信息化技术在学校物业管理上的探索与应用①

喻琨

(长沙卫生职业学院 湖南长沙 410100)

1 学校物业管理应用信息技术的意义

信息化技术在学校物业管理中的有效应用，能够使学校的物业管理从传统的经验式向科学化、规范式化、信息化方向发展。通过信息技术的应用能够对数据进行比较好的保存，信息化办公能够减少物业管理人员和服务人员的手工操作，减少纸样文件的工作量，有助于减少办公的开支；物业管理的信息化能够提高办公效率，有利于建立更加现代化的学校物业和后勤的管理模式。同时还有助于构建学校物业管理的信息服务平台，学校的师生能够通过平台与物业管理人员进行交流，便于学校物业管理能够对相关信息进行及时的了解，对工作中存在的一些问题进行改进，有利于提高学校物业管理服务水平。学校物业社会化改革是学校改革的组成部分，运用信息化技术有助于促进学校物业管理的社会化改革。学校物业管理要充分利用信息化技术来更新管理理念、改进管理方式、提高管理质量，促进学校物业服务的进一步发展。

2 信息化技术在学校物业管理应用中存在的问题

2.1 投入资金不足

学校物业管理应用信息化技术，需要加强计算机硬件等基础设施建设，还需要信息服务平台等软件建设。当前学校物业管理信息化建设主要资金来源是通过自筹经费来进行的，即使物业管理部门有投资的预算，但同时需要学校信息化建设的物质基础的保障。学校需要对其投入大量的信息技术产品，这使得信息化建设需要购买基础的硬件设备还有相应的软件设备，这会需要大量的资金投入。伴随着信息技术的不断发展，之前学校有的一些硬件设施和软件设备也会越来越滞后，为此，需要学校需更多资金来对信息化建设进行支持，这使得资金成为学校物业信息化技术应用的重要影响因素，大部分物业公司因资金短缺制约了信息化的发展。

2.2 缺乏足够的重视

在学校物业管理应用信息化技术的过程中，物业管理者和员工的观念对其有着重要的影响，很多学校的物业管理部门管理者对物业管理的信息化建设缺乏足够的重视，没有对其进行规划，缺乏相应的政策和措施。在应用信息化技术过程中，由于对信息化建设缺乏全面的认知，使得一些管理者把更多的资金用在其他方面，对利用信息化技术来加强管理却缺乏足够的认知。管理者的信息化意识、信息化决策水平对物业管理和服务的信息化建设的进程有着至关重要的影响，这些因素都决定了管理者对信息化技术应用投入的精力、时间、资金等，也决定了物业管理信息化的力度等。

2.3 缺乏信息化技术人员

很多学校的物业管理部门缺乏信息技术人员，尤其是具备管理和技术能力的复合型人才比较缺乏，在很大程度上专业人才的缺失对物业管理信息化建设有着较大的影响，也对实际的服务应用造成一定的影响。在学校，物业管理以服务师生的生活和教学为主，在实际工作中与校方的协调和处理各项事务往往不尽人意。信息化观念比较落后，信息化管理手段也比较滞后，这影响了学校物业公司与学校的共同发展。学校物业管理者需要高度重视人才的引进和培养，促使物业管理信息技术人员能够增强物业管理信息平台的使用效率，促进信息化管理水平的提高。

2.4 缺乏完善的信息化管理制度

信息化技术的有效应用需要有规范的制度来进行有效的保障。在学校物业管理过程中，部分物业管理者在应用信息技术时，往往没有对本部门的信息化需求状况进行有效的调研，就加强各方面的信息化建设，甚至出现了与学校数据标准不一致的情况。使得学校整体信息化建设不能进行统一的标准化，不能有效发挥信息化建设的优势。信息化技术的有效应用需要制定相关管理制度，这样才能使各项工作按照标准的流程进行，完善的信息化管理制度能够有效指导、规范和约束信息化的各项工作。当前很多学校物业管理部门没有制定完善的信息化管理制度，在信息化制度上缺乏完整性、科学性，各项信息化工作缺乏科学合理的制度来进行规范和指导，会产生各种漏洞，再加上缺乏违反制度行为的约束，使得信息化管理的权威受到影响，阻碍了信息化技术的有效开展。

3 信息化技术在学校物业管理应用的有效策略

3.1 更新信息化管理理念

学校实现物业管理的信息化建设，需要先树立科学的信息化管理理念，这对创新信息化管理机制，对创新信息化管理模式等都起着重要的作用。通过更新理念来改变学校物业管理者、应用者对信息化管理理解，使他们的信息化意识得到有效的提高，促使信息化技术的应用得到较好的成效。在推进学校物业管理信息化技术应用的过程中，需要学校和物业公司的领导及全体员工充分认识工作的重要性，能够对信息化建设带来的变革有深刻的认识，真正认识到其是现代化管理的基础。在建设和应用过程中形成领导的重视，中层管理者和技术人员的积极支持，员工积极参与的良好环境，加大对物业管理信息化的宣传，做好信息技术应用的培训工作，让物业部门的全体员工能够更快的了解、接受、应用信息化，促使信息化建设能够在良好的氛围下进行有效的推进。

