浅谈如何做好人事档案管理工作

徐淑莉

(重庆市秀山县教育委员会 重庆 409900)

我国是一个人口大国，可以想见，如果我们能够最大化地发挥人力资源的价值，必然可以不断提升我国的国际竞争力，让我国进入良性发展轨道。观察当前的社会大环境可以发现，人们的物质生活已经变得极为丰富，这些物质资源必然可以为人们的生活与工作带来极大的支持。不过，在这样的社会大背景中，同时也暴露出很多的新问题，如物质资源使用不当，引发了很多负面影响，甚至是极大的浪费。如何解决这些问题呢？如何让社会发展中的各个领域都越来越优化呢？笔者认为，需要做好人事档案管理工作，进而在“记录”“整理”“分析”的过程中，选拔出更多可以胜任工作岗位的新型人才，让“人力”不断地激活“物力”，让“人尽其才物尽其用”。本文中笔者就对此进行了分析。

一、领导做好“监督”工作

火车跑得快，自然需要可以提供动力和方向的“车头”。作为县教委的人事档案管理员，笔者认为，工作人员成为自律的工作者，拥有职业素养，其实不能仅靠“天赋”，而应依靠层层选拔、点点滴滴的引导，慢慢养成，这同样需要拥有“车头”来带领。基于此，在开展县教委的人事档案管理工作时，既需要自下而上的反馈，还需要自上而下的引领与督导。如分管领导要定期向档案管理员了解干部档案工作情况，积极帮助档案管理员研究解决工作中遇到的问题，形成“主要领导重点抓，分管领导主要抓，档案管理人员具体抓”的良好工作格局。在档案管理人员感受到来自领导的引导之后，在感受到自己的个体价值之后，在实现工作目标之后，整个工作环境氛围都会产生质变[1]。

二、做好“分类”管理

人事档案管理工作是一项非常琐碎而复杂的工作，它还是一种动态化的工作，一线工作者如何才能不断减轻自己的工作负担，并推进人事档案管理工作有序进行呢？笔者认为，首先我们要提升工作能力，制定科学化的工作目标，还需要养成良好的工作习惯，从“分层”“分类”两个角度进行引领。如要做好鉴定类、考核类、任免类等普遍材料的收集，采取经常收集与定期收集相结合，重点收集与普遍收集相结合的方法，通过各种形式催要档案材料，防止缺漏；要做好职称评定、年终表彰及干部审查、违纪处分等阶段性材料收集，保证全面性、完整性。同时，要重点收集反映干部德、能、勤、绩、廉等方面的材料，使人事档案的使用价值和利用率得到明显提高；要做好收集能够反映个人政治素质、思想情操、工作作风等方面的材料，特别是能够体现人才智力、能力、水平、专长、业绩的材料。这些都是我们进行人事调度的第一手资料，在做好这些管理工作时，我们也在营造一个适宜的教育大环境，我们在为每一个教职工记录他们的成长轨迹，让他们看到自己的成长，看到自己的不足，让他们看到上升的通道。由此可见，我们管理的不是一篇篇文字，而是一个个“活生生”的人，我们可以借助这些档案来了解当前的教育背景，了解教育者的需求，了解当前的教育政策会对一线工作者造成怎样的影响[2]。

三、提升“业务”能力

在选拔人才的过程中，我们也需要成为人才。“人尽其才”是落实“物尽其用”的基础。在优化人事档案管理工作时，培养出更多档案管理专业的人才自然是“重中之重”的事。基于此，我们在“上岗”时要做到“敬业”。如平时多向书本学习、向周围的领导学习，向同事学习，认真领会有关文件精神，熟悉档案业务知识，有时间就要对档案资料进行重新整理，使现有档案更加规范化、标准化。目前的档案根据不同的类别，编写目录号，分柜安放，改变以前封面标题的随意性，注重作者、时间、内容、文体四要素完备。在一次次的“实践”中，积累工作经验，提升工作能力。

四、构建“信息化”工作平台

人类为什么能够不断地发展，就是因为人们会“制造工具”“使用工具”。“人力”激活了“物力”，“物力”支持了“人力”。在当前的社会背景中，我们已经进入了一个“智能化”设备支持的新时代，进入了“共享化”的生活空间。在落实县教委人事档案管理目标的过程中，我们需要顺应这种大环境“而变”“而动”。只有实现档案管理现代化，才能有效解决新形势下出现的新问题。利用计算机等现代化手段整理档案，可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前那种以“卷”为单位时案卷目录这一检案工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既能降低了人为因素在材料归档工作中的影响，又能发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率，更好地服务于社会。在有了互联网信息技术做支持之后，我们不仅可以减轻人们的工作压力与工作负担，还可以实现“资源共享”，进而在应用这些资源的过程中更便捷、准确、有效[3]。

综上所述，随着智能化社会的到来，人们会不断地审视自己的现实需求，会不断地接受新的事物、新的理念。在这一过程中，各行各业的发展都变得非常迅速。笔者认为，正因为“物力”极大的丰富，我们更需要实现“人力”高效化的应用。而实现人力资源优化应用的主要途径就是做好人事档案管理，通过点点滴滴的养成，通过一次次的分析，进而实现“人尽其才”，进而让教育工作者拥有优化的空间，发现自己的成长渠道。