企业第二方审核的现状分析及对策

路 光

(武汉钢铁有限公司采购中心 湖北 武汉：430080)

第二方审核，又称供应商审核，是指由组织的相关方(如顾客)或由其他人员以相关方的名义对供应商进行的审核。审核结果通常作为顾客购买的决策依据。其审核员往往来自实施审核的一方(顾客)，也可以由用户聘请外部人员或委托某个审核机构来实施。第二方审核的主要目的是为了选择优秀的供应商，提高供应商的产品质量稳定性，帮助供应商发现、解决问题，降低采购成本，提升供应商质量管理水平，强化供需双方的交流与合作，从而实现共赢。现在第二方审核被越来越多的供应商接受，它能帮助企业发现质量管理中的薄弱环节，通过纠正措施加以整改，提升企业质量管理水平。企业接受下游用户对其进行第二方审核，同时开展对上游供应商的第二方审核，审查自身存在的问题，通过共同改进，达到共同提升管理质量的目的。本文以某大型企业开展供应商第二方审核为研究对象，分析其审核原则、审核依据及存在的问题，并对未来发展提出建议。

1 第二方审核原则及审核依据

某大型企业现有供应商数量很大，对全部供应商进行第二方审核是不切合实际的，抓住审核重点，有针对性地管控好供应重要物料的供应商，才能提高供应商第二方审核的效率、质量。通常，企业遵循如下原则开展对供应商的第二方审核：

(1)对企业产品质量有重大影响的重点供应商；

(2)上一年度出现质量重复性或较大质量异议的供应商；

(3)生产场地或生产工艺等发生重大变更的供应商；

(4)未取得质量管理体系认证的供应商；

(5)采购物资使用单位、质量管理部门以及主管领导提出的审核需求的供应商。

当前，企业开展第二方审核主要依据现行的最新标准，主要包括质量管理体系ISO9001:2015、环境管理体系ISO14001:2015、汽车行业质量管理体系IATF16949：2016、职业健康安全管理体系ISO45001：2018、QCDDS(Quality Cost Development Delivery Service)、供货协议以及其他临时方案等。

企业通常采用结构化审核评价标准，该标准共分三级过程模块结构，第一级共8个过程模块，主要明确了供应商评审的总体维度；第二级共分28个过程模块，主要明确了各个审核维度重点的审核关注过程；第三级共分148个过程模块，是对二级过程重点管理环节的审核提示。

2 第二方审核结果使用

通常，供应商第二方审核的结果作为供应商年度绩效评估的一部分。对于审核结果合格的供应商，企业可提升其供应商等级，适当增加其供应份额，同时给予付款优惠政策；对于审核结果低于合格标准、拒绝整改或整改不符合要求的供应商，企业可暂停其相关业务，列入潜在供应商，直至终止合作关系。

3 供应商第二方审核中存在的问题

企业在进行供应商第二方审核过程中，存在的问题集中表现在如下几个方面：

3.1 第二方审核策划不周详

第二方审核策划不周详表现在：(1)审核计划不具体全面，没有覆盖质量体系涉及的相关部门及相关要求；(2)审核人员过少，审核时间不充分，对关键部门和工艺过程的审核时间偏少；(3)未编制供应商质量管理体系开发计划。

3.2 第二方审核准备不充分

第二方审核准备不充分表现在：(1)审核员对企业的成文信息不熟悉，审核未体现受审方特点和审核重点，第二方审核流于形式，常常走过场；(2)检查表未结合受审核方实际情况来编写，没有一定的深度，影响了审核效果。(3)当质量管理体系标准更新和审核人员发生变动时，企业未及时组织相应审核人员进行培训并取得上岗证书。

3.3 现场审核实施不利

现场审核实施不利表现在审核员缺乏审核经验，不能熟练运用一定的审核方法，审核敏感性差，对受审核方存在的问题没有深入分析产生原因，不能发现实质性问题。

3.4 不符合项描写不清

不符合项描写不清表现在审核组成员对不符合项事实描写过于笼统、重点不突出，其与受审核方未进行充分交换意见，致使不符合项整改工作难于实施。

3.5 审核报告不完整，审批时间较长

审核报告不完整，审批时间较长表现在：(1)审核报告过于简单，不能突出重点，未对审核过程中获取的信息进行归类分析，缺少改进方面的意见，不利于领导决策。(2)审核报告线下审批时间长，一旦审批人外出，审批进程不得不停止，审核报告到达受审核方的日期不得不推迟。

3.6 纠正措施验证没有落到实处

纠正措施验证没有落到实处表现在：(1)第二方审核报告中提出的不符合项和建议项没有在规定的时间内完成或缺少证明材料，跟踪验证不得不滞后计划；(2)纠正措施验证把关不严，没有针对纠正措施验证。

3.7 有待进一步提升监督管理工作

企业的管理、监控制度仍不完善，企业监督管理部门行使职责不到位和监督管理队伍的工作能力和素养有时也会给第二方审核工作带来不利影响。

4 主要对策

针对上述存在的问题，企业进行供应商第二方审核时主要采取下列对策。

4.1 完善第二方审核计划

(1)第二方审核计划要具体，审核组长在编制审核计划前，要认真研究受审核方的成文信息，充分识别各个过程在不同部门的活动及其相互关系，与审核人员磋商，就审核任务、具体审核过程、涉及的受审核部门、场所或区域向审核员说明，并考虑审核组成员中审核员的专业背景、能力、经验等，合理地分配审核任务。对部门进行审核时，要组织对过程目标、过程资源、过程监视和测量、过程效果评价等要素的审核，使编制的审核计划全面覆盖受审核方各部门；(2)根据企业规模、产品复杂程度、人员素质及现场分散程度，审核组合理安排审核人数，配备有专业能力的审核人员来满足审核深度的要求。审核组安排充足的时间来审核受审核方的重要部门，同时也要为其内部沟通以及为审核组与受审核方领导交流预留时间；(3)审核组切实帮助受审核方提升其质量管理水平，以期共同成长、共同进步，对未取得质量管理体系的供应商给予必要的指导，协助其制定质量管理体系开发推进实施方案，尽快通过质量管理体系认证。

