社保档案管理中的信息化建设

殷海华

[摘要] 社保档案全称为社会保险业务档案，是社会福利保障体系中的重要组成部分之一。随着大众生活质量的不断提升，其对于自身的人身安全以及生活保障所形成的关注度也在不断加强。

[关键词] 社保档案管理；信息化建设；建设途径

社会保险业务档案是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。随着社会的不断发展以及科学信息技术水平的不断完善，利用信息技术开展管理工作以及收纳工作，能够带给大众极高的工作效益，并且该种技术也逐渐成为大众赖以应用的一种工作技术。

一、增加信息化建设投入

为了有效强化社会保险管理工作的有效性以及工作效率，在日常工作的过程中，相关管理人员一定要结合当前的社会发展形势，构建完整的信息工作体系[1]。目前，少数地区或单位领导不重视，仍使用大量人员进行人工收集、整理和归档。

比如在传统的社会保险档案管理部门中，虽然其也会简单的应用到一些信息化技术以及信息设备，但由于投入资金不足，很多设备都已经过于陈旧，对社会保险档案管理造成实质性影响，并且严重的时候会造成丢失风险。对此，相关部门应该投入资金，购入先进的信息化软硬件，有效强化管理工作的有效性以及质量。同时也应该定期邀请一些计算机方面的专业人员对软硬件进行巡查，及时进行维护，保证信息化工作的有效落实。在这个过程中，社保档案管理单位应该投入资金，组织工作人员开展信息化工作培训活动，也可以邀请一些相关行业的人才前往部门开展讲座。在讲座中为工作人员讲解一些社保档案的管理手段以及信息化管理的工作经验，丰富工作人员的工作意识以及职业素养，为社会保险档案管理的质量以及有效性形成有效辅助。

二、完善档案信息化管理制度

总体来说，社保档案管理工作十分复杂，并且涵盖范围、分级类目以及内容形式也比较广泛，在新时代服务向镇村延伸的背景下，甚至很多地方的档案管理部门还需要对下属乡镇的社保档案信息进行管理，整体的任务量巨大。

由于信息化管理理念还未得到全面的普及，相当一部分社保档案经办部门还在沿用传统的纸质管理方式。这一方式不仅无法有效地提升工作效率，同时也会对档案的安全性造成影响[2]。例如潮湿、火灾或者是虫蛀，都会对档案形成一定的损坏。档案的利用率极低，服务体验也非常差，与以人民为发展中心的宗旨相抵触。为了改善这一情况，缓解这一问题，社保档案经办部门就应该以信息化管理技术为基础，构建完备的管理制度，强制性要求本部门及所辖镇区的社会保险经办部门对信息技术进行应用，利用信息平台对档案信息进行有效管理。

以养老保险档案管理为例，“老有所养”，养老保险事关百姓的切身利益、经济社会发展和全面建成小康社会的实现，所以全社会关注度比较高。同时，由于社会高速发展，人员流动增加，相当一部分群体需要跨地区养老保险服务，而在对每一位参保人档案信息进行处理时，工作人员需要完整的信息化管理体系对参保人户籍所在地、参保年限、养老保险制度建立前的工作变动情况等进行准确收集、精细划分、适当归档，结合国家的相关政策对其内容进行有效更新，以便维护公平正义和百姓利益，全面落实国家的养老保险制度。

三、构建信息化管理平台

利用信息化的手段以及设备对社保档案进行管理，不仅能够有效强化档案的精准性以及安全性，同时也能够对大众的生活质量以及人身安全形成有效保障，并且由于社保档案具有维护社会公平正义的属性，所以其也能够对参保人自身的个人权益形成一定的辅助。在对社保档案进行信息化管理的过程中，工作人员就应该形成高度关注，通过以下几点内容为工作核心，进行工作的有效贯彻。

