新时期对合并院校档案管理工作的思考

邱晓青

（福建商学院，福建 福州350012）

档案工作是建设社会主义事业的重要组成部分，新时期档案工作的地位和作用日益突出，档案不仅有存史资政的功能，还可以为现实服务，为学校各项工作的发展提供信息利用，其作为一种信息资源的价值已经逐渐体现出来。目前，国内研究合并院校档案管理的文章大多不够系统、全面，对具体操作性的分析和研究不多，有些观点比较陈旧，已经不适应新时期档案管理的发展。因此，新时期做好合并院校的档案工作既要维护档案的安全和完整，又要与时俱进，创新方法，实现资源共享。

一、档案管理工作对合并院校的意义

（一）有利于合并院校信息资源的存储和利用

院校合并以后面临着机构整合、人员调整、教学模式更改、管理工作交接融合等问题，其中也包括档案的管理工作。学校档案是学校历史的真实记录，档案材料记载着大量院校在教学、科研、管理等方面的信息，在学校档案交接过程中，要采取有效手段，最大限度地延长档案寿命，避免档案实体遭受损毁，维护学校档案的完整和安全，服务学校，服务社会。［1］因为档案关系着院校的信息和资料的存储与调动，所以需要对档案进行有效的管理，只有对合并院校的各类档案资源进行整合，使之条理有序，对教学、行政、科研成果等信息资源的整合和利用，从而更有利于做好学校的教育、科研、管理等方方面面的工作。比如学生成绩档案，院校合并以后，就存在合并前各个院校学生查找学籍、成绩问题，只有把合并院校之前的学籍档案进行及时对接，专人管理，才能更好地为学生查询成绩提供服务。另外合并院校的各类档案都是今后撰写学校校史、大事记等的重要资源。

（二）加速合并院校各项工作的进一步融合

院校合并前后在办学规模、办学定位、管理、科研等方面存在着很大的不同，院校合并后，好多方面都要进行融合。而在交接融合过程中，就必然要查看合并前各个学校的档案资料，为各项工作提供参考依据，因此做好合并院校的档案管理工作，有助于为合并院校融合过渡期提供各类凭证依据，对管理、科研、教学等各方面的融合起推动作用。比如，新的规章制度的修订、人事关系的处理、教学模式的过渡、教学计划的制定、专业和课程的设置、学生学籍的变动、科研成果的传承创新、管理体系的调整，校史资料的整合，都需要参考借鉴合并前各个院校的有关档案材料。因此做好档案的交接管理工作，是院校在合并过程中很重要的一个环节，对加速合并院校的深入融合起促进作用。

（三）推动合并院校各项工作走向新阶段

学校档案是学校办学历史的真实记录，是广大师生在长期的教育教学、管理、学术科研及其他各项工作和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的文件材料，它全面反映学校的各项职能活动，［1］在教育、教学、科研、管理以及各类检查中，档案的利用价值是不言而喻的。因为良好的档案管理工作会将高校引向一种全新的道路，最终带给学校更好的发展，特别是在学校合并调整的特殊时期，对各校历史积累下来的珍贵档案应认真对待和保管，慎重做好档案移交管理工作，有助于促进学校的各项工作有效融合发展。做好合并院校档案工作，能够使学校清晰地掌握学生的信息，使学校更好地了解学生，为学生打造更加与之符合的教学环境和教学过程，使之适应更高层次办学的要求。在科研方面，通过对合并前各个院校学术科研档案资源的整合，也有助于学术科研走向新的高度。在学校管理方面，通过对原有各个院校规章制度、管理模式的分析判断，提出新的更适应新时期的管理模式，从而使学校管理工作能快速适应新的机制的发展。

二、合并院校档案管理存在的问题

（一）未与院校其他工作同步，相对滞后

学校合并是一个漫长而复杂的过程，需解决许许多多的问题，因此高校合并以后，学校管理层常常会把工作重点放在行政、人事、教学、财务、科研等教育教学资源的融合与重组上，往往会忽略对档案管理工作的关注。比如，未把档案工作纳入院校各项工作合并的计划之中，未成立专门的档案机构，档案管理的执行力不够，档案管理没有找出固定的负责人、未指定专人进行整理移交等，从而会导致档案工作不能及时进行移交对接，档案业务工作未能全面展开。在院校合并融合发展过程中，档案工作不能及时跟上发展的步伐，出现管理上的各种问题，这样的问题一直会困扰着合并院校的发展。

