加强人事档案管理信息化的几点建议

罗天文 席凡

在我国综合国力不断增强的背景下，机关单位的人事档案管理工作正面临着极大的挑战，不仅仅需要应对人才流动还要面对着机关单位的改革事宜。可见，该部门必须积极将自身的管理水平提升才能够稳步运行。信息化技术的发展能够有效地促使档案管理效率增强，还有助于确保管理更加规范化与标准化。在实施信息化建设工作的进程中，需及时将管理者素质以及技术软硬件均显著提升，及时摒弃原有的滞后性管理方式，切实完善信息化管理制度、积极建设信息库与安全管理工作等。

机关单位职工的信息均在人事档案之中，其中涉及着人员的履历与奖惩内容等。往往比较完备的信息会对人才价值的再次体现产生极大的积极作用，甚至还有助于人才能力的再次提升。可见 ，重视机关单位人事档案管理信息化建设事宜是非常有必要的。实践证明，信息化技术能够促使工作效率显著提升，当然在机关单位的人事档案管理方面同样能够发挥其作用。

1 现阶段机关单位人事档案管理信息化建设中的不足

首先，存在着软硬件设施基础不平衡的现象。不同的机关单位往往会有不同的管理制度与要求，故而在对其实施信息化管理的时候也需要相应地软硬件作为支撑。各种软硬件资源为了保持独立性，往往不愿主动进行互通，故而会导致现有的管理软件不够先进。例如诸多的扫描打印设备以及计算机均存在着不少的缺陷，例如保密性较低。甚至部分机关单位所采用的管理模式是依靠人力手动形式，未能将信息化的管理模式高效使用。其次，缺乏一定的规范性与统一性。由于共享的形式未能实施，因此不少单位依旧坚持原有的管理模式，相比较而言原有的人事档案管理具有一定的随意性，缺乏标准性与规范性的管理模式。各自运行管理事宜，必然会导致数据共享目标受阻。再有，未能将人事档案信息的使用价值得以实现。在进行较大决策阶段，必须积极借助完善的人事档案来开展。目前保密工作已经有所加强，但是档案信息的可利用性受到了限制。由此可見，现阶段的人事档案管理中忽视了档案的可利用以及服务性。

2 提升信息化建设水平的合理化建议

2.1加强职业道德建设与专业素养培养事宜

其实在加强机关事业单位人事档案管理水平的过程中，必须对人员的职业道德素养以及专业素养加强重视度，切实将有关人员的综合素质提升。首先，在日常管理中使用先进的思想与专业技术理念，从而使得人员的思想意识得到全面的完善。为实现这一目标，就必须先引进科学、先进的思想理念。当管理人员认识到信息化建设的便捷性与高效性之后，方可将以往的思想阻力铲除掉。其次，对管理人员进行专业培训，继而使其拥有专业化高素质的技术能力。最后，加强个人道德与职业道德的建设事宜，确保其对机密信息有明确的认知。只有当管理人员的信息化技术学习工作落到实处以及档案管理能力提升，才能够更加积极地从事相关活动。负责档案管理的人员应积极树立严谨的职业意识，同时将自身的个人道德与职业道德显著提升。

2.2切实完善人事档案信息化管理机制

首先，从业者需对新时代下的人事档案信息化管理的必要性有明确的认知，同时还需做好相应的辅助管理事宜。其次，对现有的人事档案信息化软件进一步提升，使得滞后的管理软件技术得到革新。在此基础上，便可积极建立起完善的人事档案信息化管理系统。除此之外，收集人事信息以及将其归档、分类等均需达到数字化与信息化的效果。如此一来，才能够确保更加便捷的使用档案数据。最后，确保机关单位人事档案管理的领导工作以及管理事宜同管理机制之间具有统一性。其他部门的重要职责就是协助档案管理部门实施高效管理。

2.3切实完善人事档案信息化安全机制

首先，积极建立起全面、严谨的管理制度。同时依据现实情形进行合理化的完善，从而确保档案信息安全的保障系统更加合理化。由于机关单位的档案信息比较重要，故而必须及时对其进行备份与保存。才与此同时，将恢复机制得到完善且建立在管理系统中。其次，将人事档案的恢复机制与备份机制均得以健全，使用的时候也必须做到规范与严谨。最后，职业道德是管理者必须具备的，还需具有信息化管理的安全意识。如有必要，还需对于安全技能进行专业的培训。

3 结语

由以上内容可知，随着经济以及科技的发展机关单位必须积极加强档案管理的水平，即机关单位需积极加大对先进的信息化管理力度的支持力度。无论是对于机关单位而言还是对社会发展而言，机关单位在日后的档案管理过程中必须实施更加严谨科学的管理手段，切实将信息化的管理手段落实在日常的管理之中，从而推动社会主义的稳定发展。

（作者单位：湖北省十堰市房县卫生计生综合监督和执法局）