工作的短处，进而完成高校行政管理水平的整体提升。

5 强化服务意识

基于高等教育的相对普及，高校管理也升级原有管理理念，树立起为师生服务的自觉意识。高校不应成为教育的金字塔，而应在管理过程中不断强化服务广大师生的核心能力。故高校行政群应将自己定位为高校体系中的“服务者”，担负起为广大师生排忧解难的重要职责。脚踏实地的贴心服务将使高校的行政水平达到最佳，为师生间的有效交流、高校的教学活动开展起到基础性作用。从更为深层的角度上来说，一系列教学活动的顺利开展能够使国家的教育事业更进一步。在高校的日常行政管理工作中，各部门应广泛听取来自广大师生的意见，使各项管理各类制度最终能将师生利益落到实处，从而达到行政管理效果的最佳化。

6 对行政管理人员的培训，提高业务能力和专业知识水平

高校行政人员的个体素质高低对高校行政管理水平高低的影响不易察觉却必然存在。行政工作要求相关管理人员拥有语言表达、沟通概括、交际协调等各类基础化、常规化能力，这一能力的提升显然有赖于工作人员对相关知识的掌握。故高校管理部门不应忽视对相关管理人员的再教育工作，而应定期开展极富针对性同时又不失系统性的的专业能力培训工作。这一措施的重要价值在于使相关人员在日常工作的闲暇之余有了提升业务能力、专业知识的机会。高校提供的再教育、再培训机会将促使管理人员在工作过程中拥有更为开阔宽广的视野和敏锐深刻的眼光，并以更为积极主动、细致认真的态度去完成相应的职责。

7 增强责任感、使命感以及忧患意识

高校行政管理人员需不断树立所在岗位的责任感与使命感，敏锐认知到高校行政工作在扩招大潮中所面临的挑战，强化自我忧患意识与危机意识。这要求高校行政工作者对自己所从事的工作认真负责，树立起祸福相依的预见与防范意识。故在日常工作中，高校行政人员应兢兢业业地对待管理工作，树立起防微杜渐的危机意识。

8 结语

总而言之，我国高等教育事业发展迅速，高校行政管理也需要迎难而上，锐意进取，不断深化教育管理体制改革。丰富行政管理层级、行政管理人员的管理工作经验，完善行政管理工作方法，提升行政管理工作效率，为我国新时期高等教育事业发展做出应有的贡献。

（作者单位：福建船政交通职业学院）