4.2 注重第二方审核准备工作

(1)部门定期组织对质量管理体系要求相关标准的再学习和企业内审实战演练，理解新标准中每一条款要求。同时企业编制年度第二方审核计划时需提前确定每次第二方审核重点，例如：供应商的产品交付不及时；供应商关键材料、备件、设备供应商的产品质量不稳定；供应商的重要原材料发生变化影响产品质量；供应商的生产场地或重要工艺发生变化影响产品质量；供应商未取得质量管理体系认证等。(2)审核员接到审核任务后，要提前熟悉企业的成文信息，熟悉文件要求和生产工艺流程，弄清各职能部门的接口关系，依据审核计划，认真编写检查表，拟定好对主要过程的审核内容、审核要点、审核方法。(3)企业领导高度重视审核人员培养，这为第二方审核有效运行提供基础性保障。当质量管理体系标准更新及人员发生变动后，企业要选拔一批有工作经验、懂技术的业务骨干充实到审核工作中，并及时聘请第三方机构对审核员进行必要的审核技能和审核技巧的集中培训、考试和取证，通过理论和现场审核培训丰富审核人员的专业技术知识，增强他们的审核技能，确保负责质量管理体系审核人员开展第二方审核工作取得实效。

4.3 加强现场审核执行力

(1)企业组织供应商第二方审核时，选取经验丰富有权威的取得内审员证书的审核员担任审核组长，采取以老带新的做法，发挥传帮带的优良传统，多让年轻同志得到实战磨练。同时要考虑不同专业审核员的合理搭配，这有利于整体审核水平的提高和审核员相互学习，使得人尽其才；(2)结合重点产品，采取抽样方式，利用乌龟图审核方法，选取1-3项有代表性的样本，进行全面细致审核。审核遵循“文文相符、实文相符”的原则，例如：核查相关记录中的某项活动和过程结果与文件要求是否一致；现场观察相关活动和过程的实际操作与文件要求是否一致；(3)对在审核中尚未确定的问题，审核组成员需进行内部讨论，进一步查找证据，确保不符合项事实证据确凿。

4.4 把握不符合项的认定能力

审核组成员把握不符合项的认定能力，对审核发现的问题要分清主次，重点围绕对企业质量管理改进带来增值的问题出具不符合项报告，对次要问题可以忽略。不符合项报告描述要事实准确，证据充分，易于理解，文字简练，有可追溯性，有发现问题的时间、地点、内容等描述，遵循就近不就远的原则，应根据具体、性质、场合、时机、目的、范围寻找相近的条款。审核组成员应选取与不符合事实最为接近、最好改进的条款来确定不符合项，避免不符合项内容空洞抽象，条款判定不准确，使受审核部门无法实施改进。

4.5 完善审核报告内容，提高报告审批效率

(1)现场审核完成后，审核组应先内部沟通，讨论受审核方的不符合项和建议项，对不同审核成员发现的相同问题进行归并，使之尽可能地符合现场审核实际。撰写审核报告时，报告内容应简洁，对审核发现的问题进行分类统计分析，指出现阶段受审核方存在的主要问题、薄弱环节和需企业领导关注的系统性问题，提出有针对性的改进建议，为领导决策提供参考，对没有纳入不符合项中的有关成文信息和操作执行方面的问题，从成文信息修订和记录的完整性等方面提出改进建议。对于不符合项和建议项的整改计划(方案)应在审核报告中予以明确。审核报告由企业主管领导批准后生效，然后提交给受审核方；(2)为提高审核报告审批效率，企业开通了网上审批功能，负责审批的领导进行网上实时审批。

4.6 认真落实纠正措施验证

(1)受审核方领导应高度重视审核报告中提到的不符合项和建议项的整改，将整改项次落实到责任人，明确整改完成时间，确保受审核方保质保量完成整改任务。接到受审核方提供的整改资料后，必要时审核人员需深入现场，对审核报告中不符合项的整改情况逐条进行验证并做好记录。(2)对整改不到位或纠正措施采取不当的不符合项和建议项，审核组要重新提出改进要求，促进受审核方进一步采取纠正措施，做到纠正措施验证求真务实，善始善终。此外，在对纠正措施验证的同时，审核组还可以协助受审核方将自查整改中存在的客观问题反映给有关领导和主管部门，让其帮助解决，实现第二方审核工作的闭环管理。

4.7 建立健全监督管理制度

企业建立与第二方审核相适应的监控、管理制度，企业内控部门不断提高监督管理队伍的工作能力和素养，加强对第二方审核实施前、实施中和实施后的监督控制，对内加大廉洁从业禁令宣传力度，对外与供应商签订廉洁协议，同时结合第二方审核特点，科学设置监控点，借此规范第二方审核行为，避免廉政风险。另外审核组对接受审核的供应商承诺，对其提供的涉密资料仅查阅，不得拍照，并严格保密，不得对外泄密。

当下，开展供应商第二方审核工作对审核人员综合素质的要求越来越高，从事此项工作人员需要不断深入的学习质量管理体系和审核技巧，在实践中总结经验，提高第二方审核管理水平，最大限度的促进供应商质量管理体系持续、有效运行，实现供需双方共同发展、共同进步的目的。