首先，管理人員需要对参保人信息的真实性进行检查，应用信息技术对参保人工作历史进行了解核查，对当前参保或退休状态进行比对，确保信息来源权威，杜绝重复、“假人”参保和领取待遇，保障养老基金安全，比如通过人脸、指纹等生物信息采集认证，大数据比对，并归档；其次，根据“数据向上集中，服务向下延伸”的总要求、大趋势，结合“大数据”、“互联网+”、“云平台”的新技术应用，进行市级、省级数据集中，统一规划建设社会保险业务经办平台，同时实时事前、事中或事后业务经办材料归档，实现统一政策制度、统一经办流程、统一电子归档，统一线上服务等，不断规范业务经办和提升服务水平。

最后，管理人员应注重提高档案利用和服务工作的效率，利用信息技术构建信息化平台，为大众提供更加便利的档案服务。总体来说，管理人员可以开展以下两点工作。

第一，由于社保档案并不是一成不变的，其会随着参保人的工作生活变化而产生变化，所以工作人员就可以利用信息技术对其进行及时更新，结合网络所具备的共享性，对社保信息进行有效利用。同时由于社保档案电子信息易复制、可篡改，所以会有少数不法分子故意钻网络平台漏洞，非法获取或篡改个人社会保险信息，严重威胁到参保人的个人隐私和社会保险业务档案的安全。为了处理这一情况，我们应该建立健全社会保险电子档案的收集、整理、归档和利用制度，推进数据集中管理，加强权限管理，建设数据网络中心安全防护系统。

第二，社会保险业务经办部门可建立与参保人进行联系机制，定期或不定期推送参保人员社会保险业务信息变动情况，以及社会保险政策和经办事项的变化，保证每一个参保人都能够及时地了解到相关信息，强化自身权益的监督。

四、提升档案管理人员的信息素养

1.开展信息技术培训活动

社保档案管理部门应定期组织管理人员开展信息技术培训活动，在活动中强化人员的信息技术应用能力以及信息化工作素养，保证其所具备的职业技能以及职业水准，能够满足相关工作的稳定开展。例如，在应用信息技术构建社会保险档案时，工作人员需要事前对档案信息进行收集，对其内部的真实性进行核查。然后，其需要应用信息技术将这些内容进行系统录入，并按照一定的标准对其进行分类加工，分别保存。在此期间，其所会应用到的软件为Excel、 word等办公自动化软件，所以管理人员应熟练掌握其应用。

2.提升信息化管理意识

部门管理者应注重强化档案管理人员的职业素养以及信息化管理意识。在传统的社会保险档案工作过程中，大部分部门领导认为档案管理工作只是一件简单的文员性质工作，工作人员只需要定期对档案信息进行检查，对其真实性进行更新即可，所以并不会高度关注档案管理工作。但实际上，社会保险经办单位是一项民生性以及社会性较强的工作，倘若工作人员在管理期间产生失误或者管理漏洞，那么就会对社会的和谐造成一定的影响。

站在工作结构的角度上来说，社会保险档案管理的工作量以及工作结构极为复杂，一味地依靠人工手段，无法提升整体的工作精准程度以及效率，对此管理高层就应该培养档案管理人员的信息化意识，使之能够适应经济社会的发展需要，主动借助信息技术开展管理工作。

3.组织信息化竞赛活动

在社保档案管理工作开展的过程中，管理人员是整体工作中的核心群体之一，同时其也是保证社会保险档案安全性的主要人员。所以在提高社保档案管理信息化服务能力的过程中，提升工作人员的能力及水平就成为相关部门应该关注的一个问题。同时作为一名社保档案的管理人员，其也应该具备较强的信息化工作意识。

五、结论

综上所述，相比于其他类型的管理工作来说，社保档案管理的组成体系以及内容结构都比较复杂。一味地借助人工手段对其进行管理，不仅会阻碍工作的有序推进，同时也会对档案信息造成一定的安全隐患。对此，相关工作者就可以对信息技术进行合理应用，利用其构建完整的管理制度、加强管理力度、规范管理要求、构建管理平台，保证社保档案的真实性以及安全性，为大众的生活以及个人利益提供稳定保障，推动和谐社会的有效构建。

参考文献：

[1]李华丽.社保档案管理中信息化建设的有效途径[J].信息记录材料，2019，20（06）：189-190.

[2]张路. 社保档案信息化管理研究[D].山东师范大学，2015.

[作者单位]

江苏省东台市人力资源社会保障信息中心，江苏东台224200