浅析档案整理工作的主要内容和基本原则

孟利霞

（乌兰察布市档案局，内蒙古 乌兰察布 012000）

档案整理工作虽然只是办公环节的一部分，但却能够发挥着基础和前提的作用，首先，档案的有序、系统的归档和管理不仅仅能够保证文件资料的完整性，更能够对各个文件资料做到心中有数，从而为档案的安全保存保驾护航，其次，整理有序的档案在后续有需要时使用会更加便捷，只需要输入关键词便能够从繁杂的文件资料中进行有效筛选。再次，档案整理对于日后档案移交工作打下了坚实的基础。社会更新换代的速度很快，所需要整理和保存的档案也逐渐增多，想要更高效调取和利用方案就必须要将档案系统整理工作做到位，因此，档案整理工作也逐渐被更多办公人员所重视。

1 档案整理工作的流程步骤和主要内容

1）接收加工档案。办公室接收到的档案是来自各个途径的，而且，所接收的档案大多是混乱的，无论是内容还是归属都是不确定的，因此，档案整理工作的第一个步骤流程就是对接收到的档案进行初步整理和加工，将一些内容混乱、归属不明的档案进行大致划分。档案的接收和加工是比较粗略的过程是档案整理的起点，其目的就是开始将所有的档案初步有序化，从而形成可视化的档案文件和资料，为之后的档案整理环节奠定基础。

2）局部调整保存档案。接收的方案内容并不是全部都合理、有价值的，而其中存在的无价值内容、重复内容以及干扰不仅会使得档案整理工作量增加，还会使得档案整理质量降低，因此，对档案进行初步、粗略加工之后就要进行较为细节化的处理，比如，对一些不符合要求、不合理的方案内容进行适当删减、对缺失的内容进行补充等。由于档案的保存具有长期性，因此，必须要保证档案保存之前的细节处理环节做到位，这样才更有助于档案系统性整理工作的落实。

3）系统整理档案。档案的系统整理简而言之就是对档案文件进行检查调整、管理分类，档案库里保存着很多档案文件，如果将这些文件进行随意的堆放，那么，如果在后续工作中需要调取某一档案文件将会是一件难事，由此可见，对于档案的系统整理工作正是为后续的利用和调取工作夯实基础，档案的系统整理同样也能简化档案调取和利用的流程。档案文件系统整理的时候会提取一些关键词，按照关键词进行分类，并将这些档案文件录入到计算机系统之中，当想要调取和利用档案文件的时候只需要输入关键词便能够对所需档案进行定位，系统整理的方式大大缩小了档案查找的范围，也更大限度的克服和查找低效的问题。

2 档案整理工作的基本原则

1）各文件间联系性的原则。每个档案文件都是有所关联的，无论是档案文件的来源、内容还是归属都具有大大小小的关系，因此，档案整理工作的进行不能割裂各文件间的联系性，要按照档案整理规则对文件进行组卷。注重文件之间的联系性也更有助于将档案库看作一个整体，联系性存在于档案管理和利用之中，这正是因为联系性，档案管理才要做到更加有序。

2）保持原貌的原则。档案文件本身就是客观存在且真实的内容，虽然档案管理工作会对档案文件进行加工和处理，但是，无论是哪个环节都不能破坏原有的内容，整理的过程中也要注意对原有数据和内容的最大限度保留原貌，原始档案才更具价值。

3）档案保管和利用有效性的原则。档案整理工作主要就是为了让后续的保管和利用移交等环节更具便利性和有效性，有序、系统的整理将档案按照一定顺序和要求进行排序，并按照档案存档目录要求进行关键信息的录入，这样档案整体的内容便浓缩一处，当某些档案文件出现问题的时候便可以实时追踪责任，从而保证了档案保管的安全性和完整性。除此之外，档案管理的过程中要尽可能考虑到后续的档案调取和利用环节的便捷性，使得管理成果更加人性化。

3 办公室档案整理工作的关键点和切入点

1）保持归档文件之间的有机联系。文件归档的时间、形式、关键词等多方面的内容都需要在整理初期的时候着重注意，要将分散的各类档案按照一定类别进行分类整理，并建立相关文件之间的联系，各文件之间的联系性建立起来之后更能够反映出文件之间的关系，从而便于之后的保管和利用。比如，按照内容作为整理条件，那么便会形成横向的联系，而以时间划分作为整理档案的条件，这样便会加强文件之间的纵向联系，整理依据和关键词的存在能够将档案调取和利用的范围不断缩小，从而通过横向和纵向的联系锁定能够被利用的档案。

2）区分归档文件的不同价值。档案的管理工作量比较大，要想使得管理的效率提高就必须要学会区分各种文件的重要性，并按照重要性初步划分出保管期限，对于那些信息内容含金量比较高的文件保存势必需要严谨，保管期限宁长勿短；而对于那些内容比较零散的档案文件便划分成保存期限相对短一些的文件，尤其是时效性比较强的档案文件，过了时效期保存的价值便不会很大，因此可以作为参考文件保存，不必按照归档文件整理。因此，适当调节档案文件保存的日期也是十分重要的。档案库的容量是有限的，必须要对归档文件的价值进行辩识，这样才更有助于保存重要文件，同样也会在无形中为档案整理工作减负。

3）有序归档，便于保管和利用。当前，科学技术的发展浪潮中，计算机系统可以为档案整理工作所用，计算机录入系统和软件的辅助能够使得档案整理工作提高效率和增加档案库容量，档案整理将杂乱无章的、不同归属的档案转变成有序的可视化的文件资料，借助计算机检索功能系统对档案文件进行有效的筛选，从而提高了后续使用的便捷度。在对档案文件进行管理的时候从多个层次进行关键内容的划分，时间、内容属性等都能够将档案文件划分到不同层次，保管的过程中也更有助于分工与协作。

4）确保信息安全，避免操作失误。档案文件的录入都具有一定的机密性，有些档案文件中存在比较重要的信息，如果信息泄露，那么，所造成的后果是难以想象的，因此，对于档案信息安全性的确保还是很有必要的。首先，相关的档案整理人员需要相当熟悉工作流程，避免出现人为性信息录入错误，在归档的时候，相关人员也需要细致的对档案文件数量、内容进行清点，从而避免档案文件内容缺失或者泄露。档案信息安全除了需要档案整理人员做好本职工作之外，还需要强有力的计算机信息安全保障系统进行进一步的保护，对重要的档案文件进行加密也能够为信息的安全提供保障。为了使得档案整理工作人员的能力和水平获得提升，自然需要对工作人员进行培训，尽可能让工作人员兼具工作精神和能力，从而降低操作失误发生的可能性。

4 结束语

档案的整理工作既是比较基础的工作，同样也是不容忽视的工作，只有前提和基础打的好，才更有助于后续工作的顺利进行，新时代的发展带来了更为先进的技术，在诸多辅助整理软件和科学技术的支持下，档案整理工作质量也能够获得进一步的提升。在传统的档案整理工作中融入新时代元素才更贴近时代轨道，也只有切实从寻找档案整理工作的关键点和切入点入手，才能开辟更为广阔的发展道路。