（二）人员调整，档案交接问题

许多院校原来都未设专职档案人员，都是属于兼职档案员。在院校合并过程中，面临着机构重组和撤并问题，原来的专兼职档案人员也面临着岗位调整调动的问题。院校合并过程中有的未指定专人进行档案整理、移交，那些需要归档的材料散落在各个部门及个人手上，不知道该交给谁归档，也不知道新的归档要求和标准，大量珍贵的档案材料处于无人管理状态，从而错过了档案收集的最佳时机，后面再去收集就十分困难了；或者出现在整理档案时找不到了解情况的相关人员，从而导致档案收集不齐全完整，容易造成档案的散失；或者有的档案管理人员兼职较多，忙于其他事务，忽略了对档案的整理和交接工作，档案收集整理工作难免会出现纰漏。

（三）院校合并时间与档案归档时间不一致，造成档案断层

一般情况下，每个学校的档案归档时间通常是一年一次，比如，文书档案一般是在第二年年初整理归档，学籍档案的归档时间以学年为期限，而院校的合并时间与档案归档时间不一定一致，因此，许多院校在合并时，都存在许多还未归档的资料。随着院校的合并，机构的调整、人员的变动，办公室的搬迁，由于管理人员不足以及缺少档案保护归档意识，对档案的识别价值不到位，没有进行妥善的处理和归档，从而会导致档案遗失。这些还没入档的各类档案，如果没有进行及时的整理、移交、归档，就很容易造成这一年或这一时段的档案断层。

（四）档案管理习惯不同，造成档案管理前后差异

通常每个院校都有制定自己的归档范围和保管期限表，由于对《高等学校档案管理办法》《档案文件整理细则》理解的不同以及各个院校情况的差异，使得各个院校从档案的分类、整理方法、案卷排列、检索工具的编制等都存在差异。院校在合并过程中，档案的管理工作并不是简单地将原有各校的档案简单合并存放在一起就可以了，更应该考虑对合并后的学校档案管理体制、管理模式、管理制度、管理系统等问题。另外，在院校合并过程中，可能存在档案工作人员调动的问题，档案管理人员管理习惯的不同也会给档案管理前后带来差异，给合并后的档案利用带来麻烦。

（五）档案保管场所分散，无法进行集中统一管理

大部分刚合并的院校办公场所不是很富裕，而学校的招生规模又在不断扩大，教学、学生住宿、办公场所都比较紧张，学校无法及时的给予足够的档案库房面积以及良好的保管条件，因此档案也无法进行集中统一管理。在院校合并过程中也比较侧重教学、主要部门的合并，有些工作还处于相对独立、分散状态，比如档案的管理，虽然院校合并了，但档案有的还在原单位原地方存放，或者是权属问题没有解决好，没有进行档案的移交接收并进行集中保管，甚至处于无人管的状态，这些都对档案在使用和保管上都造成严重威胁。

三、新时期做好合并院校档案管理工作应采取的对策

（一）纳入学校发展规划，与学校其他工作合并同步

要把档案工作也纳入院校合并的规划中，建立健全符合高校档案管理有关规定且与学校发展规模相适应的档案机构、并配备专职档案人员，把档案库房建设纳入学校建设规划，对档案进行集中统一管理。因为院校合并，专门档案机构的设置以及专职档案人员的配备，对合并院校的档案进行集中统一管理，会使学校的档案工作可以全面的开展，有助于促进教学、科研、学生信息等的存储和使用，有助于学校能更加清晰完整地掌控档案资源，更加合理地进行开发应用。档案工作的发展与学校其他工作同步，使档案信息能更好的为学校各项工作服务。

（二）成立院校档案工作领导小组，建立健全档案工作领导机制

档案工作作为学校的一个行政管理工作，学校依据实际情况成立档案工作领导小组，并形成领导机制。只有领导机构、制度健全，档案工作的决策、监督、执法和调控力度才会加大，才会为档案工作的顺利开展营造良好的环境。［2］档案工作虽然不能与学校的教学、科研工作相提并论，但它是学校的一项最基础的工作，有存史资政的功能。［3］因此只有院校领导对档案进行关注，并对档案管理工作进行监督指导，各部门负责人作为档案责任人，自上而下形成一个档案工作领导体系，才能更加有效地推动档案工作的顺利开展，使合并院校档案得到妥善的管理和合理利用，才可以使档案管理工作做到有声有色，打造信息化、智慧化校园，为院校发展提供信息保障。

（三）加强院校档案工作队伍建设，指定专人负责

在院校合并过程中，应配备符合学校办学规模的专职档案人员，做好档案人才队伍建设，从而使院校档案管理工作迈入新时代。指定专人负责档案工作，明确工作责任，加强对专兼职档案工作人员的管理，建立相应的岗位责任制度，妥善安排并入学校的档案工作人员。合并院校的档案人员要尽快熟悉合并院校的各个全宗和整理编号方法，档案内容情况、档案软件系统以及排序方式、存放位置等，以便能更快地做好合并院校的档案管理以及利用等各项工作的衔接。加强对档案工作人员综合素质和业务能力的培养、培训。档案工作人员综合素质的高低是档案工作质量好坏的关键因素。加强对档案工作者世界观、人生观、价值观和开放意识、竞争意识、服务意识的培养。一个档案工作者，要有高度的责任感和使命感，热爱档案工作，能时时处处以高标准严要求自己，克服种种困难，在院校合并、更迭过程中保证档案齐全、完整。另外档案工作是一项专业性、技术性较强的工作，要求档案工作者也要有足够高的业务能力，与时俱进，通过多种途径进行业务培训，运用科学有效的管理方法，对档案进行规范化的收集分类整理并进行开发利用。