3.2 建立信息化管理平台

目前，学校物业管理在利用信息化技术管理的手段上比较落后，师生人数的增加以及校区基础设施的不断完善，使得学校物业管理的服务范围和内容在不断扩大。对于学校的新情况需要学校物业管理改变管理方法和模式，为学校提供更好的服务。利用网络化、现代化管理模式是信息化时代发展的趋势，信息管理平台能够形成信息管理链，能够对各个部门的管理数据进行分析统计处理。另外，信息平台能够对资产情况、资金使用情况、绩效考核等情况进行迅速有效的处理。信息平台的建设能够使学校物业管理形成统一体，有助于进行资源的重组，有助于创造更优的效益，使整体的运行成本得到有效的降低，对运营的风险能够有效的进行规避。此外，信息化平台能够突破时间、空间的限制，能够使不同校区、不同部门之间进行信息交换，促进学校物业管理水平的提高。

3.3 提高员工的信息素养

伴随着学校物业管理信息化平台的建设和完善，需要更加重视员工的信息素养，加强员工信息化技术应用能力，以便员工能够更好地符合信息化发展要求。信息素养是信息社会中人们生活、学习的基本要求，为了增加相关人员的技术和能力，需要建立完善的专业技能培训制度，积极为信息化管理人员进行信息化知识和技术能力的培训，使相关人员能够优化自我知识结构，增强管理人员的基本素养，提高管理人员的技术能力，使管理人员能够具备信息化管理能力、执行能力和维护能力。学校则可以定期开展信息化技术能力的培训，让全体教职员工能够对基本的办公软件熟练掌握，在此基础上来学习专业业务平台软件，像对绿化管理系统、水电收费管理系统等进行操作和使用。同时还可以组织员工去校外参加专业培训，来学习新知识新技能，促进员工专业技术能力的提高。为了使管理人员能够尽快掌握先进管理技术和管理方法，可以通过组织研讨会、参观交流等方式来进行。同时，需要制定奖惩制度来激励员工主动学习，更好地符合岗位的需要。

3.4 增强服务意识

学校物业管理进行信息化建设，最为重要的就是能够给广大师生提供更好的服务，加强信息化建设就是一种有效提高服务质量和管理效率的手段。学校的物业管理是围绕着师生展开的，服务质量的高低影响着师生的正常工作的开展。物业管理人员要有良好的服务意识，主动为师生提供便捷的服务。学校物业的管理层要把信息化管理的理念传达给所有员工，促使其形成信息化服务意识，积极参与到信息化管理当中，使信息化建设能够顺利有序地开展。

3.5 改变物业的组织结构

信息化技术的应用需要改变传统的组织结构，这样才能使信息管理系统和组织结构能够更好地融合，形成良性的发展。由于信息技术在学校物业部门的应用改变了很多方面，这就需要物业部门改变传统的组织结构，以便能够更好地适应变化。学校物业管理需要通过信息平台作为中心来加宽管理幅度，减少管理层次，拓展管理职能，调动各级人员的积极性，通过信息平台能够使物业管理在获取、传递、共享信息上更加的开放、敏捷、准确。提高信息处理的有效性和准确性，能够有效减少不确定性和主观性，促进决策质量的提高，促使组织结构的变得更灵活、更简洁，确保物业管理信息化建设的稳定健康发展。

3.6 完善信息化管理制度

学校的物业信息化管理需要对每一项工作进行规则制度的约束，正所谓无规矩不成方圆，信息系统的运行需要信息管理制度的有效保障，信息化管理制度需要根据工作标准和工作流程来制定，对工作进行科学规范的细化，制度需要根据学校的发展进行更新和完善，要把制度定岗化、定责化。在应用信息技术、开发信息系统、共享信息资源上都需要制定科学合理的制度。制度的优化要从物业管理的实际情况来进行，要把信息化理念融入到制度的改变当中，促使制度能够更加保障管理的科学性。同时，制度要根据信息化技术的发展进行调整，还要把制度通过有效的监督和管理相结合，使制度能够落实到实处。

4 结语

学校物业管理的信息化建设是一项需要顶层设计、长远规划的系统工作，当前很多学校的物业管理的信息化建设存在着资金投入不足、缺乏足够的重视、缺乏信息化技术人员、缺乏完善的信息化管理制度等，为了更好地推动学校物业管理的信息化建设，需要更新信息化管理理念，建立信息化管理平台，改变物业的组织结构，完善信息化管理制度，改进学校物业管理方式，提高员工的信息素养，增强员工的服务意识，促进物业管理水平的提升，从而推动学校的物业管理的进一步发展。