（四）做好合并院校档案的鉴别工作，做好重点档案的保管保护

合并院校应对合并前和合并过程中的档案进行跟踪关注，制定计划措施，克服种种困难，使有价值的档案文件都是其好归宿，能更好地为学校和社会的建设和发展服务。有些院校档案馆（室），保存的档案质量参差不齐，真正有历史保存价值的档案少，重复无用的文件占据大量的存储空间，给档案的保存和管理带来很大负担，而真正有价值的档案又得不到妥善的保管、保护。所以，应借院校合并这一契机，建立健全合并的各个院校的档案全宗，认真核对档案目录，对原有的档案资料进行梳理、鉴定、筛选，把真正有保存利用价值的档案资料统一保管起来，集中力量做好重点档案的保管保护工作，使其保管条件符合规范，对大量的重复无价值的档案材料按照相关程序进行统一处理。

（五）明确档案交接双方的工作责任，做好档案移交清点工作

档案移交的必须遵循的一个重要原则是保持原档案全宗的完整。被撤销、合并学校的档案是一个客观的不可分割的整体。［4］因此，在档案移交以及今后管理过程中，被撤销院校的档案都应作为一个完整的全宗来进行。任何单位、任何人都不能以任何理由把原有全宗的档案进行拆分。档案交接前，作为移交一方的档案人员应该负责对原来院校的库存档案进行全面的清点并进行整理鉴定，对借出的档案进行追讨收回，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条有关规定，任何单位或个人都不能对档案进行留存、转移或销毁。对需要进行移交的档案进行登记造册，罗列清单，保证移交档案的完整。

（六）建立适应更高层次办学要求的档案管理模式

在院校的合并过程中将对原来各校管理体制、管理模式，规划格局、教学理念等进行重新梳理和整合，这必将是一个漫长而复杂的过程，档案管理工作同样也需要一个漫长而复杂的整合过程。合并前，由于每个院校情况不同，对档案管理的理解以及管理体系、整理方法也不尽相同，长期下来都形成了一套相对固定的管理模式，这种长期固化了的管理体系，很难进行改变，其他因素也很难融入。当高校发生合并以后，原来各个高校老旧死板的管理模式如果不进行改变，只会造成高校合并后的档案管理僵化，使得档案管理工作难以打开新局面。因此，建立新时期适应档案改革发展的管理体系，才是档案工作适应高校合并新形势的重要任务。

建立新的档案管理体系，可以根据实际情况创新方式方法，档案管理人员应打破原有管理模式的束缚，学习档案工作有关新的规章制度、新的管理模式；制定档案管理建设意见箱，集思广益；对档案制度、管理方法创新的人员及部门，给予一定奖励，提高档案管理创新的积极性。［5］同时，应该加强和外部学校的联系，向其他的高校借鉴和学习档案管理方法，努力的积累经验。比如，合并院校可能面临着多个校区，档案存放于各个不同地点的问题，又暂时无法进行集中统一管理，那么可以采用建立以学校综合档案馆（室）为中心，以各校区档案室为具体管理纵向业务管理体系。另外还可以进行档案数字化建设，积极促成档案管理系统与办公自动化系统、学籍管理系统、科研系统等的连接，各校区档案数据的对接，进行网络管理与利用，打造信息化校园。只有持续的保持创新和改进才可以使档案管理变得更加高效，院校合并对档案工作来说是个挑战也是机遇，可以趁机打破旧的管理模式，形成一套新的档案管理体系，加速合并院校档案管理工作的深度融合发展，使之适应更高层次办学的要求及院校的发展。

总之，档案记录着一所学校的办学历史、发展历程、教学、科研等各方面的信息，在院校合并的特殊时期，对各校办学过程中积累下来的珍贵档案资料，我们要妥善处理，做好档案资料的保管、保护、移交工作。随着整个社会数字化、信息化的发展，档案工作在院校合并过程中还会不断出现新的问题、新的情况，只有积极探索，与时俱进，建立适应新时期档案工作的管理模式，完善档案管理机制，进行技术创新，才能使档案工作在院校合并的过程中从容应对新形势，适应院校的改革发展，从而推进院校各项工作和谐发展，为院校的发展提供更优质的服务。